Betriebsmittel verwalten und ausgeben

Betriebsmittel sind wiederverwendbare Werkzeuge, Maschinen und Geräte des Betriebs. Du findest sie unter Lager & Einkauf → Betriebsmittel. Sie sind weder Mengenartikel aus dem Lager noch Kundenanlagen, steuerliche Anlagegüter oder ein Ersatz für Sachkonten.

#Stammdaten anlegen

Für jedes Betriebsmittel führt Werkstube innerhalb des Betriebs:

• Inventarnummer sowie QR- und NFC-Code,
• Betriebsmitteltyp, Seriennummer und Zustand,
• Heimatlager und aktuellen Standort,
• optional einen Verweis auf das zugehörige Anlagegut in der Buchhaltung.

Inventarnummern und Codes dürfen im selben Betrieb nicht doppelt vorkommen. Der Zustand beschreibt zum Beispiel Neu, Gut, Gebraucht, Beschädigt, Verloren oder Gesperrt. Ein steuerlicher Verweis ergänzt die Stammdaten nur; Abschreibungen und Sachkonten bleiben in der Anlagenverwaltung.

Unter einem Auftrag findest du den Einstieg zusätzlich unter Ausführung → Betriebsmittel. Dort wird eine Ausgabe auf Wunsch direkt mit Auftrag, Arbeitspaket, Einsatz oder Kolonne verknüpft. Diese Vorgänge werden nur referenziert — die Planung und Kostenübergabe bleiben in ihren eigenen Bereichen.

#Reservieren, ausgeben und zurücknehmen

Reserviere ein konkretes Gerät für genau ein Ziel — Mitarbeiter, Kolonne oder Standort — und einen Zeitraum. Auftrag, Arbeitspaket, Einsatz und Kolonnenvorlage können zusätzlich als Referenzen erhalten bleiben. Bei der Ausgabe prüft Werkstube gleichzeitig, ob bereits eine aktive Ausgabe besteht und ob der ausgebende Mitarbeiter zur Zielkolonne gehört bzw. der Zielstandort passt. Es kann höchstens eine Ausgabe geben. Bei einem Konflikt siehst du den aktuellen Besitzer und Standort.

Bei der Ausgabe kann eine erwartete Rückgabe erfasst werden. Aktive Ausgaben werden nach diesem Zeitpunkt als Rückgabe überfällig markiert. Bei der Rückgabe sind Zustand und Rückgabeort Pflicht. Ergänze einen Schadenstext, wenn etwas beschädigt wurde. Werkstube speichert Ausgabe, Rückgabe, Zustand und Schaden gemeinsam; ein erneuter Klick mit derselben Vorgangs-ID erzeugt keine zweite Ausgabe oder Rückgabe.

#Prüfungen, Wartung und Sperren

Lege je Gerät Prüf- und Wartungspläne mit Zeit- oder Zählerintervall an. Ein Betriebsmitteltyp kann zusätzlich eine Prüfung vor Ausgabe, erforderliche Prüfungstypen und erlaubte Zählerarten (z. B. h, km) versioniert festlegen. Eine fällige Prüfung bzw. Wartung kann je Betrieb als Warnung oder Sperre behandelt werden. Im ausgewählten Gerät werden Prüf-/Wartungspläne, Ereignisse und überfällige Prüfungen, Wartungen oder Rückgaben deutlich angezeigt. Beschädigte Geräte können zusätzlich grundsätzlich gesperrt werden.

Eine Sperre darf nur eine Person mit Betriebsmittelsperren begründet übersteuern umgehen. Die Begründung ist Pflicht und wird zusammen mit der Übersteuerung revisionssicher gespeichert. Ein fehlgeschlagener Prüfvorgang kann das Gerät sperren; eine bestandene Prüfung schreibt den nächsten Termin fort.

#Rechte

Die Rechte gelten immer innerhalb des aktuellen Betriebs und für den handelnden Mitarbeiter:

• Betriebsmittel ansehen: Stammdaten, Zuordnungen, Ereignisse und Kostenquellen lesen.
• Betriebsmittel verwalten: Typen, Geräte, Standorte, Schäden, Zähler, Pläne und Regeln pflegen.
• Betriebsmittel ausgeben: Reservieren und Ausgaben anlegen.
• Betriebsmittel zurücknehmen: Rückgaben mit Zustand und Schaden erfassen.
• Betriebsmittelsperren begründet übersteuern: fällige oder gesperrte Geräte mit dokumentierter Begründung ausgeben.

#Ereignisse und Kostenübergabe

Die Historie bewahrt frühere Einträge auf. Werkstube kennt Ereignisse für reserviert, ausgegeben, zurückgenommen, Standort geändert, beschädigt, verloren, Wartung fällig, geprüft, Zählerstand erfasst, gesperrt und Sperre übersteuert. Ereignisse enthalten Zeitpunkt, handelnde Person, Vorgangs-ID, Grund und den fachlichen Kontext. Fotos, Dokumente und eine verantwortliche Person können am Ereignis verknüpft werden. So lässt sich etwa ein gemeldeter Schaden später nachvollziehen.

Eine einem Auftrag, Arbeitspaket oder einer Kolonne zugeordnete Ausgabe kann als Kostenquelle in die Kalkulation einfließen. Prüfe dort die Zuordnung und Bewertung. Die Werkzeugausgabe allein ersetzt keine Buchung oder Abschreibung in der Buchhaltung.

Siehe auch Lager & Bestände, Aufträge ausführen, Objekte und Anlagen und Mitarbeiter & Rechte.