Kalender & Einsatzplanung

#Den passenden Blick wählen

Nutze die Tages- oder Wochenansicht für die Einsatzplanung, die Monatsansicht für freie Zeiträume und die Agenda für eine kompakte Liste. In der Teamansicht siehst du, wie Termine auf Mitarbeiter verteilt sind.

#Termin anlegen

Über Neu → Termin in der Kopfzeile öffnest du die Terminerfassung direkt. Dasselbe gilt für + Termin im Kalender. Werkstube legt den neuen Termin an und öffnet seine Felder sofort zur Bearbeitung.

1. Zeit festlegen

   Wähle Start, Ende und bei Bedarf eine Wiederholung.
2. Vorgang verknüpfen

   Ordne Kunde, Auftrag oder Baustellenadresse zu.
3. Team einplanen

   Wähle die zuständigen Mitarbeiter und einen Kalender.
4. Erinnerung setzen

   Lege fest, wann Beteiligte erinnert werden.
5. Speichern und prüfen

   Achte besonders auf Überschneidungen und Abwesenheiten.

#Eigene Kalender verwalten

Öffne im Kalender Kalender verwalten, um einen Kalender anzulegen, umzubenennen oder farblich zu unterscheiden. Ein neuer Kalender erhält zunächst den Namen Neuer Kalender und lässt sich direkt überschreiben. Änderungen an Name oder Farbe lassen die jeweils anderen Einstellungen unverändert.

#Wiederkehrende Kolonnen einsetzen

Öffne im Termin die Auswahl Monteure, wähle die konkrete Besetzung und speichere sie bei Bedarf als Kolonnenvorlage. Eine vorhandene Kolonne lässt sich mit einem Klick in einen Termin einsetzen.

Die Vorlage bleibt dabei nur eine Planungshilfe: Werkstube kopiert ihre aktuelle Besetzung in den Termin und merkt sich die verwendete Revision. Du kannst die Mitarbeiter am Termin danach ändern, ohne die Vorlage oder frühere Termine rückwirkend umzuschreiben.

#Demo-Daten im Kalender

Wenn ein berechtigter Administrator für deinen Betrieb Demo-Daten laden auswählt, erscheinen die Beispieltermine direkt in einem eigenen Kalender. Termine, Aufträge, Angebote, Rechnungen und weitere zeitabhängige Beispieldaten werden dabei relativ zum Tag des Ladens angelegt. So enthält der Kalender auch dann aktuelle und kommende Termine, wenn die Demo-Daten erst später geladen werden.

Die gespeicherten Daten bleiben anschließend auf diesen konkreten Tagen stehen. Bei Demo-Daten erneut laden werden ausschließlich die reservierten Demo-Daten auf den neuen Ladetag ausgerichtet; selbst angelegte Termine und Vorgänge bleiben unverändert.

#Serien und Änderungen

Bei einem Serientermin entscheidest du beim Verschieben oder Löschen, ob nur dieser Termin oder die ganze Serie geändert wird. Prüfe die Auswahl sorgfältig — besonders bei bereits zugesagten Kundenterminen.

#Einen externen Kalender in Werkstube anzeigen

Ein Kalender-Abo blendet Termine eines anderen Kalenders in Werkstube ein. Die Verbindung liest die externe Quelle; Änderungen in Werkstube werden nicht in diesen Kalender zurückgeschrieben.

1. Besorge beim Kalenderanbieter die ICS-/iCal-Abonnementadresse des gewünschten Kalenders. Ein Link zu dessen normaler Webseite reicht nicht.
2. Öffne Einstellungen → Kalender-Abos und den Bereich Externe iCal-Kalender.
3. Trage einen verständlichen Namen und die ICS-URL ein. Wähle bei Bedarf eine Farbe.
4. Wähle Abonnement hinzufügen.
5. Öffne den Kalender und prüfe einen bekannten Termin mit Datum und Uhrzeit. Über die Abo-Verwaltung kannst du die Quelle erneut aktualisieren oder entfernen.

Enthält die Quelle falsche Termine, korrigiere sie beim ursprünglichen Anbieter und aktualisiere das Abo anschließend. Ein privater ICS-Link kann Kalenderdaten ohne weitere Anmeldung zugänglich machen. Verwende nur für den Betrieb freigegebene Kalender und teile diesen Link nicht öffentlich.

#Wenn ein Termin fehlt oder falsch liegt

Prüfe zuerst Datum, ausgewählte Kalender und Mitarbeiterfilter. Vergleiche anschließend Start, Ende und Zeitzone des Termins. Bei externen Terminen hilft ein Aktualisieren des Abos; bei einer Serie prüfst du, ob die Änderung nur einen Termin oder die ganze Serie betraf.

Eine E-Mail-Zusage allein ist noch kein Nachweis für einen korrekt gespeicherten Termin. Öffne den Kalender und kontrolliere Kunde, Ort und Besetzung, bevor du den Einsatz an das Team weitergibst.