Lohnanbieter anbinden

Mit einer Lohnanbindung übergibst du vorbereitete Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten an deinen Lohnanbieter und importierst anschließend dessen Rückmeldung und Dokumente. Werkstube berechnet keine gesetzliche Lohnsteuer oder Sozialversicherung. Die Berechnung und fachliche Prüfung erfolgen beim Anbieter, im Steuerbüro oder in der Lohnbuchhaltung.

In der aktuellen Werkstube-Umgebung ist DATEV der verfügbare Lohnanbieter. Weitere Lohnanbieter sind Kommt bald, sofern sie nicht ausdrücklich angeboten werden.

#Voraussetzungen

Du brauchst:

• Zugriff auf Team → Lohnmanagement;
• die Rechte für Verbindung, Vorbereitung, Freigabe und Übergabe an den Lohnanbieter;
• die Angaben deines Steuerbüros oder der DATEV-Administration: Beraternummer, Client-ID, passendes Payroll-System und sichere Zugangsreferenz;
• eine vollständige Mitarbeiter- und Betriebsstammdatenpflege;
• für Produktion die externe Freigabe und einen erfolgreich geprüften Zugang.

Arbeite für die Einrichtung am Desktop. Auf mobilen Geräten ist die Buchhaltung schreibgeschützt; die Lohnanbindung und Übergabe stehen ebenfalls für die Desktop-Ansicht zur Verfügung.

#DATEV-Verbindung einrichten

1. Lohnmanagement öffnen

   Gehe zu Team → Lohnmanagement und öffne den Tab Anbindung.
2. Neue Verbindung wählen

   Lass bei Bestehende Verbindung die Auswahl Neue Verbindung stehen oder wähle eine vorhandene Verbindung, wenn du sie prüfen möchtest.
3. Stammdaten eintragen

   Trage Beraternummer, Client-ID und einen Anzeigenamen ein.
4. System festlegen

   Wähle bei Payroll-System DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt.
5. Umgebung wählen

   Wähle Sandbox / Test für einen Testzugang oder Produktion für die echte Übergabe.
6. Sicheren Zugang angeben

   Trage die von der Administration bereitgestellte Referenz für den sicheren Zugang ein. Der geheime Wert selbst gehört nicht in eine Notiz.
7. Verbindung prüfen

   Klicke auf Verbindung serverseitig validieren und warte auf die Rückmeldung.

Wenn noch keine Verbindung validiert ist, führt der Statushinweis direkt zum Tab Anbindung. Fehlt dir die sichere Zugangsreferenz oder wird die Produktionsfreigabe verlangt, kann die Einrichtung nicht durch weitere Klicks abgeschlossen werden. Bitte DATEV, dein Steuerbüro oder die Werkstube-Administration um die fehlende Freigabe.

#Verbindung prüfen

Nach der Validierung zeigt die Statuskarte, ob die Lohnanbindung geprüft wurde. Lies außerdem die angezeigten Fähigkeiten:

• ob Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten übergeben werden können;
• ob Ergebnisse und Berichte abgerufen werden können;
• welche Zuordnungsversion verwendet wird;
• ob Dokumente freigegeben oder noch nicht veröffentlicht sind.

Beginne keinen Monatslauf, solange die Verbindung einen Fehler zeigt oder die benötigte Fähigkeit nicht vorhanden ist.

#Monatslauf vorbereiten und übermitteln

1. Monatslauf anlegen

   Öffne den Tab Läufe, klicke auf Neuer Monatslauf, trage Abrechnungsmonat und Zahltag ein und klicke auf Lauf vorbereiten.
2. Vorbereitung prüfen

   Prüfe Mitarbeiter, Änderungen, Abwesenheiten, Einmalzahlungen und die im Lauf angezeigten Hinweise.
3. Intern prüfen

   Klicke auf Zur internen Prüfung. Wenn ein Vier-Augen-Prinzip eingerichtet ist, muss eine zweite berechtigte Person prüfen.
4. Freigeben

   Nach abgeschlossener Prüfung klicke auf Freigeben. Prüfe vorab noch einmal Monat und Zahltag.
5. Übergabe vorbereiten

   Wähle die geprüfte Verbindung und klicke auf Exchange vorbereiten.
6. Übermitteln

   Prüfe die Zusammenfassung und klicke auf Exchange übermitteln.
7. Status abwarten

   Klicke später auf Refresh, bis der Anbieterstatus vorliegt. Starte keine zweite Übergabe, solange der erste Status unbekannt ist.

Die Schaltfläche DATEV erzeugt einen versionierten Übergabefile für einen technischen Testimport oder einen vereinbarten manuellen Austausch. Ein direkter Import ist nur mit erfolgreichem technischem Test und der erforderlichen DATEV-Schnittstellenfreigabe sinnvoll. Die Datei selbst bestätigt noch keine angenommene Abrechnung.

#Rücklauf und Dokumente prüfen

Öffne den Tab Rücklauf & Dokumente und wähle die betreffende Übergabe über Exchange-ID, Zeitraum oder Monatslauf.

1. Rücklauf importieren

   Klicke auf Rücklauf importieren, sobald der Anbieter ein Ergebnis bereitstellt.
2. Ergebnis vergleichen

   Prüfe die Ergebnisgruppen, Summen und den Cent-Abgleich gegen den freigegebenen Lauf.
3. Dokumente kontrollieren

   Prüfe, ob die Lohnabrechnungen als Veröffentlicht oder als Eingegangen – nicht veröffentlicht angezeigt werden.
4. Abweichungen bearbeiten

   Lies die Anbieterhinweise, kläre die Ursache und bestätige den Vorgang mit Als bearbeitet bestätigen, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Wenn eine neue Abrechnung nötig ist, nutze Korrekturlauf nach Rücksprache mit der Lohnbuchhaltung. Überschreibe nicht einfach den ursprünglichen Lauf.

#Freigabe, Benachrichtigungen und Dokumente

Im Tab Vorbereitung findest du die Einstellungen für Freigabe und Zustellung:

Unter DATEV-Lohnübergabe legst du außerdem Zielprogramm und Lohnarten für Grundgehalt, Sonderzahlung und Stundenlohn fest. Übernimm diese Zuordnung nur nach Vorgabe deines Steuerbüros.

#Häufige Fehler

#Offizielle DATEV-Hilfe

• DATEV: HR Exchange
• DATEV: HR Exports
• DATEV: Payroll Reports
• DATEV: Anforderungen für Schnittstellen

Die DATEV-Seiten erklären die externe Freigabe, Zielprogramme und Rückmeldungen. Welche Felder und Übergabeschritte in deiner Werkstube-Umgebung verfügbar sind, zeigt der Tab Anbindung beziehungsweise Läufe.