Rechnungen & E-Rechnungen

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Rechnungen & E-Rechnungen“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

#Rechnung erstellen

Am schnellsten erstellst du eine Rechnung aus einem fertigen Auftrag. Positionen, Kunde und Bezug werden übernommen. Du kannst eine Rechnung auch direkt unter Finanzen → Rechnungen anlegen.

Ein neuer Entwurf hat zunächst keine Rechnungsnummer. Du kannst Empfänger, Daten, Positionen, Preise, Steuern, Zahlungsbedingungen und Ausgabeformat in Ruhe bearbeiten. Die Nummer wird erst beim verbindlichen Festschreiben vergeben.

Die Dokumentsprache übernimmt zunächst den Kundenstandard. Bei Englisch zeigt Werkstube fehlende eigene Übersetzungen und blockiert die Festschreibung, bis sie freigegeben oder als sichtbarer deutscher Fallback ausdrücklich bestätigt wurden. Der vollständige Ablauf steht unter Mehrsprachige Dokumente.

Für Wartung, Miete und andere wiederkehrende Leistungen verwendest du Finanzen → Serienpläne. Die vollständige Anleitung findest du unter Serien- und Abo-Rechnungen.

#Beträge und Steuern

Werkstube rechnet Mengen, Einzelpreise, Rabatte und Steuersätze auf den Cent. Im Abschnitt Steuer & Leistungsort hältst du zusätzlich Leistungsart, Empfängerart, Länder und den steuerlichen Fall fest. Werkstube verlangt die dazugehörigen Nachweise und verwendet nach der Bestätigung denselben Stand für Rechnung, PDF, E-Rechnung und Buchhaltung. Eine ausführliche Anleitung findest du unter Steuerfälle, Leistungsort & Nachweise.

Prüfe trotzdem, ob Leistungsdatum, Steuerfall und Zahlungsbedingungen zum Vorgang passen. Für Kleinunternehmer gelten eigene Hinweise und Texte.

#Abschläge, Teil- und Schlussrechnungen

Braucht ein Auftrag mehrere Rechnungen, öffne ihn und wähle Bauabrechnung einrichten. Lege zuerst die Abrechnungsart, die Netto-Vertragssumme je Umsatzsteuersatz, bereits genehmigte Nachträge und — sofern zutreffend — den nach § 35a EStG begünstigten Anteil fest. Für § 13b UStG, den PV-Nullsteuersatz oder eine steuerfreie Leistung wählst du den passenden Steuerfall und hinterlegst den gesetzlichen Grund.

Du kannst anschließend einen Abschlags- oder Meilensteinplan anlegen oder jeden Abrechnungsstand frei berechnen:

1. Gib den kumulierten Leistungsstand in Prozent oder einen neuen festen Netto-Betrag an.
2. Prüfe aktuelle Forderung, Umsatzsteuer, kumulierten Stand und verbleibenden Vertragsrest.
3. Gib den berechneten Stand ausdrücklich frei.
4. Erzeuge daraus den Rechnungsentwurf und schreibe ihn nach der üblichen Rechnungsprüfung fest.

Ist die berechnete Vorschau falsch, verwirfst du sie mit einer kurzen Begründung und berechnest den Stand neu. Solange eine Vorschau oder ein noch nicht festgeschriebener Rechnungsentwurf offen ist, bleiben Abrechnungsplan und Nachträge gesperrt. So kann sich die Berechnungsgrundlage nicht unbemerkt zwischen Prüfung und Festschreibung verändern.

Ein später genehmigter Nachtrag wird als eigener, unveränderlicher Eintrag ergänzt. Frühere Abrechnungsstände werden dadurch nicht umgeschrieben; die nächste Teil- oder Schlussrechnung berücksichtigt ihn in der fortlaufenden Kette. Minderungen erfasst du als negativen Nachtrag.

Die Schlussrechnung übernimmt exakt den noch nicht berechneten Vertragsrest. Werkstube sperrt sie, wenn ein früherer Abrechnungsstand noch nicht festgeschrieben ist oder Vertrag, Nachträge, Steuergruppen und bisherige Rechnungen rechnerisch nicht zusammenpassen. Gemischte Umsatzsteuersätze werden je Steuergruppe kumulativ gerundet, damit die Schlussrechnung keine Rundungsreste offenlässt.

