WerkstubeAuslöser auswählen
Ereignis, Zeitplan, Webhook und manuellen Start passend einsetzen.
Ereignis
Ein Ereignis startet, wenn sich in Werkstube etwas Bestimmtes ereignet, zum Beispiel:
- Auftrag wurde erstellt oder der Status geändert
- Anfrage ist eingegangen
- Rechnung wurde erstellt oder versendet
- Arbeitsschein wurde übernommen oder versendet
- Mindestbestand wurde unterschritten
- Wareneingang oder Bestellung wurde gebucht
- E-Mail ist eingegangen
- Zahlung wurde zugeordnet
Mit Filtern kannst du den Start einschränken, etwa auf einen bestimmten Status. Mehrere Filter müssen gemeinsam passen.
Zeitplan
Ein Zeitplan eignet sich für regelmäßige Aufgaben: jeden Werktag, wöchentlich oder monatlich. Achte auf Uhrzeit, Wochentag und die Zeitzone des Betriebs. Ein bereits laufender Ablauf wird nicht beliebig oft gestapelt.
Webhook
Ein Webhook startet den Ablauf durch einen geheimen Link von außen. Behandle den Link wie ein Passwort und gib ihn nur an den vorgesehenen Dienst weiter. Bei Verdacht auf Weitergabe solltest du ihn ersetzen.
Manueller Start
Manuelle Abläufe starten nur durch eine berechtigte Person. Sie eignen sich für seltene Sammelaufgaben oder kontrollierte Vorbereitungen.
Den passenden Auslöser entscheiden
| Du möchtest … | Passender Start | Besonders prüfen |
|---|---|---|
| direkt auf einen geänderten Vorgang reagieren | Ereignis | Ereignistyp und neuer Status |
| regelmäßig eine Übersicht vorbereiten | Zeitplan | Uhrzeit, Wochentage und Zeitzone |
| Daten eines fremden Diensts entgegennehmen | Webhook | Geheimhaltung des Links und Inhalt der eingehenden Daten |
| eine einzelne Aufgabe bewusst selbst starten | Manuell | Auswahl des Vorgangs und mögliche echte Änderungen |
Beim Anlegen wählst du den Typ; im Editor ergänzt du die zugehörige Konfiguration. Wähle ein Ereignis aus der tatsächlichen Liste. Ein ähnlich benannter Vorgang muss nicht dieselben Felder bereitstellen.
Filter mit zwei Beispielen prüfen
Teste mit einem Beispiel, das den Ablauf starten soll, und einem, das ihn gerade nicht starten soll. Bei „Auftrag fertig“ wären das etwa die Statusänderungen auf fertig und auf in Bearbeitung. Kontrolliere außerdem den Fall, dass eine erwartete Angabe fehlt.
Mehrere Filter gelten zusammen. Wenn ein gewünschter Lauf ausbleibt, prüfe deshalb jeden Filter einzeln. Eine zusätzliche Einschränkung kann korrekt sein und trotzdem alle realen Ereignisse ausschließen.
Wenn der Ablauf nicht startet
Kontrolliere, ob er aktiv und gespeichert ist. Vergleiche danach Ereignis, Filter und Zeitpunkt. Eine vor der Aktivierung erfolgte Änderung ist kein neuer Auslöser. Prüfe bei Zeitplänen die nächste erwartete Ausführung und bei Webhooks, ob der externe Dienst tatsächlich den eingerichteten Link aufgerufen hat.
Ist bereits ein Lauf vorhanden, liegt das Problem möglicherweise in einem späteren Schritt. Fahre dann unter Testen & Laufprotokolle fort, statt den Auslöser immer weiter zu öffnen.