Mitarbeiter, Gruppen & Rechte

#Einen Mitarbeiter mit eigenem Zugang anlegen

Du brauchst Rechte zur Mitarbeiterverwaltung und zusätzlich zum Anlegen von Accounts. Ein Mitarbeiterprofil und ein Login-Zugang sind zwei getrennte Dinge: Das Profil enthält die Personaldaten, der Account erlaubt die Anmeldung.

1. Öffne Einstellungen → Mitarbeiter & Accounts und wähle Mitarbeiter anlegen.
2. Trage Vorname, Nachname und die passenden Kontakt- und Beschäftigungsdaten ein. Beachte die Pflichtfelder.
3. Prüfe den Nutzernamen. Bei gleichen Namen im Team muss er eindeutig sein. Hinterlege eine erreichbare E-Mail, damit Kontonachrichten ankommen können.
4. Wähle unter Gruppe (Rechte) eine zur Aufgabe passende Gruppe. Du kannst nur Gruppen innerhalb deiner eigenen Berechtigungsgrenzen zuweisen.
5. Wähle Speichern und öffne das gespeicherte Profil.
6. Wähle im Bereich Zugang die Aktion Account anlegen.
7. Sichere das angezeigte Einmal-Passwort, bevor du den Dialog schließt. Übergib Betriebsadresse, Nutzername und Passwort über einen geeigneten sicheren Weg.
8. Lass die Person die Anmeldung mit ihrem eigenen Zugang prüfen. Die Oberfläche fordert beim ersten Login die Passwortänderung an.

Ergebnis: Am Profil steht Account aktiv. Ohne den Schritt Account anlegen ist lediglich die Mitarbeiterakte angelegt. Fehlt diese Aktion, lasse das Recht zum Erstellen von Accounts prüfen; ein zweites Profil löst das Problem nicht.

#Fachliche Zuständigkeiten für Reparaturen

Bei der Reparaturzuordnung berücksichtigt die Sekretärin sowohl spezielle Reparaturfreigaben als auch die hinterlegten fachlichen Zuständigkeiten. Eine zusätzliche Rollladenfreigabe blendet beispielsweise eine bestehende Sanitär-Zuständigkeit nicht aus. Einschränkungen im Zuständigkeitstext bleiben Bestandteil der Prüfung; besondere Qualifikationen werden daraus nicht abgeleitet.

#Zugang zurücksetzen oder sperren

Mit Passwort zurücksetzen erzeugst du ein neues Einmal-Passwort. Das bisherige Passwort wird sofort ungültig. Kopiere das neue Passwort direkt aus der Bestätigung und übergib es getrennt vom Benutzernamen über einen sicheren Kanal; nach dem Schließen wird es nicht erneut angezeigt.

Mit Zugang sperren verhinderst du weitere Anmeldungen, ohne das Mitarbeiterprofil oder dessen betriebliche Daten zu löschen. Zugang entsperren erlaubt die Anmeldung wieder. Das zuletzt gültige Passwort bleibt beim reinen Sperren und Entsperren bestehen. Soll die Person neue Zugangsdaten erhalten, setze das Passwort zusätzlich zurück.

Lösche einen Zugang nur, wenn er nicht mehr benötigt wird. Das Mitarbeiterprofil bleibt davon getrennt erhalten und kann später wieder mit einem Zugang verbunden werden.

#Gruppen verwenden

Gruppen bilden typische Verantwortungen ab, etwa Inhaber, Meister, Büro, Geselle oder Auszubildende. Lege die gemeinsamen Rechte auf Gruppenebene fest. Persönliche Ausnahmen sollten selten und begründet sein.

#Rechte verstehen

Ein Bereich kann getrennte Rechte zum Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Freigeben oder Löschen besitzen. Besonders sensible Angaben wie Lohn, Bankverbindung oder Administration sind zusätzlich geschützt.

Beim Aufmaß & GAEB werden Ansehen, Erfassen, Freigeben sowie GAEB-Import und -Export getrennt vergeben. So kann ein Monteur Mengen dokumentieren, ohne einen geprüften Stand selbst freizugeben oder ein Leistungsverzeichnis auszutauschen.

#Profiländerungen freigeben

Mitarbeiter können bestimmte eigene Angaben ändern. Änderungen, die eine Prüfung brauchen, erscheinen unter Einstellungen → Profil-Freigaben. Vergleiche alten und neuen Wert, bevor du annimmst oder ablehnst.

#Werki folgt denselben Grenzen

Werki sieht und bearbeitet nur Daten, auf die die fragende Person selbst Zugriff hat. Die KI kann keine Rechte vergeben und sensible Personaldaten nicht über fehlende Berechtigungen hinweg abrufen.

#Kundenportal-Rechte

Das Kundenportal trennt Veröffentlichen, Widerrufen und Aktivität einsehen. So kann zum Beispiel ein Geselle die Aktivität einer Freigabe sehen, ohne Zugangslinks widerrufen zu dürfen. Das übergeordnete Recht Kundenportal verwalten umfasst die Portalverwaltung; vergib es nur an entsprechend verantwortliche Personen.

#Mitarbeiter für automatische Termine vorbereiten

Öffne das Profil und Zuständigkeit & Einsatzplanung. Beschreibe unter Fachliche Zuständigkeiten, welche Arbeiten die Person übernehmen darf und welche Einschränkungen gelten. Aktiviere Für automatische Kundentermine einplanbar nur, wenn der Mitarbeiter dafür vorgesehen ist.

Pflege Regelmäßige Arbeitstage, Arbeitsbeginn und Arbeitsende und speichere. Urlaub oder Krankheit werden als Abwesenheit erfasst; ersetze dafür nicht dauerhaft den regulären Wochenplan. Prüfe nach einer Änderung, ob ein Beispieltermin fachlich und zeitlich zur Person passt.

#Gruppenrechte ändern und prüfen

1. Öffne Einstellungen → Gruppen & Rechte und die betreffende Gruppe oder Gruppe anlegen.
2. Vergib Ansichts- und Bearbeitungsrechte für die tatsächlichen Aufgaben. Lohn, interne Kosten, Freigaben und Verwaltung benötigen gesonderte Entscheidungen.
3. Speichere die Änderung und prüfe die Mitglieder dieser Gruppe: Eine Gruppenänderung betrifft alle zugeordneten Mitarbeiter.
4. Lass einen Mitarbeiter mit seinem eigenen Zugang kontrollieren, ob die vorgesehenen Bereiche sichtbar und bedienbar sind.

Fehlt trotz passender Rechte ein Bereich, prüfe zusätzlich das Betriebsmodul. Für die E-Mail-Arbeit können außerdem Postfachzuordnung und Versandfreigabe erforderlich sein.