Bei § 13b weist die E-Rechnung den Reverse-Charge-Steuerfall aus und verlangt die USt-IdNr. beider Parteien. Ein §35a-fähiger Anteil erscheint als gesonderter Hinweis im Rechnungsdokument. Korrekturen bleiben mit dem betroffenen Abrechnungsstand verbunden; die Kette wird für eine rechnerisch passende Folgerechnung wieder geöffnet.

Bei einem Gegenbeleg übernimmt Werkstube den bestätigten Steuerfall des Ursprungsbelegs je Position. Ein geänderter Steuersatz oder eine nicht eindeutig zuordenbare historische Behandlung wird vor der Festschreibung abgewiesen.

#Sicherheitseinbehalte und Bürgschaften

Unter Sicherheiten & Einbehalte hinterlegst du für eine Bauabrechnung getrennte Vereinbarungen zur Vertragserfüllung und zur Gewährleistung. Möglich sind ein Prozentsatz oder ein Festbetrag, die Bemessung auf dem aktuellen, kumulierten oder vertraglichen Brutto, eine Obergrenze, der Einbezug genehmigter Nachträge und eine dokumentierte Freigabebedingung. Solange eine Vereinbarung noch auf keine Rechnung angewendet wurde, kann sie geändert werden.

Werkstube berechnet den passenden Einbehalt beim Erzeugen einer Rechnung aus einem Abrechnungsstand automatisch und verteilt ihn centgenau auf die enthaltenen Steuergruppen. Der Einbehalt ist kein Rabatt: Netto, Umsatzsteuer, Umsatz und Rechnungsbrutto bleiben unverändert. Nur der zunächst fällige Zahlbetrag wird gemindert. Der einbehaltene Teil erscheint daher weder in Mahnungen noch als überfällige Forderung.

Nach der Abnahme oder bei Eintritt der vereinbarten Bedingung kannst du einen Einbehalt ganz oder teilweise freigeben, beanspruchen oder durch eine registrierte Bürgschaft ablösen. Bürge, Referenz, Betrag und Gültigkeitszeitraum werden strukturiert erfasst. Beim Registrieren lädst du die Bürgschaftsurkunde als PDF oder Bild hoch; sie wird geschützt beim Auftrag abgelegt und ist nur mit Dokumentenrecht einsehbar. Eine Bürgschaft ohne passende Urkunde kann nicht gebucht werden. Jede Aktion braucht ein Wirksamkeitsdatum und einen Grund; eine fehlerhafte Aktion wird mit einer nachvollziehbaren Stornierung aufgehoben, nicht überschrieben.

Die geplante Freigabe ist bei jeder Vereinbarung verpflichtend. Sobald sie erreicht ist, markiert Werkstube die Sicherheit mit Freigabe prüfen. Eine Freigabe wird erst an ihrem eingetragenen Fälligkeitsdatum zum offenen Posten. Wird die Sicherheit dagegen wegen eines Schadens beansprucht, ist dieser Betrag nicht mehr einziehbar und wird deshalb nicht gemahnt.

#Prüfen und festschreiben

Öffne den Entwurf und wähle Prüfen & festschreiben. Die Prüfung zeigt Empfänger, Termine, Positionen, Gesamtsumme und Ausgabeformat. Fehlende Pflichtangaben müssen zuerst ergänzt werden.

Mit Verbindlich festschreiben erhält der Beleg seine Rechnungsnummer. Empfänger, Positionen, Steuer, Beträge und die verwendeten Rechnungsdaten sind danach nicht mehr bearbeitbar. Werkstube bewahrt den festgeschriebenen Stand unabhängig von späteren Änderungen an Kunde, Betrieb oder Dokumentdesign auf.

Zum Festschreiben brauchst du das Recht Rechnungen festschreiben und eine Online-Verbindung. Ist in deinem Betrieb das Vier-Augen-Prinzip eingeschaltet, muss eine zweite berechtigte Person den Beleg freigeben.

#E-Rechnung und PDF

Für ZUGFeRD/Factur-X bettet Werkstube eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 in das PDF ein. Das Dokument ist damit für Menschen lesbar und kann von geeigneter Buchhaltungssoftware maschinell verarbeitet werden.

Verlangt ein Empfänger eine XRechnung, wählst du im Kundenstamm oder im Rechnungsentwurf XRechnung (UBL) beziehungsweise XRechnung (CII). Ergänze dabei die Leitweg-ID oder Käuferreferenz, die elektronische Empfängeradresse und — falls vorhanden — Bestell- und Vertragsreferenzen. Die Werte werden beim Anlegen in die Rechnung kopiert. Spätere Änderungen am Kundenstamm verändern eine bereits erstellte Rechnung nicht.

