WerkstubeDokumente ablegen & öffnen
Dateien am richtigen Vorgang speichern, ansehen, finden und archivieren.
Den passenden Ablageort wählen
| Deine Aufgabe | Der passende Bereich |
|---|---|
| Fotos, Pläne oder Unterlagen zu einem Kunden oder Auftrag ablegen | Dokumente im jeweiligen Kunden oder Auftrag |
| Eine interne Anleitung für Werki bereitstellen | Einstellungen → Betriebswissen → Dokumente |
| Eine Lieferantenrechnung erfassen | Finanzen → Eingangsrechnungen |
| Vom Betrieb bereitgestellte persönliche Unterlagen ansehen | Meine Dokumente |
| Einen Bericht aus Fotos und Notizen vorbereiten | Bericht erfassen mit Werki |
Meine Dokumente ist ein Dokumentenpostfach für bereitgestellte Unterlagen und sichtbare Wissensdokumente. Es ist kein allgemeiner Uploadordner. Für eine Datei zu einem Auftrag öffnest du zuerst diesen Auftrag.
Videos und Audios verständlich bereitstellen
Wenn du ein Video oder eine Audiodatei hochlädst, kannst du im selben Dialog ein Transkript einfügen und eine Untertiteldatei (WebVTT .vtt) auswählen. Das Transkript macht den gesprochenen Inhalt direkt lesbar. Die Untertiteldatei ist besonders bei Videos sinnvoll, weil sie zeitgenau mitläuft.
Wähle bei Untertiteln die Sprache und eine klare Bezeichnung, zum Beispiel „Deutsch“. Beide Dateien bleiben beim gleichen Vorgang und folgen denselben Zugriffsrechten. Ohne Transkript oder Untertitel weist die Vorschau darauf hin, dass für die Aufnahme noch keine Textalternative hinterlegt ist.
Eine Datei an einem Kunden oder Auftrag hochladen
- Öffne Kunden oder Aufträge, suche den richtigen Datensatz und öffne ihn.
- Wechsle zum Bereich Dokumente und wähle Dokument hochladen.
- Klicke auf Dateien hierher ziehen oder klicken und wähle eine oder mehrere Dateien. Alternativ ziehst du die Dateien auf diesen Bereich.
- Prüfe jede ausgewählte Datei. Passe Name und Kategorie an. Entferne versehentlich ausgewählte Dateien vor dem Hochladen.
- Bei Video oder Audio kannst du ein Transkript und Untertitel ergänzen.
- Wähle Hochladen bzw. die Schaltfläche mit der Anzahl der Dateien. Warte auf die Bestätigung.
- Öffne die Datei anschließend in der Dokumentliste über Ansehen und kontrolliere Inhalt und Zuordnung.
Ergebnis: Die Datei gehört zum geöffneten Kunden oder Auftrag und folgt dessen Zugriffsregeln. Dass sie auf deinem Gerät ausgewählt ist, bedeutet noch nicht, dass der Upload abgeschlossen wurde.
Verwende Namen, nach denen dein Team suchen würde, beispielsweise „Aufmaß Bad EG – 17.09.2026“. Für Handbücher und Betriebsregeln folgst du stattdessen Betriebswissen für Werki.
Prüfung auf Schadsoftware
Jede hochgeladene Datei wird geprüft, bevor sie gespeichert wird — auch Anhänge aus dem Posteingang, hochgeladene Einsatzfotos und Nachweise, die Kundinnen und Kunden über das Kundenportal hochladen.
Abgewiesen werden Dateien, die als Schadsoftware bekannt sind, sowie Programme und Dateien mit Makros, weil sie in einer Betriebsakte nichts zu suchen haben. Ebenfalls abgewiesen wird eine Datei, deren Inhalt nicht zu ihrer Endung passt — etwa etwas, das sich als Foto ausgibt, aber keines ist.
Wird eine Datei abgewiesen, erscheint eine Meldung und die Datei wird nicht gespeichert. Es entsteht kein halber Eintrag, den jemand später versehentlich öffnet. Der Vorgang wird im Aktivitätsprotokoll des Betriebs festgehalten.
Sehr große Dateien können nicht vollständig geprüft werden und werden deshalb abgelehnt. Teile solche Unterlagen auf oder lege statt eines Rohvideos ein Foto und eine kurze Beschreibung ab.
Vorschau und Archiv
PDF, Bild und Text lassen sich direkt in Werkstube ansehen. Dateien können je nach Berechtigung umbenannt, heruntergeladen oder archiviert werden. Archivieren blendet sie aus dem Arbeitsbereich aus, ohne die Historie sofort zu entfernen.
Zugriff
Dokumente folgen den Rechten des zugehörigen Bereichs. Persönliche oder vertrauliche Unterlagen sind nicht automatisch für das ganze Team sichtbar. Frage bei fehlendem Zugriff eine berechtigte Person, statt Kopien außerhalb von Werkstube anzulegen.
Ein Dokument finden, umbenennen oder archivieren
Öffne denselben Vorgang und suche die Datei in seiner Dokumentliste. Über das Aktionsmenü kannst du je nach Recht Ansehen, Herunterladen, Umbenennen oder Archivieren wählen. Beim Umbenennen prüfst du Name und Kategorie und wählst Speichern.
Sieh bei einer fehlenden Datei auch in die Archivansicht. Endgültig löschen ist eine andere Aktion als Archivieren und verlangt eine Bestätigung. Prüfe vor dem Löschen, ob du tatsächlich die ausgewählte Datei entfernen willst.
Wenn eine Datei nicht erscheint
Prüfe zuerst den geöffneten Kunden oder Auftrag und danach den Uploadstatus. Bei einer abgelehnten Datei lies den konkreten Grund, statt die Dateiendung zu verändern. Bei einem Verbindungsabbruch prüfst du die Dokumentliste, bevor du denselben Upload wiederholst. Fehlt die Upload-Schaltfläche, lasse deine Rechte für diesen Vorgang prüfen.