Reisekosten und Kilometer

#Wann du eine Reisekostenabrechnung nutzt

Nutze Reisekosten für eine betriebliche Auswärtstätigkeit, zum Beispiel einen Kundentermin, eine Baustellenfahrt oder eine mehrtägige Dienstreise. Ein einzelner Kassenbon bleibt unter Finanzen → Belege & Spesen. In einer Reisekostenabrechnung bündelst du dagegen alle Fahrten, Auslagen, Pauschalen und Vorschüsse, die zu derselben Reise gehören.

#Abrechnung anlegen

Öffne Finanzen → Reisekosten. Mitarbeiter ohne Zugriff auf den gesamten Finanzbereich können den persönlichen Bereich über Meine Spesen öffnen.

1. Reise anlegen

   Gib Reisezweck, Beginn, Ende und optional den Auftrag an.
2. Fahrten erfassen

   Trage Datum, Start, Ziel, bestätigte Kilometer und Fahrzeugart ein.
3. Auslagen ergänzen

   Lade den Beleg direkt hoch oder wähle einen zuvor unter Belege & Spesen hochgeladenen eigenen Beleg aus.
4. Pauschalen ergänzen

   Wähle für Verpflegung den An-/Abreisetag oder einen vollen Abwesenheitstag.
5. Vorschüsse verrechnen

   Erfasse bereits ausgezahlte Vorschüsse mit Datum und Referenz.
6. Prüfen und einreichen

   Kontrolliere Erstattung, Belegbezüge und Auftrag. Wähle danach Einreichen.

Bei Privatfahrzeugen berechnet Werkstube die Erstattung mit dem für das Fahrtdatum gültigen Kilometersatz. Firmen- und Mietfahrzeuge erzeugen keine automatische Kilometererstattung. Werkstube speichert die bestätigte Strecke, nicht ein dauerhaftes Bewegungsprofil.

#Offline mit iOS und Android

In der Werkstube-Außendienst-App kannst du Reiseentwürfe und bestätigte Fahrten auch ohne Verbindung erfassen. Auslagen, Pauschalen und Vorschüsse ergänzt du anschließend online in der Weboberfläche. Jeder Entwurf erhält eine feste Offline-Kennung. Änderungen am Entwurf werden beim späteren Abgleich nur dann übernommen, wenn die gespeicherte Version noch aktuell ist. Bei einer gleichzeitigen Änderung bleibt der Vorgang als Konflikt sichtbar; kein Gerät überschreibt stillschweigend die andere Fassung.

Einreichung, Freigabe, Karten- oder Routenberechnung und die Markierung einer Erstattung sind bewusst online-only. Synchronisiert werden nur die fachlichen Daten, die du bestätigt hast, nicht ein Bewegungsprofil.

#Apple Shortcuts

Der Kurzbefehl Fahrt in Werkstube erfassen nimmt Reisezweck, Datum, Start, Ziel und die von dir bestätigten Kilometer lokal auf. Er funktioniert ohne Netzverbindung und wird beim nächsten angemeldeten App-Start automatisch genau einmal an das angemeldete Konto und den ausgewählten Betrieb übergeben. Vor der Anmeldung lehnt der Kurzbefehl die Erfassung verständlich ab; beim Abmelden wird die aktive Bindung entfernt, ohne Fahrten anderer Konten zu löschen. Die Fahrt trägt die Quelle Shortcut; eine Ortungsberechtigung oder permanente Ortung ist nicht erforderlich.

#Belege und Pauschalen

Kostenpositionen mit Betrag benötigen einen Beleg. Du hast zwei Wege: Wähle im Fenster Ausgabe oder Pauschale unter Beleg hochladen direkt ein Foto, ein PDF oder eine XRechnung – oder wähle oben einen Beleg aus, den du zuvor unter Finanzen → Belege & Spesen hochgeladen hast. Ein direkt hochgeladener Beleg erscheint zusätzlich unter Belege & Spesen und durchläuft dort die übliche Prüfung. Der Beleg bleibt in der zentralen Dokumentenablage und wird mit der Abrechnung verknüpft. Derselbe Beleg kann nicht gleichzeitig in mehreren aktiven Abrechnungen verwendet werden.

Pauschalen stammen aus gültigkeitsdatierten Regelständen. Die Detailansicht zeigt die verwendete Quelle. Ein später geänderter Satz verändert eine bereits eingereichte oder freigegebene Abrechnung nicht rückwirkend.

