Betrieb einrichten

#Voraussetzungen

Du brauchst einen eingerichteten Betrieb und die Berechtigung, Betriebseinstellungen zu verwalten. Einige Schritte, beispielsweise Mitarbeiterzugänge oder Mailkonten, haben zusätzliche Rechte. Fehlt ein Bereich, lasse ihn unter Gruppen & Rechte prüfen.

Öffne das Kontomenü unten links und wähle Einstellungen. Berechtigte Betriebsverantwortliche finden unter Einrichtung eine Übersicht des Einrichtungsfortschritts. Du kannst einzelne Schritte später wieder aufnehmen.

#Firmendaten hinterlegen

1. Wähle Betriebsprofil.
2. Prüfe Firmenname und Rechtsform. Ergänze Anschrift, Telefon, E-Mail und Website.
3. Hinterlege die für deinen Betrieb zutreffenden Steuerangaben. Übernimm sie aus den vorhandenen Betriebsunterlagen; erfinde keine Nummer für einen Probelauf.
4. Ergänze das Firmenlogo, wenn du es auf den vorgesehenen Dokumenten verwenden möchtest.
5. Speichere die Änderungen und öffne das Profil erneut zur Kontrolle.

Die Kontaktadresse im Betriebsprofil verbindet noch kein Mailpostfach. Dafür ist ein eigener Schritt unter Mail & Absender erforderlich.

#Bankkonto und Zahlungsarten ergänzen

1. Öffne Bankkonten & Zahlungsarten.
2. Lege das Konto mit Kontoname, Bankname und IBAN an.
3. Ordne die passende Verwendung zu, beispielsweise Geschäftskonto oder Lohn & Gehälter.
4. Speichere und kontrolliere die angezeigte IBAN.

Ein manuell hinterlegtes Bankkonto ruft keine Umsätze automatisch ab. Die Übernahme und Zuordnung von Umsätzen beschreibt Bankabgleich.

#Arbeitsbereiche und Team einrichten

Wähle unter Module die tatsächlich benötigten Ergänzungen. Finanzen und manueller Bankabgleich gehören zur Grundausstattung; die aktuelle Auswahl erklärt Betriebsmodule verwalten.

Lege unter Mitarbeiter & Accounts die Personen und deren Zugänge an. Ein Mitarbeiterdatensatz und ein Anmeldeaccount erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Vergib anschließend die passenden Gruppenrechte. Folge Mitarbeiter & Rechte, damit Personen weder versehentlich ausgeschlossen werden noch unnötig weitreichende Rechte erhalten.

#E-Mail und Betriebswissen einrichten

Verbinde das erste Postfach über E-Mail-Konto einrichten und verbinden. Prüfe Absender, Signatur, Empfang und Versand.

Trage danach unter Betriebswissen die tatsächlichen Öffnungs- und Planungszeiten, das Einsatzgebiet und die betrieblichen Regeln ein. Betriebswissen für Werki erklärt auch den Unterschied zwischen internen Angaben und Informationen, die Kunden gegenüber verwendet werden dürfen.

#Vor dem ersten Kundendokument prüfen

Erstelle einen Angebotsentwurf und öffne die Vorschau. Kontrolliere Firmenanschrift, Logo, Kontaktadresse, Bankverbindung, Positionen, Zahlungsziel und gewähltes Design. Wenn etwas fehlt, korrigiere die zuständige Einstellung und öffne die Vorschau erneut.

Ergebnis: Der Betrieb ist für den ersten manuellen Vorgang vorbereitet. Automatische Kundenantworten gibst du anschließend bewusst unter Assistent einrichten und steuern frei.