WerkstubeDokumente drucken und Postversand bestätigen
Vorgemerkte Angebote, Rechnungen und Aufträge gesammelt drucken und den tatsächlichen Postversand nachvollziehbar bestätigen.
Was in der Druckzentrale landet
Öffne Finanzen → Druckzentrale. Angebote und Rechnungen mit dem Versandweg Post werden hier vorgemerkt. Aufträge können aus dem jeweiligen Auftrag hinzugefügt werden. Die Druckzentrale unterscheidet Dokumente, die noch gedruckt werden müssen, bereits gedruckte und als verschickt bestätigte Unterlagen.
Das Öffnen einer PDF-Datei beweist noch keinen Ausdruck. Auch ein Ausdruck ist noch kein Postversand. Bestätige diese beiden Schritte deshalb getrennt.
Dokumente auswählen und drucken
- Wähle Finanzen → Druckzentrale.
- Grenze die Liste bei Bedarf über die Dokumentart ein. Prüfe Dokumentnummer, Empfänger und Status.
- Markiere die gewünschten Dokumente. Die Sammelauswahl bezieht sich auf die sichtbaren Einträge; kontrolliere sie vor dem Druck.
- Starte Drucken für die Auswahl oder nutze die Druckaktion am einzelnen Dokument.
- Kontrolliere die Vorschau und führe den Druck in deinem Browser bzw. Druckdialog aus.
- Kehre zu Werkstube zurück. Bestätige unter Druckstatus bestätigen nur die tatsächlich gelungenen Ausdrucke. Bei Abbruch oder Unsicherheit wähle Nicht gedruckt / unklar.
Ergebnis: Erst deine Bestätigung führt die Dokumente als gedruckt. Wurde Papier gestaut oder nur eine Vorschau geöffnet, bestätige noch keinen erfolgreichen Druck.
Den Postversand festhalten
Prüfe vor dem Kuvertieren Empfängeranschrift, vollständige Seiten und erforderliche Anlagen. Übergib die Briefe zum Versand. Markiere danach die tatsächlich versandten gedruckten Dokumente und verwende Als verschickt markieren.
Diese Bestätigung dokumentiert deinen Arbeitsschritt. Werkstube frankiert dadurch keinen Brief und veranlasst keine Abholung.
Einen Ausdruck wiederholen
Lasse bereits verschickte Dokumente einblenden und nutze bei Bedarf Erneut vormerken. Prüfe vorher, ob nur eine interne Kopie benötigt wird oder ob ein erneuter Kundenversand beabsichtigt ist. Vermeide versehentliche doppelte Rechnungsbriefe.
Wenn ein Dokument fehlt
Öffne das ursprüngliche Angebot, die Rechnung oder den Auftrag und kontrolliere den gewählten Versandweg. Prüfe außerdem Filter und die Anzeige bereits verschickter Einträge. Ist die Datei nicht verfügbar, öffne den Ursprungsvorgang und kläre dort die Dokumenterzeugung. Ändere den Status nicht nur, um den Eintrag aus der Liste zu entfernen.