#Versehentliche Eingaben korrigieren

Solange eine Abrechnung den Status Entwurf oder Zur Überarbeitung hat, kannst du sie frei korrigieren:

• Einzelne Fahrten, Kostenpositionen und Vorschüsse entfernst du über das Papierkorb-Symbol in der jeweiligen Zeile. Erstattung und Vorschussverrechnung werden sofort neu berechnet, ein verknüpfter Beleg wird wieder frei.
• Eine komplette Abrechnung, die du versehentlich angelegt hast, entfernst du mit Verwerfen. Sie verschwindet aus deiner Liste und aus den Freigaben, bleibt aber für die Nachvollziehbarkeit gespeichert. Die darin verwendeten Belege kannst du danach in einer neuen Abrechnung nutzen.

Eingereichte, freigegebene oder abgelehnte Abrechnungen bleiben unveränderlich. Korrigiere sie über Korrektur anlegen (siehe unten).

#Prüfen, freigeben und auszahlen

Mit ◇Reisekosten des Teams prüfen siehst du eingereichte Abrechnungen im Tab Freigaben. Du kannst sie mit Begründung Zur Überarbeitung zurückgeben. Die Person ergänzt den Entwurf und reicht ihn erneut ein.

Mit ◇Reisekosten freigeben kannst du die dir organisatorisch zugewiesene aktuelle Stufe freigeben oder ablehnen. Ein Freigabeweg kann mehrere Stufen haben; die nächste Stufe wird erst nach der vorherigen aktiv und im Tab Freigaben erscheinen nur die für dich zugewiesenen offenen Vorgänge. Niemand darf die eigene Abrechnung freigeben. Ist im Betrieb kein organisatorischer Freigabeweg eingerichtet, bleibt der bisherige einstufige, rollenbasierte Ablauf mit ◇Reisekosten freigeben oder ◇Reisekostenregeln verwalten aktiv. Solche Vorgänge zeigen den Status Legacy-Freigabe. Eingereichte Legacy-Abrechnungen ohne Freigabeanforderung werden auch nach einer späteren Einrichtung nicht rückwirkend in die neue Kette verschoben. Nach der letzten Freigabe sind Inhalt und verwendete Regelstände unveränderlich. Berechtigte Personen planen anschließend die Auszahlung und markieren sie nach tatsächlicher Zahlung als Ausgezahlt.

#Übergaben

Eine freigegebene Abrechnung kann fachlich getrennt an Accounting, Payroll oder SEPA übergeben werden. Für jede Übergabe speichert Werkstube eine unveränderliche Nutzlast mit Prüfsumme und einen stabilen Idempotenzschlüssel. Wiederholungen erzeugen deshalb keine doppelte Buchung, Payroll-Zeile oder Zahlung. Ist der jeweilige Provider noch nicht eingerichtet, bleibt die Übergabe vorbereitet und es wird keine externe Buchung vorgetäuscht; die Einrichtung kann später denselben Vorgang erneut zustellen.

#Fehler nach einer Freigabe korrigieren

Wähle bei einer freigegebenen oder abgelehnten Abrechnung Korrektur anlegen und gib eine Begründung an. Werkstube bewahrt das Original auf, kennzeichnet es als korrigiert und legt einen neuen Entwurf mit den bisherigen Positionen an. Ändere und reiche ausschließlich diesen neuen Vorgang ein. Dadurch bleibt die Entscheidung lückenlos nachvollziehbar.

#Rechte und Datenschutz

• ◇Eigene Reisekosten erfassen: eigene Entwürfe, Fahrten, Auslagen und Vorschüsse verwalten.
• ◇Reisekosten des Teams prüfen: eingereichte Abrechnungen einsehen und zurückgeben.
• ◇Reisekosten freigeben: Abrechnungen freigeben oder ablehnen.
• ◇Erstattung und Übergabe verwalten: Auszahlung und Übergabe an angebundene Systeme dokumentieren.
• ◇Reisekostenregeln verwalten: betriebliche Richtlinien und gültige Regelstände pflegen.

Statuswechsel, Regelstände, Vorschüsse, Entscheidungen und Übergaben werden nachvollziehbar protokolliert. Erfasst werden nur die für die Abrechnung bestätigten Reiseangaben.