KI-Hilfen im Arbeitsalltag

#Wo KI dich unterstützt

Neben Werki findest du KI-Hilfen direkt in Formularen und Vorgängen:

• Kundendaten aus Notizen oder E-Mails übernehmen
• Anfragen nach Gewerk und Dringlichkeit vorsortieren
• Angebotsdaten aus Stichworten vorbereiten
• Belege und Eingangsrechnungen auslesen
• Antwortentwürfe für E-Mails erstellen
• Arbeitsscheine aus Auftragsdaten vorbereiten
• Inhalte aus Dokumenten auffindbar machen

#Das gemeinsame Prinzip

Werkstube zeigt einen Vorschlag, du vergleichst ihn mit der Quelle und speicherst oder sendest bewusst. Die ursprüngliche Nachricht oder Datei bleibt dabei die maßgebliche Grundlage.

1. Quelle vollständig bereitstellen

   Gute, lesbare Unterlagen liefern bessere Vorschläge.
2. Vorschlag erzeugen

   Die KI füllt mögliche Felder oder formuliert einen Entwurf.
3. Markierte Angaben prüfen

   Besonders Namen, Beträge, Daten und Fristen vergleichen.
4. Fehlendes ergänzen

   Unsichere oder nicht erkannte Werte selbst eintragen.
5. Bewusst übernehmen

   Erst speichern oder senden, wenn der Inhalt stimmt.

#Typische Grenzen

Schlechte Scans, handschriftliche Angaben, ungewöhnliche Layouts und mehrdeutige Formulierungen können zu falschen oder fehlenden Vorschlägen führen. KI kennt außerdem keine Absprachen, die nicht in Werkstube oder der bereitgestellten Quelle stehen.

#Beispiel: Aus Stichpunkten eine E-Mail formulieren

Öffne eine Nachricht im Posteingang und wähle Antworten. Trage zuerst den Inhalt ein, etwa „Wartung möglich; Gerätetyp und Standort fehlen; bitte Rückrufnummer angeben“. Wähle KI formulieren, lies den vollständigen Text und ergänze fehlende Angaben. Erst Senden verschickt die Nachricht. Die ausführliche Anleitung steht unter E-Mails schreiben und versenden.

#Beispiel: Eine Eingangsrechnung auslesen

Öffne Finanzen → Eingangsrechnungen und lade den Originalbeleg hoch. Vergleiche die erkannten Rechnungsdaten mit dem Dokument: Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und Positionen. Ordne die Rechnung dem richtigen Einkauf zu und korrigiere unklare Werte vor dem Übernehmen. Siehe Belege & Eingangsrechnungen.

#Beispiel: Einsatznotizen in einen Bericht überführen

Erfasse in Bericht erfassen deine Notizen oder Fotos und wähle den passenden Auftrag. Vergleiche jeden Vorschlag mit der Quelle, ergänze Messwerte aus deiner tatsächlichen Erfassung und kläre offene Punkte. Ein Entwurf ersetzt keine Prüfung oder Unterschrift. Siehe Bericht erfassen mit Werki.

#Automatische Bearbeitung gezielt freigeben

Die manuelle Schaltfläche KI formulieren ist unabhängig vom E-Mail-Assistenten. Wenn neue Nachrichten im Hintergrund bearbeitet werden sollen, richte Assistent und Autonomie ein. Bestimme dabei Postfach, erlaubte Regeln und die Informationen, die Kunden gegenüber verwendet werden dürfen.