Formulare & Protokolle erstellen

#Wofür die Formulare gedacht sind

Mit Formulare & Protokolle bildet dein Betrieb wiederkehrende Nachweise ab, ohne für jeden Zweck eine eigene Maske entwickeln zu lassen. Typische Beispiele sind Abnahmen, Regieberichte, Inbetriebnahmen, Wartungsprotokolle und Sicherheitsprüfungen.

Wenn du vor dem normalen Protokoll erst Sprache, Stichpunkte oder Fotos ordnen möchtest, kannst du einen quellengebundenen Entwurf mit Bericht erfassen mit Werki vorbereiten. Übernimm ihn erst nach der Einzelprüfung in den normalen Protokollablauf.

Ein Protokoll wird immer mit einem Projekt und mindestens einem passenden Vorgang verknüpft. Dadurch findest du es später direkt am Auftrag, Objekt oder an der Anlage wieder.

#Eine Vorlage erstellen

Öffne Einstellungen → Formulare & Protokolle. Du kannst mit einer leeren Vorlage beginnen oder die fünf Startvorlagen ergänzen.

1. Grunddaten festlegen

   Vergib einen eindeutigen Namen, beschreibe den Zweck und ordne Gewerk und Kategorie zu. Entscheide bewusst, ob die Vorlage nur intern, für alle Beteiligten im Kundenportal oder nur für eine bestimmte Projektrolle sichtbar sein darf.
2. Abschnitte und Felder bauen

   Füge Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein, Tabelle, Foto, Datei, Messwert, Anlage, Person, Ort oder Signaturhinweis hinzu. Die Reihenfolge lässt sich jederzeit ändern.
3. Regeln ergänzen

   Markiere Pflichtfelder. Unter Feldregeln kannst du ein Feld abhängig von einer anderen Angabe einblenden oder einen Messwert berechnen lassen.
4. Vorlage testen

   Aktiviere Vorlage testen und fülle die Vorschau wie ein echtes Protokoll aus. Pflichtfelder, Sichtbarkeit und Berechnungen werden dabei bereits geprüft.
5. Veröffentlichen

   Speichere den Entwurf und veröffentliche ihn. Erst veröffentlichte Versionen können für neue Protokolle verwendet werden.

Jede Veröffentlichung erzeugt einen neuen, unabhängigen Entwurf. Änderungen an diesem Entwurf verändern keine früher ausgefüllten Protokolle und keine bereits erzeugten PDFs. Nicht mehr benötigte Vorlagen kannst du archivieren; vorhandene Nachweise bleiben erhalten.

#Vor Ort ausfüllen – auch bei schlechtem Netz

Du kannst ein Protokoll zentral unter Formulare & Protokolle beginnen oder direkt am Auftrag, Projekt, Objekt beziehungsweise an der Anlage auf Protokoll ausfüllen klicken. Werkstube übernimmt den jeweiligen Bezug, prüft die Zuordnung und stellt passende Vorlagen für Gewerk und Vorgang nach vorn. Anschließend führt Werkstube abschnittsweise durch das Formular und zeigt den Fortschritt sowie noch fehlende Pflichtangaben.

Ist eine Angabe ungültig, markiert Werkstube das betroffene Feld und zeigt den Fehler direkt darunter. Screenreader geben dabei sowohl den ungültigen Zustand als auch die zugehörige Fehlermeldung am Feld aus.

Während der Eingabe speichert Werkstube den Entwurf automatisch. Fällt die Verbindung aus, bleiben Werte und neu aufgenommene Fotos lokal auf diesem Gerät gesichert – auch nach einem Neustart. Sobald die Verbindung wieder da ist, werden ausstehende Dateien und der Entwurf synchronisiert.

Meldet Werkstube einen Speicherkonflikt, wurden dieselben Angaben inzwischen auf einem anderen Gerät geändert. Lade den Serverstand nur dann, wenn du den lokalen Entwurf bewusst verwerfen möchtest.

