Betriebsmittel verwalten und ausgeben

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Betriebsmittel verwalten und ausgeben“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

Betriebsmittel sind wiederverwendbare Werkzeuge, Maschinen und Geräte des Betriebs. Sie bilden eine eigene Domäne unter Lager & Einkauf → Betriebsmittel. Sie sind weder Mengenartikel aus dem Lager noch Kundenanlagen, steuerliche Anlagegüter oder ein Ersatz für Sachkonten.

#Stammdaten anlegen

Für jedes Betriebsmittel führt Werkstube mandantenweit eindeutig:

• Inventarnummer sowie QR- und NFC-Code,
• Betriebsmitteltyp, Seriennummer und Zustand,
• Heimatlager und aktuellen Standort,
• optional eine stabile Referenz zum steuerlichen Asset.

Inventarnummern und Codes dürfen im selben Betrieb nicht doppelt vorkommen. Der Zustand beschreibt zum Beispiel Neu, Gut, Gebraucht, Beschädigt, Verloren oder Gesperrt. Ein steuerlicher Verweis ergänzt die Stammdaten nur; Abschreibungen und Sachkonten bleiben in der dafür vorgesehenen Buchhaltungsdomäne.

Unter einem Auftrag findest du den Einstieg zusätzlich unter Ausführung → Betriebsmittel. Dort wird eine Ausgabe auf Wunsch direkt mit Auftrag, Arbeitspaket, Einsatz oder Kolonne verknüpft. Diese Vorgänge werden nur referenziert — die Planung und Kostenübergabe bleiben in ihren eigenen Bereichen.

#Reservieren, ausgeben und zurücknehmen

Reserviere ein konkretes Gerät für genau ein Ziel — Mitarbeiter, Kolonne oder Standort — und einen Zeitraum. Auftrag, Arbeitspaket, Einsatz und Kolonnenvorlage können zusätzlich als Referenzen erhalten bleiben. Bei der Ausgabe prüft Werkstube in einer Transaktion, ob bereits eine aktive Ausgabe besteht und ob der ausgebende Mitarbeiter zur Zielkolonne gehört bzw. der Zielstandort passt. Es kann höchstens eine Ausgabe geben. Bei einem Konflikt siehst du den aktuellen Besitzer und Standort.

Bei der Ausgabe kann eine erwartete Rückgabe erfasst werden. Aktive Ausgaben werden nach diesem Zeitpunkt als Rückgabe überfällig markiert. Bei der Rückgabe sind Zustand und Rückgabeort Pflicht. Ergänze einen Schadenstext, wenn etwas beschädigt wurde. Werkstube speichert Ausgabe, Rückgabe, Zustand und Schaden gemeinsam; ein erneuter Klick mit derselben Vorgangs-ID erzeugt keine zweite Ausgabe oder Rückgabe.

#Offline und QR-/NFC-Scan

In der Außendienst-App kannst du jedes aktive Betriebsmittel scannen, das du in deinem Betrieb sehen darfst – nicht nur bereits zugewiesene oder reservierte Geräte. Unterstützt werden Ausgabe, Rückgabe, Schaden und Zählerstand; bei der Ausgabe kannst du auch die erwartete Rückgabe offline erfassen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, überträgt Werkstube jede offline erfasste Aktion genau einmal und zeigt den aktuellen Stand an.

Auf Android liest die App QR-Codes über die Kamera und NFC-Tags direkt im Lesemodus. Falls ein Gerät kein NFC unterstützt oder NFC ausgeschaltet ist, kannst du Inventar-, QR- oder NFC-Kennung weiterhin manuell beziehungsweise über ein gekoppeltes Lesegerät eingeben. Die Auflösung erfolgt ausschließlich gegen den berechtigten, verschlüsselten Offline-Bestand.

Nach der Netzrückkehr zeigt die App den bekannten Synchronisationsstatus:

• Angewendet oder Zusammengeführt: Der Vorgang wurde übernommen.
• Konflikt: Besitzer, Standort oder Version haben sich geändert. Öffne den aktuellen Datensatz und entscheide bewusst.
• Abgelehnt: Zum Beispiel fehlt ein Recht oder der Inhalt ist ungültig.
• Wiederholbar: Die Übertragung war vorübergehend nicht möglich und wird später automatisch erneut versucht.

Ein Konflikt überschreibt niemals stillschweigend eine aktive Ausgabe. Das gilt auch dann, wenn mehrere Geräte gleichzeitig offline gearbeitet haben.

#Prüfungen, Wartung und Sperren

Lege je Gerät Prüf- und Wartungspläne mit Zeit- oder Zählerintervall an. Ein Betriebsmitteltyp kann zusätzlich eine Prüfung vor Ausgabe, erforderliche Prüfungstypen und erlaubte Zählerarten (z. B. h, km) versioniert festlegen. Eine fällige Prüfung bzw. Wartung kann je Betrieb als Warnung oder Sperre behandelt werden. Im ausgewählten Gerät werden Prüf-/Wartungspläne, Ereignisse und überfällige Prüfungen, Wartungen oder Rückgaben deutlich angezeigt. Beschädigte Geräte können zusätzlich grundsätzlich gesperrt werden.

Eine Sperre darf nur eine Person mit Betriebsmittelsperren begründet übersteuern umgehen. Die Begründung ist Pflicht und wird zusammen mit der Übersteuerung revisionssicher gespeichert. Ein fehlgeschlagener Prüfvorgang kann das Gerät sperren; eine bestandene Prüfung schreibt den nächsten Termin fort.

#Rechte

Die Rechte gelten immer innerhalb des aktuellen Betriebs und für den handelnden Mitarbeiter:

• Betriebsmittel ansehen: Stammdaten, Zuordnungen, Ereignisse und Kostenquellen lesen.
• Betriebsmittel verwalten: Typen, Geräte, Standorte, Schäden, Zähler, Pläne und Regeln pflegen.
• Betriebsmittel ausgeben: Reservieren und Ausgaben anlegen.
• Betriebsmittel zurücknehmen: Rückgaben mit Zustand und Schaden erfassen.
• Betriebsmittelsperren begründet übersteuern: fällige oder gesperrte Geräte mit Audit-Begründung ausgeben.

Das Recht Außendienst-App synchronisieren ist davon getrennt. Ein mobiles Gerät erhält Betriebsmittel nur, wenn seine Datenklasse und die Rechte der angemeldeten Person es erlauben.

#Ereignisse und Kostenübergabe

Die Historie ist append-only. Werkstube kennt Ereignisse für reserviert, ausgegeben, zurückgenommen, Standort geändert, beschädigt, verloren, Wartung fällig, geprüft, Zählerstand erfasst, gesperrt und Sperre übersteuert. Ereignisse enthalten Zeitpunkt, handelnde Person, Vorgangs-ID, Grund und den fachlichen Kontext. Fotos und Dokumente können über stabile Referenzen sowie eine verantwortliche Person am Ereignis verknüpft werden; eine eigene Dokumentdomäne entsteht dadurch nicht.

Eine Ausgabe an Auftrag, Arbeitspaket oder Kolonne erzeugt eine stabile, deduplizierbare Kostenquelle vom Typ equipment. Kalkulation und Kostenarten können diese Quelle übernehmen. Werkstube erzeugt daraus keine eigenen Sachkonten und bucht keine Steuer- oder Anlagenlogik.

Siehe auch Lager & Bestände, Aufträge ausführen, Objekte und Anlagen und Mitarbeiter & Rechte.