WerkstubeBeispiele für Automatisierungen
Bewährte Ausgangspunkte für Kommunikation, Aufträge, Finanzen und Lager.
Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Beispiele für Automatisierungen“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.
Neue Anfrage an das Büro melden
Auslöser: Anfrage eingegangen
Bedingung: Dringlichkeit ist hoch
Schritte: Benachrichtigung an Büro senden → Auftragsnotiz vorbereiten
Dieser Ablauf hält die Entscheidung beim Team, sorgt aber dafür, dass dringende Anliegen nicht im allgemeinen Eingang untergehen.
Fertigen Auftrag zur Rechnung vorbereiten
Auslöser: Auftragsstatus wurde auf fertig geändert
Bedingung: Noch keine Rechnung vorhanden
Schritte: Rechnung anlegen → verantwortliche Person benachrichtigen
Versende die Rechnung nicht ungeprüft. Der sichere Ablauf endet bei einem Entwurf zur Kontrolle.
Mindestbestand nachbestellen
Auslöser: Mindestbestand unterschritten
Bedingung: Bevorzugter Lieferant ist gesetzt
Schritte: Bestellung als Entwurf anlegen → Einkauf benachrichtigen
Eingegangene Mail vorsortieren
Auslöser: E-Mail eingegangen
Bedingung: Betreff enthält einen festgelegten Begriff
Schritte: KI-Zusammenfassung erzeugen → zuständige Gruppe benachrichtigen
Vermeide automatische Antworten bei unklaren Absendern oder sensiblen Themen.
Monatliche offene Posten prüfen
Auslöser: Zeitplan am ersten Werktag
Schritte: offene Rechnungen ermitteln → Zusammenfassung an Buchhaltung senden
Nutze einen Probelauf mit realistischen Daten, damit Liste, Zeitraum und Empfänger stimmen.