Automatisierungen verstehen

#Was eine Automatisierung ist

Eine Automatisierung wartet auf einen Auslöser und führt danach die von dir festgelegten Schritte aus. Beispiel: Eine neue Anfrage kommt an, Werkstube bewertet die Angaben, benachrichtigt die zuständige Person und legt bei Bedarf einen Termin zur Prüfung an.

Jeder Ablauf besteht aus:

1. Auslöser — wann er startet
2. Bedingungen — wann ein Zweig gilt
3. Aktionen — was Werkstube tun soll
4. Laufprotokoll — was tatsächlich passiert ist

#Visueller Ablauf oder Skript

Der visuelle Editor ist für die meisten betrieblichen Abläufe gedacht. Du verbindest Karten, konfigurierst Felder und siehst Verzweigungen direkt. Der Skriptmodus richtet sich an erfahrene Personen und sollte nur verwendet werden, wenn der Ablauf im visuellen Editor nicht sinnvoll abbildbar ist.

Im Skriptmodus verwendest du fertige Werkstube-Funktionen statt interner API-Aufrufe. Einstieg, Beispiele und Sicherheitsgrenzen findest du unter Automatisierungen mit Lua schreiben.

#Rechte

Eine Automatisierung läuft mit den aktuellen Rechten der Person, die sie zuletzt gespeichert hat. Verliert diese Person notwendige Rechte oder wird der Zugang deaktiviert, kann der Ablauf fehlschlagen oder deaktiviert werden.

#Aktiv und Entwurf

Ein Entwurf startet nicht durch Ereignisse oder Zeitpläne. Aktiviere einen Ablauf erst nach einem erfolgreichen Probelauf und einer Prüfung der möglichen Auswirkungen.

#Den ersten Ablauf vorbereiten

Beschreibe vor dem Anlegen einen einzigen Arbeitsauftrag: „Wenn ein Auftrag fertig ist, soll die zuständige Person einen Hinweis erhalten.“ Lege fest, welches Ereignis zählt, wer die Nachricht bekommt und welche Information darin stehen muss. Prüfe auch den Gegenfall: Ein nur geänderter, aber noch nicht fertiger Auftrag darf den Hinweis nicht auslösen.

Du brauchst das aktivierte Modul Automatisierungen und Rechte zum Anlegen und Bearbeiten. Fehlt der Bereich, prüft eine berechtigte Person Module und Zugriffsrechte. Ein aktiviertes Modul gibt nicht automatisch Schreibrechte in allen betroffenen Fachbereichen.

#Eine Automatisierung anlegen

1. Öffne Automatisierungen und wähle Neue Automatisierung.
2. Gib einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel „Fertige Aufträge an die Disposition melden“.
3. Wähle Visuell, wenn du mit Karten arbeiten möchtest, oder Lua-Skript für einen eigenen Ablauf als Skript.
4. Lege den gewünschten Auslöser fest und wähle Erstellen.
5. Vervollständige den Ablauf im Editor. Lasse ihn zunächst als Entwurf bestehen.
6. Führe einen Test-Lauf mit passenden Beispieldaten durch. Aktiviere ihn erst nach der Prüfung.

Ergebnis: Ein gespeicherter Entwurf lässt sich weiterbearbeiten. Erst ein aktiver Ablauf reagiert automatisch auf die eingerichteten Auslöser. Kontrolliere nach dem ersten echten Ereignis dessen Laufprotokoll und den entstandenen Zielvorgang.

#Assistent oder Automatisierung?

Für neue Kundenmails und die vom Betrieb erlaubten Antworten richtest du den Assistenten ein. Für eine einzelne Frage öffnest du Werki. Verwende eine eigene Automatisierung, wenn du einen wiederkehrenden Ablauf mit festen Bedingungen selbst definieren möchtest. Vermeide zwei aktive Abläufe, die auf dieselbe Nachricht unabhängig voneinander antworten.

#Einen Ablauf vorübergehend stoppen

Öffne ihn und schalte Automatisierung pausieren. Prüfe anschließend den Status. Bereits ausgeführte Schritte bleiben bestehen. Benötigst du nur eine Unterbrechung, ist Pausieren sinnvoller als Löschen: Beim Löschen wird auch die Laufhistorie entfernt.