Kunden verwalten

#Was in der Kundenakte zusammenläuft

Eine Kundenakte verbindet Stammdaten, Adressen, Ansprechpartner, Objekte, technische Anlagen, Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Termine, Kommunikation und Dokumente. Öffne sie, bevor du einen neuen Vorgang anlegst — so vermeidest du doppelte Einträge.

#Kunden anlegen

1. Grunddaten erfassen

   Name, Kundentyp und wichtigste Kontaktwege eintragen.
2. Adressen ergänzen

   Rechnungs-, Liefer- und Baustellenadressen unterscheiden.
3. Ansprechpartner hinzufügen

   Rolle, Telefon und E-Mail je Kontakt festhalten.
4. Schlagworte vergeben

   Eigene Begriffe für Region, Gewerk oder Kundengruppe nutzen.
5. Akte prüfen

   Offene Vorgänge und Salden kontrollieren, bevor du weiterarbeitest.

#E-Rechnungsprofil hinterlegen

Unter Zahlung & Geschäftliches → E-Rechnung legst du fest, welches Format neue Rechnungen für diesen Kunden verwenden. Für XRechnung hinterlegst du außerdem Leitweg-ID oder Käuferreferenz, elektronische Empfängeradresse und deren Adress-Schema. Bestell- und Vertragsreferenz sind optional.

Beim Erstellen einer Rechnung übernimmt Werkstube diese Angaben als eigenen Snapshot. Du kannst sie im Entwurf noch prüfen oder korrigieren. Ist die Rechnung gebucht, bleiben die verwendeten Empfängerdaten und das Regelwerk unverändert nachvollziehbar.

#Korrespondenzsprache wählen

Lege im Kundenformular Deutsch oder Englisch als bevorzugte Sprache fest. Neue kundensichtbare Dokumente übernehmen diesen Standard; im Entwurf kannst du ihn abweichend setzen. Wie geprüfte eigene Texte, sichtbare Fallbacks und die gemeinsame Sprache von PDF, E-Mail und Kundenportal funktionieren, steht unter Mehrsprachige Dokumente.

#KI-Schnellerfassung

Füge den Text einer Mail, einer Visitenkarte oder einer Gesprächsnotiz in die Schnellerfassung ein. Werkstube schlägt passende Felder vor. Die Vorschau markiert, was übernommen wird; erst dein Speichern legt oder ändert den Kunden.

#Doppelte Kunden

Wenn dieselbe Person oder Firma mehrfach angelegt wurde, kannst du Einträge mit entsprechender Berechtigung zusammenführen. Prüfe vorher, welcher Datensatz die richtigen Stammdaten enthält. Verknüpfte Vorgänge bleiben erhalten und werden der zusammengeführten Akte zugeordnet.