Kunden verwalten

#Was in der Kundenakte zusammenläuft

Eine Kundenakte verbindet Stammdaten, Adressen, Ansprechpartner, Objekte, technische Anlagen, Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Termine, Kommunikation und Dokumente. Öffne sie, bevor du einen neuen Vorgang anlegst — so vermeidest du doppelte Einträge.

#Einen Kunden Schritt für Schritt anlegen

1. Öffne Kunden und suche zunächst nach Name, Firma oder E-Mail-Adresse. Bei einem vorhandenen Treffer öffnest du die Akte.
2. Lege über die Aktion für einen neuen Kunden einen Datensatz an, wenn der Kunde noch nicht existiert.
3. Wähle den passenden Kundentyp und erfasse Name bzw. Firmenbezeichnung sowie die Kontaktwege.
4. Ergänze die Anschrift. Unterscheide Rechnungsadresse und eine abweichende Einsatz- oder Lieferadresse.
5. Prüfe unter Zahlung & Geschäftliches die tatsächlichen Vereinbarungen, insbesondere Zahlungsziel und gegebenenfalls Dauerrabatt. Ein Zahlungsziel von 0 Tagen bedeutet sofortige Fälligkeit.
6. Wähle unter Dokumentenversand den vorgesehenen Weg. Prüfe bei E-Mail die Empfängeradresse und bei Post die vollständige Anschrift.
7. Speichere den Kunden. Kontrolliere die entstandene Akte und ergänze weitere Ansprechpartner oder zugehörige Unterlagen.

Ergebnis: Der Kunde kann in Anfragen, Angeboten und Aufträgen ausgewählt werden. Wenn Werkstube auf mögliche Dubletten hinweist, öffne den vorgeschlagenen bestehenden Kunden, bevor du einen weiteren Datensatz anlegst.

#Stammdaten ändern

Öffne die Kundenakte und die Bearbeitung. Ändere nur die tatsächlich betroffenen Angaben und warte auf die Speicherbestätigung. Prüfe vor dem nächsten Dokumentversand dessen Entwurf: Bereits festgeschriebene Dokumente übernehmen Stammdatenänderungen nicht rückwirkend.

#E-Rechnungsprofil hinterlegen

Unter Zahlung & Geschäftliches → E-Rechnung legst du fest, welches Format neue Rechnungen für diesen Kunden verwenden. Für XRechnung hinterlegst du außerdem Leitweg-ID oder Käuferreferenz, elektronische Empfängeradresse und deren Adress-Schema. Bestell- und Vertragsreferenz sind optional.

Beim Erstellen einer Rechnung übernimmt Werkstube diese Angaben als eigenen Snapshot. Du kannst sie im Entwurf noch prüfen oder korrigieren. Ist die Rechnung gebucht, bleiben die verwendeten Empfängerdaten und das Regelwerk unverändert nachvollziehbar.

#KI-Schnellerfassung

Füge den Text einer Mail, einer Visitenkarte oder einer Gesprächsnotiz in die Schnellerfassung ein. Werkstube schlägt passende Felder vor. Die Vorschau markiert, was übernommen wird; erst dein Speichern legt oder ändert den Kunden.

#Doppelte Kunden

Wenn dieselbe Person oder Firma mehrfach angelegt wurde, kannst du Einträge mit entsprechender Berechtigung zusammenführen. Prüfe vorher, welcher Datensatz die richtigen Stammdaten enthält. Verknüpfte Vorgänge bleiben erhalten und werden der zusammengeführten Akte zugeordnet.