WerkstubeMitarbeiter, Gruppen & Rechte
Zugänge einrichten und Verantwortungen passend zum Arbeitsalltag verteilen.
Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Mitarbeiter, Gruppen & Rechte“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.
Mitarbeiter anlegen
Erfasse die Person mit Kontakt- und Beschäftigungsdaten und ordne sie einer Gruppe zu. Richte anschließend den persönlichen Zugang ein.
Wenn der Werkstube-Support den Zugang im Control Panel anlegt, werden ein eindeutiger Benutzername und ein starkes Passwort vorgeschlagen. Beide Werte können vor dem Anlegen angepasst werden. Die fertigen Zugangsdaten erscheinen nur einmal; die Kopier-Schaltfläche bestätigt sichtbar, dass der jeweilige Wert in der Zwischenablage liegt. Übergib das Passwort über einen sicheren Kanal. Werkstube speichert es danach nicht im lesbaren Klartext.
Zugang zurücksetzen oder sperren
Mit Passwort zurücksetzen erzeugst du ein neues Einmal-Passwort. Das bisherige Passwort wird sofort ungültig. Kopiere das neue Passwort direkt aus der Bestätigung und übergib es getrennt vom Benutzernamen über einen sicheren Kanal; nach dem Schließen wird es nicht erneut angezeigt.
Mit Zugang sperren verhinderst du weitere Anmeldungen, ohne das Mitarbeiterprofil oder dessen betriebliche Daten zu löschen. Zugang entsperren erlaubt die Anmeldung wieder. Das zuletzt gültige Passwort bleibt beim reinen Sperren und Entsperren bestehen. Soll die Person neue Zugangsdaten erhalten, setze das Passwort zusätzlich zurück.
Lösche einen Zugang nur, wenn er nicht mehr benötigt wird. Das Mitarbeiterprofil bleibt davon getrennt erhalten und kann später wieder mit einem Zugang verbunden werden.
Wird ein Benutzer ausnahmsweise direkt in Clerk gelöscht, erkennt das Control Panel den entfernten Zugang beim nächsten Laden der Benutzerliste. Das Mitarbeiterprofil und seine betrieblichen Daten bleiben erhalten; der Zugang erscheint wieder als kein Zugang und kann bei Bedarf neu angelegt werden.
Gruppen verwenden
Gruppen bilden typische Verantwortungen ab, etwa Inhaber, Meister, Büro, Geselle oder Auszubildende. Lege die gemeinsamen Rechte auf Gruppenebene fest. Persönliche Ausnahmen sollten selten und begründet sein.
Rechte verstehen
Ein Bereich kann getrennte Rechte zum Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Freigeben oder Löschen besitzen. Besonders sensible Angaben wie Lohn, Bankverbindung oder Administration sind zusätzlich geschützt.
Beim Aufmaß & GAEB werden Ansehen, Erfassen, Freigeben sowie GAEB-Import und -Export getrennt vergeben. So kann ein Monteur Mengen dokumentieren, ohne einen geprüften Stand selbst freizugeben oder ein Leistungsverzeichnis auszutauschen.
Profiländerungen freigeben
Mitarbeiter können bestimmte eigene Angaben ändern. Änderungen, die eine Prüfung brauchen, erscheinen unter Freigaben. Vergleiche alten und neuen Wert, bevor du annimmst oder ablehnst.
Werki folgt denselben Grenzen
Werki sieht und bearbeitet nur Daten, auf die die fragende Person selbst Zugriff hat. Die KI kann keine Rechte vergeben und sensible Personaldaten nicht über fehlende Berechtigungen hinweg abrufen.
Kundenportal-Rechte
Das Kundenportal trennt Veröffentlichen, Widerrufen und Aktivität einsehen. So kann zum Beispiel ein Geselle die Aktivität einer Freigabe sehen, ohne Zugangslinks widerrufen zu dürfen. Das übergeordnete Recht Kundenportal verwalten umfasst die Portalverwaltung; vergib es nur an entsprechend verantwortliche Personen.