Artikel & Bestand

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Artikel & Bestand“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

#Artikelstamm aufbauen

Ein Artikel sollte eine eindeutige Nummer, verständliche Bezeichnung, Einheit und — falls nötig — bevorzugten Lieferanten besitzen. Ergänze Einkaufs- und Verkaufspreise nur dort, wo sie für deinen Ablauf gebraucht werden.

#Bestand buchen

Jede Veränderung sollte als Bewegung erfasst werden:

• Wareneingang
• Entnahme für einen Auftrag
• Rückgabe
• Korrektur nach Zählung
• Umbuchung zwischen Lagerorten

So bleibt nachvollziehbar, warum sich ein Bestand geändert hat.

#Bestand richtig lesen

Werkstube unterscheidet vier Mengen. Dadurch bleibt Material, das bereits für einen Auftrag zugesagt wurde, für andere Aufträge sichtbar, aber nicht mehr frei verfügbar:

• Physisch: tatsächlich gebuchte Menge im Lager.
• Reserviert: physische Menge, die bereits einem Bedarf zugeordnet ist.
• Verfügbar: physisch minus reserviert. Nur diese Menge darf frei entnommen oder neu reserviert werden.
• Im Zulauf: offene, einem Bedarf zugeordnete Bestellmenge.

Die Prognose ist verfügbar plus Zulauf. Ein negativer Wert oder ein offener Restbedarf wird als Rückstand behandelt.

#Material für Aufträge reservieren

Materialpositionen eines Auftrags erzeugen einen Bedarf. In der Auftragsansicht siehst du, ob dieser geplant, teilweise reserviert, vollständig reserviert, im Rückstand, bestellt, bereit oder verbraucht ist.

1. Öffne den Artikel oder die Materialposition.
2. Reserviere die benötigte Menge am passenden Lagerort.
3. Reicht der freie Bestand nicht, löse den Rest über einen anderen Lagerort, einen Ersatzartikel, eine vorhandene Bestellung oder ein angepasstes Bedarfsdatum.
4. Buche den Verbrauch aus der Reservierung, sobald das Material verwendet wird.

Zugewiesene Mitarbeiter können offene Reservierungen außerdem in der Außendienst-App unter Erfassen → Kommissionierung per Barcode, Artikelnummer oder Name öffnen und eine Teilmenge offline vormerken. Die spätere Synchronisierung aktualisiert dieselbe Reservierung wie die Web-App. Die aktuelle Restmenge ist danach an beiden Stellen gleich.

Bei gleichzeitigen Zugriffen vergibt Werkstube Bestand nur einmal. Ist die angezeigte Version inzwischen veraltet oder die Menge nicht mehr verfügbar, wird die Buchung abgelehnt und du lädst den aktuellen Stand neu.

Nur berechtigte Rollen dürfen einen Mangel bewusst übersteuern. Dafür ist eine Begründung erforderlich; die Ausnahme bleibt in der Historie sichtbar.

#Rückstände und Beschaffung

Offene Restmengen erscheinen als Beschaffungsvorschlag. Eine Bestellposition kann gezielt einem oder mehreren Bedarfen zugeordnet werden. Bei einem Teil-Wareneingang verteilt Werkstube die eingegangene Menge nachvollziehbar nach:

1. Priorität,
2. benötigtem Datum,
3. Erstellungszeitpunkt.

Die zugeteilte Menge wechselt in derselben Buchung von „im Zulauf“ zu „reserviert“. Es gibt deshalb keinen Zwischenzustand, in dem sie versehentlich frei verfügbar wäre.

Wird ein Bedarf storniert, gibt Werkstube seine offenen Reservierungen sofort frei und beendet noch offene Bestellzuordnungen. Bereits gebuchte Bewegungen bleiben als Historie erhalten.

Ein Kundenlieferschein verwendet denselben Bedarf statt eine zweite Reservierung anzulegen. Erst Ware als ausgegeben verbuchen verbraucht die Reservierung und schreibt die Lagerbewegung gemeinsam. Siehe Lieferscheine und Teillieferungen.

#Historie und Nachvollziehbarkeit

Im Artikel-Detail findest du neben dem Bewegungsjournal auch Bedarfe und Reservierungen. Anlegen, Ändern, Reservieren, Verschieben, Freigeben, Verbrauchen, Mangel-Ausnahmen sowie Bestellzuordnungen werden mit Zeitpunkt, Benutzer und Begründung protokolliert. Wiederholte Übertragungen mit derselben Vorgangskennung erzeugen keine Doppelbuchung.

#Mindestbestand

Lege pro Artikel einen Mindestbestand und eine sinnvolle Nachbestellmenge fest. Unterschreitet der verfügbare Bestand die Grenze, kann Werkstube darauf hinweisen oder — mit passendem Ablauf — einen Bestellvorschlag erzeugen.

#Inventur und Korrektur

Vergleiche regelmäßig Anzeige und tatsächlichen Bestand. Korrigiere Abweichungen mit einer Begründung, statt den alten Wert zu überschreiben. Dadurch bleibt die Bewegungshistorie verständlich.