WerkstubeDokumente ablegen & öffnen
Dateien am richtigen Vorgang speichern, ansehen, finden und archivieren.
Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Dokumente ablegen & öffnen“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.
Dokumente richtig ablegen
Lege eine Datei möglichst direkt dort ab, wo sie hingehört: an einem Kunden, Auftrag, Arbeitsschein oder in deinen persönlichen Dokumenten. So bleibt der Zusammenhang erhalten und berechtigte Personen finden sie schneller.
Unterstützt werden unter anderem PDF-Dateien, Bilder und Textdokumente. Große oder nicht unterstützte Dateien können abgewiesen werden.
Videos und Audios verständlich bereitstellen
Wenn du ein Video oder eine Audiodatei hochlädst, kannst du im selben Dialog ein Transkript einfügen und eine Untertiteldatei (WebVTT .vtt) auswählen. Das Transkript macht den gesprochenen Inhalt direkt lesbar. Die Untertiteldatei ist besonders bei Videos sinnvoll, weil sie zeitgenau mitläuft.
Wähle bei Untertiteln die Sprache und eine klare Bezeichnung, zum Beispiel „Deutsch“. Beide Dateien bleiben beim gleichen Vorgang und folgen denselben Zugriffsrechten. Ohne Transkript oder Untertitel weist die Vorschau darauf hin, dass für die Aufnahme noch keine Textalternative hinterlegt ist.
Datei hinzufügen
- Öffne den passenden Vorgang oder Meine Dokumente.
- Ziehe die Datei in den Upload-Bereich oder wähle sie aus.
- Vergib einen verständlichen Titel und eine Kategorie.
- Prüfe nach dem Hochladen die Vorschau.
Prüfung auf Schadsoftware
Jede hochgeladene Datei wird geprüft, bevor sie gespeichert wird — auch Anhänge aus dem Posteingang, Fotos aus der Außendienst-App und Nachweise, die Kundinnen und Kunden über das Kundenportal hochladen.
Abgewiesen werden Dateien, die als Schadsoftware bekannt sind, sowie Programme und Dateien mit Makros, weil sie in einer Betriebsakte nichts zu suchen haben. Ebenfalls abgewiesen wird eine Datei, deren Inhalt nicht zu ihrer Endung passt — etwa etwas, das sich als Foto ausgibt, aber keines ist.
Wird eine Datei abgewiesen, erscheint eine Meldung und die Datei wird nicht gespeichert. Es entsteht kein halber Eintrag, den jemand später versehentlich öffnet. Der Vorgang wird im Aktivitätsprotokoll des Betriebs festgehalten.
Sehr große Dateien können nicht vollständig geprüft werden und werden deshalb abgelehnt. Teile solche Unterlagen auf oder lege statt eines Rohvideos ein Foto und eine kurze Beschreibung ab.
Vorschau und Archiv
PDF, Bild und Text lassen sich direkt in Werkstube ansehen. Dateien können je nach Berechtigung umbenannt, heruntergeladen oder archiviert werden. Archivieren blendet sie aus dem Arbeitsbereich aus, ohne die Historie sofort zu entfernen.
Zugriff
Dokumente folgen den Rechten des zugehörigen Bereichs. Persönliche oder vertrauliche Unterlagen sind nicht automatisch für das ganze Team sichtbar. Frage bei fehlendem Zugriff eine berechtigte Person, statt Kopien außerhalb von Werkstube anzulegen.
Dateien aus OneDrive oder SharePoint kannst du über Microsoft 365 verbinden als vollständige, prüfbare Kopie an einen Auftrag übernehmen. Ein Microsoft-Link allein wird dabei nicht zum Werkstube-Beleg.