Offene Vorgänge bearbeiten

#Warum ein Vorgang hier erscheint

Auf der Übersicht sammelt Heute zu erledigen Vorgänge, die eine persönliche Handlung brauchen. Das können fehlende Kundenangaben, unvollständiges Betriebswissen, eine Terminentscheidung, ein Versandproblem oder eine ausdrücklich manuell zu prüfende Nachricht sein.

Ein offener Punkt ist keine allgemeine Fehlermeldung. Er beschreibt, welche Information oder Entscheidung für genau diesen Vorgang fehlt. Öffne ihn, bevor du außerhalb des Vorgangs Änderungen vornimmst.

#Einen offenen Punkt Schritt für Schritt klären

1. Öffne die Übersicht und wähle die passende Gruppe unter Heute zu erledigen.
2. Öffne den konkreten Vorgang. Prüfe Kunde, Postfach, Betreff und den angezeigten Grund.
3. Lies über Verlauf prüfen oder den angebotenen Nachrichtenlink die ursprüngliche E-Mail und neuere Antworten.
4. Bearbeite das angebotene Formular. Ergänze nur belegbare Angaben. Wenn ein Kunde, Mitarbeiter oder Termin auszuwählen ist, prüfe die eindeutige Zuordnung.
5. Lies die Beschriftung der abschließenden Aktion. Ausformulieren & senden ist beispielsweise ein Versand, während eine interne Anweisung zunächst nur den Ablauf steuert.
6. Führe die passende Aktion aus und warte auf die Rückmeldung. Öffne danach den betroffenen Vorgang oder den Posteingang zur Kontrolle.

Ergebnis: Der offene Punkt ist entweder erledigt oder zeigt den nächsten noch notwendigen Schritt. Das Schließen der Ansicht allein erledigt ihn nicht.

#Kundenantwort und interne Anweisung unterscheiden

Eine interne Anweisung an Werki bleibt intern und wird nicht als Kundenmail versendet. Verwende sie beispielsweise für eine Bearbeitungsentscheidung, die der Kunde nicht sehen soll.

Wenn der Vorgang Persönlich antworten verlangt, wähle Antwort im Posteingang verfassen. Schreibe und sende dort die tatsächliche Antwort. Der offene Punkt wird nach dem Versand entsprechend weitergeführt. Prüfe zuvor den Verlauf, damit der Kunde keine widersprüchlichen Doppelantworten erhält.

Bei Vorgängen mit Eigene Nachricht oder Ausformulieren & senden prüfst du den jeweiligen Inhalt und die Wirkung der angebotenen Aktion. Eine allgemeine interne Notiz ersetzt keine Kundenantwort.

#Wissen nur bei Bedarf dauerhaft speichern

Wenn eine Wissensfrage angezeigt wird, kannst du eine Antwort für diesen Fall geben. Soll die Regel künftig wiederverwendet werden, wähle zusätzlich die angebotene Option zur Speicherung im Betriebswissen, prüfe Titel und Sichtbarkeit und formuliere eine allgemeingültige Regel.

Speichere eine einmalige Sonderzusage nicht als allgemeine Betriebsregel. Ergänze dauerhaftes Wissen anschließend unter Betriebswissen, wenn eine ausführlichere Bearbeitung erforderlich ist.

#Zuständigkeit und Wiedervorlage

Mit Bearbeitungszuständigkeit festlegen bestimmst du, wer den offenen Punkt bearbeitet. Diese Zuordnung ist keine Montagebesetzung und bucht keinen Mitarbeiter in einen Einsatz.

Eine Wiedervorlage hält den Vorgang offen und lässt ihn zum gewählten Zeitpunkt erneut prüfen. Verwende sie, wenn du auf eine Rückmeldung wartest, und ergänze eine verständliche interne Notiz zum ausstehenden Schritt.

#Versand oder Automatik erneut versuchen

Eine Wiederholung ist sinnvoll, nachdem die angezeigte Ursache behoben wurde. Prüfe zuerst, ob bereits eine Nachricht versendet, ein Termin reserviert oder eine Änderung gespeichert wurde. Die Seite bietet je nach Fall Aktionen zum Prüfen des Versandabschlusses oder zum erneuten Start der Automatik an.

Bei einer bereits bestätigten Zustellung ist eine fehlende Folgeaktion separat zu klären. Sende dieselbe Nachricht nicht einfach erneut. Ohne Antwort abschließen verwendest du nur, wenn keine Rückmeldung mehr erforderlich ist und du die Folgen für diesen Vorgang geprüft hast.