UStVA über Steuer- oder Fibu-Partner

#Der sichere Ablauf

UStVA-Meldungen findest du unter Finanzen → Steuermeldungen. Werkstube führt dich immer durch vier Schritte:

1. Prüfen: Wähle Zeitraum und Meldungsart. Werkstube übernimmt nur festgeschriebene oder korrigierte Rechnungen mit bestätigter Steuerentscheidung und prüft Steuerzeilen, Beträge, Nachweise und das vorhandene Partner-Mapping.
2. Freigeben: Die Prüfung erzeugt einen unveränderlichen Prüfstand. Eine zweite berechtigte Person muss diesen Prüfstand mit einer Notiz freigeben. Offene Fehler blockieren die Freigabe.
3. Über Partner übermitteln: Erst danach darf ein eingerichteter Steuer- oder Finanzbuchhaltungs-Partner die Meldung erhalten. Werkstube meldet niemals allein aus einer lokalen Berechnung erfolgreich.
4. Protokoll ablegen: Eine Meldung ist erst positiv abgeschlossen, wenn die vollständige, signierte Partnerquittung vorliegt. Statusmeldungen ohne Quittung bleiben offen und können weiter geprüft werden.

#Was archiviert wird

Jede Meldung verweist auf genau einen freigegebenen Prüfstand. Darin bleiben Zeitraum, Buchungsstichtag, Regel- und Mapping-Version, Kennzahlen, Betrag und Ursprungstransaktionen gemeinsam nachvollziehbar. Dieser Stand wird nach der Erstellung nicht überschrieben.

Die Partnerquittung wird unverändert mit Referenz, Empfangszeitpunkt, SHA-256-Prüfsumme und Partnersignatur abgelegt. Das Partnerprotokoll kannst du über die Meldungsdetails oder die öffentliche Status-API erneut abrufen.

#Partner auswählen und Übermittlungen wiederholen

Das Profil speichert eine feste Partnerkennung für genau den ausgewählten Steuer- oder FiBu-Partner. Die angebotenen Möglichkeiten – zum Beispiel Erstabgabe, Berichtigung oder Sondervorauszahlung – werden vom Partner geladen; eine Browserliste ist dafür nicht maßgeblich. Ist die Partnerkennung unbekannt, fehlt der Partner oder meldet er die benötigte Fähigkeit nicht, bleibt die Übergabe gesperrt.

Vorbereitung, Freigabe und Übermittlung verwenden denselben unveränderlichen Prüfstand. Wenn du dieselbe Meldung nach einer Unterbrechung erneut sendest, setzt Werkstube den bestehenden Vorgang fort. Nach einer Zeitüberschreitung bleibt der Vorgang in Übermittlung läuft, bis der Partnerstatus geklärt ist; Werkstube legt dafür keine zweite Erstabgabe an. Änderst du den Meldungsinhalt, ohne eine neue Meldung anzulegen, zeigt Werkstube einen Konflikt und überschreibt den bisherigen Stand nicht.

#Korrekturen, Fehler und Ursprung

Eine Berichtigung ist als eigene Meldungsart gekennzeichnet und muss die ursprüngliche Meldung verknüpfen. Sie erhält wieder einen eigenen Prüfstand und eine eigene Quittung. Eine Berichtigung ersetzt die ursprüngliche Historie nicht.

Prüffehler zeigen den Ursprungstyp und die ID des betroffenen Belegs beziehungsweise der Steuerzeile. So kannst du vom Hinweis zur Rechnung und zu ihrer Steuerentscheidung zurückgehen. Kläre zuerst den Ursprung, erstelle danach einen neuen Prüfstand und lasse ihn erneut durch ein zweites Augenpaar freigeben.

#Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung

Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung sind keine lokalen Schalter für eine erfolgreiche Übermittlung. Sie werden nur angeboten beziehungsweise berücksichtigt, wenn der ausgewählte Partner die jeweilige Funktion ausdrücklich meldet. Fehlt diese Funktion oder das Kennziffern-Mapping, bleibt die Meldung gesperrt.

#Rechte, API und mobile Nutzung

Die Rechte sind getrennt: Steuermeldungen ansehen, vorbereiten, freigeben und über Partner übermitteln. Die Freigabe des vorbereitenden Mitarbeiters bleibt von der Freigabe durch die zweite Person getrennt (Vier-Augen-Prinzip).

Für externe Systeme gibt es einen öffentlichen Statuszugang für den jeweiligen Betrieb mit dem Scope tax_filing:read. Er liefert Meldungsstatus, die Prüfsumme des Prüfstands, Prüfhinweise, Partnerreferenz und archivierte Quittung; er kann keine Meldung als erfolgreich markieren. Partner-Rückmeldungen können zeitversetzt über einen Webhook eintreffen. Werkstube nimmt sie nur für den jeweiligen Betrieb an, prüft das wechselbare Zugriffstoken sowie die HMAC-Signatur des unveränderten Inhalts und verarbeitet dieselbe Partner-Rückmeldung nur einmal.

Für die mobile App gibt es in diesem Umfang keine eigene Steuermeldungsansicht. Status und Rückfragen bleiben in der Web-Oberfläche; eine Übermittlung oder Freigabe aus der mobilen App ist nicht vorgesehen.

Werkstube enthält keine eigene ELSTER-Anbindung und speichert keine ELSTER-Zugangsdaten. Ist im Betrieb noch kein geprüfter Partner mit Test- und Produktivkonfiguration eingerichtet, bleibt die Übermittlung deshalb sichtbar gesperrt.