Anfragen bearbeiten

#Eine Anfrage erfassen

Eine Anfrage hält ein Kundenanliegen fest, bevor Umfang und Beauftragung geklärt sind. Du benötigst das Recht, Anfragen anzulegen. Prüfe zuerst, ob das Anliegen bereits im Posteingang oder als Anfrage existiert.

1. Öffne Kunden → Anfragen und lege eine neue Anfrage an.
2. Suche im Kundenfeld nach dem vorhandenen Kunden. Bei mehreren Treffern vergleiche Kontaktdaten und Ort. Lege einen neuen Kunden nur an, wenn kein passender Datensatz existiert.
3. Prüfe Name, Firma, E-Mail und Telefonnummer. Bei einem ausgewählten Bestandskunden werden dessen Angaben übernommen; nötige Stammdatenkorrekturen erledigst du in der Kundenakte.
4. Trage unter Betreff / Leistung einen verständlichen Kurztitel ein, beispielsweise „Wartung Heizungsanlage – Hauptstraße“.
5. Ergänze Gewerk, Priorität, Zuständig und eine Beschreibung. Halte bekannte Maße, Wünsche und offene Fragen fest. Ein geschätzter Wert ist noch kein verbindlicher Angebotspreis.
6. Speichere die neue Anfrage. Falls Werkstube nach der Kundenzuordnung fragt, prüfe den Vorschlag und bestätige bewusst den richtigen Weg.
7. Öffne die entstandene Anfrage und kontrolliere Kunde, Betreff und Zuständigkeit.

Ergebnis: Das Anliegen ist als eigener Vorgang erfasst. Es ist dadurch noch kein versendetes Angebot und kein verbindlich geplanter Auftrag entstanden.

#Gesprächsnotizen oder E-Mails übernehmen

Im Anfrageformular kannst du die KI-Schnellerfassung mit einer Gesprächsnotiz oder dem Text einer E-Mail verwenden. Übernimm möglichst den vollständigen relevanten Inhalt. Prüfe anschließend jedes vorgeschlagene Feld, insbesondere Kunde, Kontaktdaten, Gewerk und Wert. Unbekannte Angaben bleiben offen; ergänze sie nicht nach Vermutung.

Kommt die Anfrage aus dem Posteingang, kontrolliere zusätzlich die Zuordnung der ursprünglichen Nachricht. Der Bezug erleichtert spätere Rückfragen und verhindert, dass dein Team denselben Eingang mehrfach bearbeitet.

#Den nächsten Schritt festlegen

Kläre, ob das Anliegen zu euren Leistungen und zum Einsatzgebiet passt. Benötigst du Fotos, Maße oder einen Vor-Ort-Termin, halte die konkrete Rückfrage fest und bestimme die zuständige Person. Einen Termin erfasst du über den angebotenen Terminweg und prüfst danach den Kalendereintrag.

#Ein Angebot vorbereiten

1. Öffne die geprüfte Anfrage.
2. Nutze die Aktion zum Erstellen bzw. Vorbereiten eines Angebots. Existiert bereits ein verknüpftes Angebot, öffne dieses zuerst.
3. Prüfe im Angebot Kunde, Leistungsumfang, Positionen und Preise.
4. Ergänze fehlende Daten und kontrolliere die Vorschau, bevor du versendest.

Die nächsten Schritte erklärt Angebote erstellen und versenden. Wenn du die Anfrage ablehnst, nutze die Ablehnungsaktion mit der passenden Begründung, damit der Vorgang nicht unbeantwortet offenbleibt.

#Wenn Angaben fehlen oder doppelt sind

Bei einer unklaren Identität klärst du zuerst die Zuordnung. Bei zwei ähnlichen Anfragen vergleichst du Eingang und Inhalt, bevor du ein zweites Angebot erstellst. Kannst du eine Anfrage nicht anlegen oder ändern, lasse das entsprechende Recht prüfen; reines Ansehen berechtigt nicht automatisch zur Bearbeitung.