#Prüfen, unterschreiben und festschreiben

Nach Einreichen ist der Inhalt unveränderlich und kann geprüft, freigegeben oder mit Begründung abgelehnt werden. Bis zu zwei Beteiligte mit unterschiedlichen Rollen können unterschreiben. Werkstube hält dabei das Schriftbild der Unterschrift oder eine bewusst gewählte Tastatur-/Schalterbestätigung, Name, Rolle, Zeitpunkt, Bestätigungstext und den Prüfwert genau dieser Protokollversion fest. Wähle im Signaturdialog Tastatur-/Schalterbestätigung, wenn keine Zeichnung möglich ist, und bestätige den Hinweis vor dem verbindlichen Speichern. Dieser Weg erzeugt ein eindeutig beschriftetes Bestätigungsbild statt einer nachgeahmten Handschrift.

Nach der Freigabe erzeugt Festschreiben & PDF den endgültigen Nachweis. Das PDF enthält die sichtbaren Angaben, Tabellen, abgebildeten Unterschriften, Anlagenverzeichnis und Prüfwerte. Die Zuordnung zu Projekt, Auftrag, Objekt und Anlage wird vor dem Festschreiben gegen die Betriebsdaten geprüft. Das PDF wird zentral abgelegt und ist an allen verknüpften Vorgängen auffindbar.

#Aus einem finalen Formular einen Mangel anlegen

Ist ein Protokoll festgeschrieben, erscheint für Personen mit dem Recht Mängel erfassen und veröffentlichen die Aktion Mangel aus Formular erstellen. Sie öffnet den vorhandenen Mängel-Drawer über die Mängelroute — kein zweites Formular und keine manuelle Suche sind nötig. Projekt, Auftrag, Objekt und Anlage des Protokolls werden übernommen; der Titel wird aus dem Formularnamen vorgeschlagen.

Beim Speichern entsteht zunächst ein Mangelentwurf. Werkstube speichert dabei die Quelle Formular und die ID der finalen Submission. So bleibt im Mangel erkennbar, aus welchem unveränderlichen Protokoll er entstanden ist. Die Aktion ist bei Entwürfen, eingereichten oder nur freigegebenen Formularen nicht verfügbar.

#Berechtigungen

• Vorlagen ansehen erlaubt die Vorlagenbibliothek.
• Vorlagen verwalten erlaubt Entwürfe und Felder zu bearbeiten.
• Vorlagen veröffentlichen erlaubt Veröffentlichung und Archivierung.
• Formulare ausfüllen erlaubt Entwürfe anzulegen und einzureichen.
• Formulare prüfen erlaubt Freigabe, Ablehnung und Festschreibung.
• Formulare unterschreiben erlaubt eine verbindliche Signatur.

Trenne Erfassung und Prüfung in den Gruppenrechten, wenn dein Betrieb ein Vier-Augen-Prinzip nutzt. Für Fotos, Dateien und Unterschriften im Protokoll brauchen Beschäftigte keine zusätzliche, allgemeine Dokumentberechtigung: Werkstube beschränkt den Zugriff automatisch auf das jeweilige Protokoll und den passenden Bearbeitungsstand.

#Native Außendienst-App: Fotos offline und Konflikte

Die native Außendienst-App hält zugewiesene Aufträge und vorgemerkte Eingaben verschlüsselt auf dem Gerät. Notizen, Zeiten, Materialvorgänge und Fotos können ohne Netz erfasst werden; nach der Rückkehr der Verbindung synchronisiert die App sie automatisch. Ein verbindlicher Abschluss, eine Abnahme und eine Unterschrift bleiben online-pflichtig.

Ein Foto wird vor Ort über die systemeigene Foto-/Kameraauswahl aufgenommen oder ausgewählt, verschlüsselt vorgemerkt und in wiederaufnehmbaren Teilen übertragen. Die Datei wird erst nach vollständigem Upload und SHA-256-Prüfung als Nachweis übernommen.

Unter Mehr → Synchronisation sind vorgemerkte, synchronisierte und zu prüfende Vorgänge getrennt sichtbar. Bei einem Konflikt zeigt Werkstube den aktuellen Serverstand und die gesicherte lokale Eingabe, statt eine Seite still zu überschreiben. Vergleiche beide Stände und erfasse die gewünschte Änderung bewusst erneut auf der aktuellen Basis. Lösche die App nicht, solange noch Eingaben oder Fotos als vorgemerkt erscheinen.

Für klassische Leistungs- und Materialrückmeldungen findest du zusätzlich die Anleitung Arbeitsscheine vorbereiten & abnehmen.