Beim Öffnen von Prüfen & festschreiben prüft Werkstube die XRechnung bereits vor der Nummernvergabe. Der Dialog zeigt fehlende oder widersprüchliche Angaben direkt an, zum Beispiel Leitweg-ID, Empfängeradresse oder eine fehlerhafte Position. Erst ein gültiger Prüfstand kann verbindlich festgeschrieben werden.

Rechnungen, Stornos, Teilkorrekturen und Gutschriften werden passend zum gewählten Format als UBL oder CII erstellt. Eine festgeschriebene XRechnung bleibt für den Versand gesperrt, bis genau die zugehörige XML-Datei erfolgreich mit den für diesen Beleg festgehaltenen KoSIT-Regeln geprüft wurde. So wird eine angeforderte XRechnung weder ungeprüft versendet noch still durch ein gewöhnliches PDF ersetzt.

#Zahlungs-QR-Code

Ist im verwendeten Dokumentdesign ein Zahlungs-QR-Code vorgesehen, erzeugt Werkstube daraus einen echten EPC-Zahlungs-QR-Code (GiroCode) für eine SEPA-Überweisung. Beim Scannen mit einer unterstützten Banking-App werden Empfänger, IBAN, optional BIC, der aktuell fällige Zahlbetrag und der Verwendungszweck der Rechnung übernommen. Der QR-Code ist damit kein bloßes Bild und ersetzt auch nicht die sichtbar gedruckten Zahlungsangaben.

Der Betrag entspricht dem tatsächlich fälligen Zahlbetrag. Bei einem vereinbarten Sicherheitseinbehalt ist das nicht zwingend das Rechnungsbrutto. Als Verwendungszweck verwendet Werkstube den festgehaltenen Zahlungscode der Rechnung, damit die Zahlung später eindeutig zugeordnet werden kann. Er steht auf jeder festgeschriebenen Rechnung sichtbar als „Verwendungszweck“ und ist derselbe Wert wie im Zahlungs-QR-Code sowie in der E-Rechnung. In der Rechnungsansicht kannst du ihn außerdem direkt kopieren.

Für den QR-Code müssen im Betriebsprofil ein gültiger Empfängername und eine gültige IBAN vorhanden sein. Eine BIC ist optional, muss aber — wenn sie hinterlegt wird — gültig sein. Auch Betrag und Verwendungszweck dürfen die zulässigen Grenzen des EPC-Formats nicht überschreiten. Ungültige oder unvollständige Stammdaten werden nicht still gekürzt oder geraten: Werkstube erzeugt keinen fehlerhaften QR-Code. Ergänze die Daten im Betriebsprofil, prüfe die Vorschau erneut und erzeuge dann ein Test-PDF.

Bei vielen Positionen wächst die Rechnung über weitere Seiten. Der Tabellenkopf wird auf Folgeseiten wiederholt; Summenblock, Zahlungsangaben, Grußformel und Zahlungs-QR bleiben zusammen und werden bei fehlendem Platz vollständig auf die nächste Seite verschoben. Unter Einstellungen → Designs kannst du dieses Verhalten mit einem Test-PDF und einer langen Positionstabelle prüfen.

#Vor dem Festschreiben prüfen

• Rechnungsanschrift und Ansprechpartner
• Leistungs- und Rechnungsdatum
• Positionen, Mengen, Preise und Steuern
• bestätigte Steuerentscheidung und alle geforderten Nachweise
• Zahlungsziel und Bankverbindung
• Einleitungs- und Schlusstext
• bei XRechnung: Format, Leitweg-ID/Käuferreferenz, Empfängeradresse und Validierungsstatus
• Vorschau, Anlagen und Versandweg

Nach der Festschreibung kannst du Versenden wählen. PDF, XRechnungs-XML und Prüfbericht gehören dabei zu demselben festgeschriebenen Stand. Werkstube hält den Empfänger, den Zustellversuch und die Rückmeldung des Maildienstes nachvollziehbar fest. Ein Versandfehler ändert den Beleg nicht zurück in einen Entwurf. Er bleibt festgeschrieben und kann mit demselben Empfängerstand wiederholt zugestellt werden. Bei einer technischen Wiederholung verwendet Werkstube denselben Versandauftrag und dieselbe Nachrichtenkennung; eine bereits gespeicherte Bestätigung des Maildienstes wird wiederverwendet.

