Werki verwenden

#Was Werki kann

Werki ist der KI-Assistent in Werkstube. Du kannst in normalem Deutsch nach Kunden, Vorgängen, Terminen, Dokumenten und Kennzahlen fragen. Antworten können neben Text auch Listen, Diagramme, Dokumentkarten und vorbereitete Formulare enthalten.

Jede Antwort von Werki ist in der Oberfläche ausdrücklich als KI-generiert gekennzeichnet. Diese Kennzeichnung sagt, woher der Text stammt; sie ist kein Gütesiegel für seine inhaltliche Richtigkeit.

Beispiele:

• „Welche Rechnungen sind überfällig?“
• „Zeig mir die Termine von morgen.“
• „Finde alle offenen Aufträge von Müller.“
• „Bereite einen neuen Kunden aus dieser Notiz vor.“
• „Öffne die Dokumente zu Rechnung RE-1042.“

#Gute Fragen stellen

Du kannst natürlich formulieren und Synonyme verwenden, etwa „unbezahlt“ statt „offen“. Werki bezieht kurze Folgefragen wie „und Mahnungen?“, „welche davon?“ oder „nur die von Maier“ auf den unmittelbar vorherigen Austausch. Bei einem klaren Themenwechsel beginnt ein neuer Zusammenhang. Zeitraum, Kunde oder Vorgang darfst du trotzdem nennen, wenn er für die gewünschte Eingrenzung wichtig ist. Bei mehreren Treffern fragt Werki nach oder zeigt eine Liste. Längere Listen sind in Seiten mit jeweils fünf Einträgen aufgeteilt; wechsle über die kompakte Seitennavigation rechts unter den Ergebnissen.

#Vorschläge und Aktionen

Werki kann Formulare vorausfüllen und Aktionen vorschlagen. Eine Änderung wird nicht allein dadurch ausgeführt, dass sie im Chat erscheint. Prüfe Ziel, Daten und Auswirkung und bestätige erst dann.

Auch einen Bericht kann Werki aus Sprache, Text oder Fotos als quellengebundenen Entwurf vorbereiten. Die einzelnen Angaben bleiben prüfbar; Werki ergänzt keine fehlenden Tatsachen. Eine eigene Anleitung findest du unter Bericht erfassen mit Werki.

#Rechte und Daten

Werki arbeitet mit den Rechten der angemeldeten Person. Was du in Werkstube nicht sehen oder ändern darfst, darf auch Werki nicht für dich abrufen oder bearbeiten.

#E-Mails zusammenfassen und Handlungsbedarf prüfen

Du kannst Werki zum Beispiel fragen: „Fasse meine heutigen E-Mails zusammen“ oder „Welche Mails brauchen eine Reaktion?“. Werki verwendet dafür vorbereitete Zusammenfassungen der E-Mails, die du im Posteingang sehen darfst. Jede Aussage bleibt mit der zugehörigen Mail verknüpft. Öffne die Mailkarte, bevor du auf eine Frist, Bitte oder vorgeschlagene Reaktion vertraust.

Die Vorbereitung läuft im Hintergrund. Wenn E-Mails noch nicht ausgewertet werden konnten, nennt Werki die Abdeckung als unvollständig. Ausstehende oder fehlgeschlagene Auswertungen bedeuten nicht, dass diese E-Mails unwichtig sind. Frage später erneut oder öffne die betroffenen Mails direkt.

Vorgeschlagene nächste Schritte sind nur Hinweise. Werki erstellt dadurch keine Aufgabe, bucht keinen Termin und sendet keine Antwort.

#Werki beim Schreiben von E-Mails

Beim Formulieren einer E-Mail in einem konkreten Kunden- oder Auftragskontext liest Werki vor dem Entwurf automatisch den passenden Verlauf. Dazu gehören die jüngste Kommunikation mit dem Kunden, seine aktuellen Aufträge und – wenn ein Auftrag feststeht – die Einträge aus dem Verlauf dieses Auftrags. Bei Angebots-E-Mails wird der Auftrag ebenfalls berücksichtigt.

Werki nutzt dafür nur verlässliche Kunden- und bestätigte Auftragszuordnungen sowie nur Daten, auf die du Zugriff hast. Fehlt eine verlässliche Zuordnung oder ein erforderliches Recht, bleibt der entsprechende Verlauf außen vor; Werki ergänzt keine vermeintlichen Zusammenhänge. Der Kontext ist bewusst auf aktuelle, begrenzte Einträge beschränkt. Prüfe den Entwurf weiterhin selbst, besonders bei Terminen, Preisen und Zusagen.

#Quellen aus Betriebswissen

Wenn Werki eine Aussage aus einem Wissensdokument verwendet, erscheinen verifizierte Quellen direkt unter der Antwort. Klicke eine Quelle an, um die Fundstelle hervorgehoben zu öffnen. Vor dem Öffnen prüft Werkstube erneut deine Berechtigung und ob das Dokument unverändert zur gespeicherten Fundstelle passt.

