Objekte und Anlagen verwalten

#Eine Akte je technische Anlage

Öffne einen Kunden und wechsle zu Objekte & Anlagen. Ein Objekt ist ein Standort, Gebäude oder Betriebsteil. Darunter legst du die einzelnen technischen Anlagen an. So bleibt die Zuordnung auch dann eindeutig, wenn ein Kunde mehrere Adressen oder gleichnamige Geräte besitzt.

1. Objekt anlegen

   Vergib eine verständliche Bezeichnung und ergänze bei Bedarf Adresse sowie Zugangs- oder Anfahrthinweise.
2. Anlage zuordnen

   Erfasse Name, Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr, Inbetriebnahme, Gewährleistung und Kritikalität.
3. Akte fortführen

   Öffne die Anlage, um Messwerte, verknüpfte Aufträge, Wartungen und Dokumente chronologisch nachzuvollziehen.

#Seriennummern passend zum Betrieb prüfen

Über Regeln legst du fest, wie Werkstube Seriennummern behandelt:

• Nicht prüfen eignet sich, wenn Seriennummern in deinem Datenbestand keine verlässliche Kennung sind.
• Je Hersteller erkennt eine Nummer nur dann als Dublette, wenn auch der Hersteller übereinstimmt.
• Im gesamten Betrieb verlangt eine eindeutige Seriennummer über alle Hersteller hinweg.

Für beide Prüfvarianten kannst du Dubletten lediglich kennzeichnen oder das Speichern blockieren. Die Regel gilt sowohl bei manueller Pflege als auch beim CSV-Import. Bereits vorhandene Daten werden durch eine Regeländerung nicht automatisch verändert.

#Anlagen sicher importieren und exportieren

Export lädt die aktiven Anlagen des Kunden als UTF-8-CSV herunter. Die Datei ist zugleich die zuverlässigste Vorlage für einen Import. In der Importdatei sind objekt und anlage Pflichtspalten. Eine vorhandene anlagen_nr aktualisiert genau diese Anlage; eine leere Nummer legt eine neue Anlage an.

Vor der Übernahme zeigt Werkstube eine vollständige Vorschau mit neuen, geänderten und unveränderten Datensätzen sowie Warnungen und Fehlern. Es werden keine Teilimporte ausgeführt: Enthält die Datei einen Fehler, bleibt der Datenbestand unverändert. Objektbezeichnungen müssen bei dem Kunden bereits existieren und eindeutig sein. Akzeptiert werden Komma oder Semikolon, maximal 5 MB beziehungsweise 10.000 Datenzeilen.

#Messwerte erfassen und korrigieren

Messarten besitzen eine Einheit und können zulässige Wertebereiche vorgeben. Werkstube prüft die Eingabe vor dem Speichern. Ein gespeicherter Messwert wird nicht nachträglich überschrieben. Ist er falsch, wählst du Korrigieren, trägst den richtigen Wert und eine Begründung ein. Die Korrektur erscheint als neuer, mit dem Original verknüpfter Eintrag.

Für numerische Messarten zeigt die Anlagenakte den zeitlichen Verlauf. Die Auswahl der Messart steuert dabei Diagramm und Eingabe. Über Messbericht CSV exportierst du alle Original- und Korrekturzeilen mit Zeitstempel, Qualität und Begründung für eine weitere Auswertung oder Dokumentation.

#QR-Code am Einsatzort

Jede Anlage erhält eine zufällige QR-Kennung. Sie enthält weder Kundenname noch interne Kunden- oder Anlagen-ID. Nur angemeldete Personen mit Anlagenzugriff können sie auflösen. Mit Etikett drucken erzeugst du einen passenden QR-Aufkleber. Über QR scannen liest du ihn mit der Gerätekamera ein; falls der Browser keinen Kamerascan unterstützt oder die Freigabe fehlt, kannst du die aufgedruckte Kennung beziehungsweise den QR-Link manuell eingeben.

Ist ein Aufkleber verloren gegangen oder öffentlich geworden, erneuerst du die Zuordnung in der Anlagenakte. Der alte Code ist danach sofort ungültig; die Anlagenhistorie bleibt unverändert erhalten.

#Im Außendienst offline weiterarbeiten

Die native Außendienst-App übernimmt nur Anlagen, die mit einem aktuell zugewiesenen Einsatz verknüpft sind. Diese Auswahl liegt verschlüsselt auf dem Gerät. Unter Erfassen → Objekte & Anlagen kannst du eine solche Anlage per QR-Code öffnen oder nach Name, Anlagen- beziehungsweise Seriennummer suchen.

Messwerte und Anlagenfotos lassen sich ohne Netz vormerken. Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Kennung und wird nach der Netzrückkehr genau einmal übertragen. Vor der Übernahme prüft der Server Berechtigung, noch bestehende Einsatzzuweisung, Messart und Grenzwerte erneut. Wird eine Zuweisung entzogen, entfernt die nächste Synchronisierung die Anlage aus dem lokalen Cache und lehnt noch nicht übertragene Änderungen sichtbar ab.

#Eine gemeinsame Historie

Die Anlagenhistorie führt Stammdatenänderungen, Ortswechsel, Messwerte, Wartungseinsätze, verknüpfte Aufträge, Dokumente und anlagenbezogene Mängel zeitlich zusammen. Über Mangel erfassen legst du aus der Anlagenakte einen bereits mit der Anlage verknüpften Mangel an. Ein Mangelereignis in der Historie öffnet direkt den vollständigen Mangelverlauf. Archivieren entfernt eine Anlage aus der aktiven Übersicht, löscht diese Nachweise aber nicht.

#Anlagen im Auftrag und in der Suche

Beim Anlegen eines Auftrags wählst du nach dem Kunden optional das Objekt und eine oder mehrere betroffene Anlagen. Die Objektadresse wird als Einsatzort übernommen. Die erste Auswahl ist die primäre Anlage, weitere Auswahlen werden als betroffen verknüpft. Dadurch erscheint derselbe Auftrag sowohl in der Auftragsakte als auch in jeder zugeordneten Anlagenhistorie.

Die globale Suche findet aktive Anlagen anhand von Anlagenname, interner Nummer, Objekt, Kategorie, Hersteller, Modell oder Seriennummer. Ein Treffer öffnet direkt die Anlagenakte des richtigen Kunden. Suchergebnisse werden nur angezeigt, wenn die angemeldete Person Anlagen ansehen darf.

Über Protokoll für diese Anlage ausfüllen startest du eine veröffentlichte Formularvorlage direkt mit Objekt und Anlage als festem Kontext. Das festgeschriebene Protokoll und sein PDF bleiben dadurch in derselben Anlagenakte nachvollziehbar.

#Berechtigungen

• Anlagen ansehen erlaubt den Zugriff auf Objekte, Anlagen und Historien.
• Anlagen bearbeiten erlaubt Anlegen, Ändern, Verschieben, Ersetzen, Archivieren sowie die Auftragszuordnung.
• Messwerte erfassen erlaubt neue Messwerte und begründete Korrekturen.
• QR-Zuordnungen verwalten erlaubt das Drucken und Erneuern einer QR-Kennung. Das Scannen und Auflösen erfordert Anlagen-Lesezugriff.
• Sensible Objekthinweise ansehen schützt getrennt hinterlegte Angaben wie Schließ- oder Alarmhinweise.

Gib insbesondere sensible Objekthinweise und QR-Verwaltung nur den Rollen, die sie für ihre Arbeit benötigen.