Ist die Rechnung mit einem Auftrag verknüpft, muss vor dem Versand mindestens ein vollständig ausgefüllter, vom Kunden unterschriebener und in den Auftrag übernommener Arbeitsschein vorliegen. Werkstube sperrt den Versand, solange der Arbeitsnachweis fehlt. Direkt angelegte Rechnungen ohne Auftragsbezug — etwa reine Warenrechnungen — sind von dieser Nachweisregel nicht betroffen.

#Rechnung korrigieren oder stornieren

Öffne die festgeschriebene Rechnung und wähle Korrigieren / Stornieren:

• Gesamtstorno hebt den vollständigen Rechnungsbetrag mit einem eigenen Stornobeleg auf.
• Teilkorrektur übernimmt nur die ausgewählten Mengen oder Positionen in einen Gegenbeleg.
• Gutschrift erstellt einen verknüpften Gutschriftsbeleg.

Gib immer einen nachvollziehbaren Grund an und kontrolliere die angezeigte Saldo-Wirkung. Der Gegenbeleg erhält eine eigene Nummer; das Original bleibt unverändert. Werkstube verhindert, dass mehrere Teilkorrekturen zusammen mehr als den ursprünglichen Rechnungsbetrag aufheben.

Ist eine korrigierte Neuausstellung nötig, wähle am Original Ersatzrechnung. Werkstube legt einen neuen, nummernlosen Entwurf mit den bisherigen Positionen an. Prüfe und bearbeite ihn vor der Festschreibung. Unter Belegkette kannst du zwischen Original, Gegenbeleg und Ersatzrechnung wechseln.

#Zahlung verfolgen

Der Status zeigt getrennt, ob eine Rechnung festgeschrieben und zugestellt ist und ob sie offen, teilbezahlt, bezahlt oder überzahlt ist. Über einen importierten Kontoauszug können passende Zahlungseingänge automatisch oder nach Bestätigung zugeordnet werden. Eine manuelle Zahlung erfasst du über Zahlung zuordnen; Rückbuchungen bleiben als eigener Verlaufseintrag erhalten.

Über den Tab Portal in der Kundenakte kannst du eine festgeschriebene Rechnung zusätzlich in einem persönlichen, zeitlich begrenzten Kundenzugang bereitstellen. Dort bleibt der Zahlungsstatus aktuell, während Beleg und PDF unverändert bleiben. Details zu Ablauf, Widerruf und optionalem Bestätigungscode findest du unter Kundenportal sicher freigeben.

Ein Storno oder eine Teilkorrektur mindert den offenen Betrag über den verknüpften Gegenbeleg. Das Original wird dafür nicht auf „bezahlt“ umgeschrieben. Bei einem vollständigen Storno beträgt der offene Saldo der Belegkette 0,00 Euro.

Vereinbarst du mit dem Kunden ein späteres Zahlungsziel, wird die neue Fälligkeit mit Grund im Verlauf ergänzt. Das ursprüngliche Zahlungsziel bleibt als Nachweis erhalten.

Bei einer festgeschriebenen, offenen Rechnung kannst du unter Verzugskosten eine taggenaue Vorschau vorbereiten. Über das ⓘ direkt am Bereich werden Verzugsbeginn, Basiszinssatz, Verbraucher- und Unternehmensregel, Teilzahlungen sowie die 40-Euro-Verzugspauschale erklärt. Die Berechnung bleibt zunächst ein Entwurf und verändert die ursprüngliche Rechnung nicht. Den vollständigen Ablauf findest du unter Kreditlimit, Kundensperren & Verzugskosten.

Wählst du auf der Übersicht den Hinweis zu überfälligen Rechnungen, öffnet Werkstube die Rechnungsliste bereits mit dem Filter Überfällig. Mit Alle wechselst du wieder zur vollständigen Liste. Du kannst Werki ebenfalls nach überfälligen Rechnungen fragen; längere Ergebnisse werden im Chat in Seiten mit jeweils fünf Rechnungen angezeigt.

#Verlauf und Prüfakte

Unter Verlauf siehst du unter anderem Festschreibung, Zustellversuche, Zahlungen, Rückbuchungen, Fälligkeitsänderungen und Korrekturen. Die Aktion Prüfakte exportiert die gesamte Belegkette als ZIP-Datei. Sie enthält die festgeschriebenen Datenstände, Ereignisse, Beziehungen, beteiligten Personen, vorhandene Originaldateien und eine Prüfsummenliste.

Bei übernommenen Altrechnungen kann ein damaliges Original fehlen. Werkstube kennzeichnet diesen Fall ausdrücklich und gibt eine heutige Neuberechnung nicht als historisches Original aus.