Eine vom Sprachmodell frei geschriebene Quellenangabe reicht nicht aus: Nur Quellenchips, die Werkstube selbst geprüft hat, sind anklickbar. Kann Werki eine Aussage nicht vollständig belegen, zeigt es stattdessen nur die sicher zugeordneten Originalangaben.

#Wenn Werki unsicher ist

Bitte um die zugrunde liegenden Vorgänge oder öffne die angebotenen Karten und Quellen. Aussagen aus Betriebswissen tragen eine verifizierte Fundstelle; fehlt sie, sollte Werki die Aussage nicht als belegtes internes Wissen darstellen. Bei unvollständigem Betriebswissen benennt Werki die Unsicherheit. Triff keine wichtige Kunden-, Personal- oder Finanzentscheidung ausschließlich auf Basis einer ungeprüften KI-Antwort.

#Wofür Werki nicht gedacht ist

Werki ist keine autonome Entscheidungsstelle. Verwende Antworten und Auswertungen nicht allein, um Bewerber auszuwählen, Beschäftigte zu bewerten, Personalmaßnahmen zu beschließen, Menschen nach persönlichen Eigenschaften einzustufen oder sicherheitskritische Entscheidungen zu treffen. Auch rechtliche, steuerliche, medizinische und sicherheitsbezogene Bewertungen brauchen eine dafür qualifizierte Person.

Wenn du eine Änderung anstößt, bleibt die Entscheidung bei dir: Werki bereitet sie höchstens vor, die Anwendung prüft deine Berechtigung und kritische Schritte verlangen eine sichtbare Bestätigung.

#Das erste Gespräch führen

1. Wähle Werki in der linken Navigation. Wenn der Bereich fehlt, lasse deine KI-Ansichtsrechte prüfen.
2. Klicke in Nachricht an Werki … und beschreibe eine konkrete Aufgabe mit Zeitraum oder Vorgangsbezug.
3. Wähle Senden. Warte, bis die Antwort abgeschlossen ist, bevor du eine weitere Anweisung erteilst.
4. Öffne die angebotenen Vorgangskarten oder Quellen und prüfe, ob Werki den richtigen Kunden, Auftrag oder Zeitraum verwendet hat.
5. Stelle eine Folgefrage, wenn die Eingrenzung stimmt. Bei einem anderen Anliegen beginne einen neuen Chat, damit alte Angaben nicht versehentlich als Kontext dienen.

Ein brauchbarer Einstieg ist: „Zeige mir die offenen Aufträge von Kunde Müller und nenne jeweils den nächsten Termin.“ Gibt es mehrere Kunden dieses Namens, präzisiere mit Ort oder Kundennummer. Verwende reale Vorgänge aus deinem Betrieb.

#Von einer Antwort zur tatsächlichen Änderung

Eine Erklärung, ein Vorschlag und eine ausgeführte Aktion sind verschiedene Ergebnisse. Lies deshalb nach einer Änderungsanweisung nicht nur den Antworttext, sondern auch die angezeigte Aktions- oder Formularkarte.

1. Nenne das Ziel und die gewünschte Änderung, zum Beispiel den konkreten Kundendatensatz und die neue Telefonnummer.
2. Prüfe, welcher Datensatz betroffen ist und welche Werte übernommen werden sollen.
3. Wenn Werkstube eine Bestätigung oder ein vorausgefülltes Formular zeigt, kontrolliere alle Felder und führe den angebotenen Schritt bewusst aus.
4. Warte auf die Erfolgsmeldung. Öffne danach den Datensatz und kontrolliere das Ergebnis.
5. Bei einer Fehlermeldung lies den Grund. Wiederhole eine Versand- oder Buchungsanweisung erst, nachdem du den tatsächlichen Zustand geprüft hast.

Eine Antwort wie „Das könntest du tun“ ist kein gespeicherter Datensatz. Umgekehrt kann ein bereits bestätigter Versand nicht durch das Löschen des Chats zurückgenommen werden.

#Eine bestimmte Unterlage befragen

Öffne Einstellungen → Betriebswissen → Dokumente, wähle das Dokument und trage in den Details eine Testfrage ein. Werki fragen öffnet das Gespräch mit diesem Dokument als Bezug. Kontrolliere den angezeigten Dokumentbezug am Eingabefeld; entferne ihn, wenn du wieder allgemein fragen möchtest.

Der vollständige Ablauf mit Upload, Verarbeitungsstatus und Textvorschau steht unter Betriebswissen für Werki. Für Sprache, Fotos und einen Berichtsentwurf nutze Bericht erfassen mit Werki.

#Wenn eine Antwort nicht weiterhilft

Für die automatische Bearbeitung eingehender E-Mails verwende Assistent einrichten und steuern. Die Freigaben dafür werden getrennt vom Gespräch mit Werki verwaltet.