E-Mails schreiben und versenden

#Voraussetzungen

Du brauchst ein verbundenes Mailkonto mit aktivem Versand und Zugriff auf die betreffende Nachricht. Ein Demo-Postfach kann keine echten Nachrichten senden. Wenn die Verbindung noch fehlt, folge E-Mail-Konto einrichten und verbinden.

#Auf eine E-Mail antworten

1. Öffne Posteingang und wähle das richtige Postfach.
2. Öffne die Nachricht, auf die du antworten möchtest. Lies bei einem längeren Gespräch auch die neueren Nachrichten, damit du nicht auf einen überholten Stand antwortest.
3. Wähle Antworten. Werkstube verwendet das Konto der geöffneten Nachricht und übernimmt den Empfänger sowie den Antwortbetreff.
4. Prüfe An und Betreff. Mehrere Empfänger kannst du im Feld An mit Komma oder Semikolon trennen.
5. Schreibe deinen Text unter Nachricht. Prüfe Namen, Aussagen und Zusagen.
6. Wähle Senden und warte auf die Rückmeldung.
7. Kontrolliere die Nachricht unter Gesendet. Für einen ersten Verbindungstest prüfst du zusätzlich den Eingang bei einer eigenen zweiten Adresse.

Ergebnis: Eine erfolgreiche Versandmeldung bestätigt den Versandauftrag. Sie garantiert noch nicht, dass der Empfänger die Nachricht gelesen hat. Eine spätere Unzustellbarkeitsmeldung musst du gesondert bearbeiten.

#Werki beim Formulieren verwenden

1. Öffne das Antwortfenster wie oben beschrieben.
2. Schreibe zunächst die inhaltlichen Stichpunkte in das Nachrichtenfeld. Ohne Eingabe weiß Werki nicht, was du mitteilen möchtest.
3. Wähle KI formulieren und warte auf den Text.
4. Vergleiche den Vorschlag mit der Originalnachricht und deinem Vorgang. Ergänze fehlende Angaben und entferne unzutreffende Zusagen.
5. Wähle erst nach der Prüfung Senden.

KI formulieren versendet noch keine E-Mail. Bei zuverlässig zugeordneten Kunden und Aufträgen kann deren berechtigter Verlauf in den Entwurf einfließen. Unbekannte Details solltest du ausdrücklich offenlassen.

#Allen antworten oder weiterleiten

Öffne das Aktionsmenü an der Nachricht und wähle Allen antworten oder Weiterleiten. Kontrolliere die tatsächlich angezeigte Empfängerliste: Sie ist entscheidend, nicht die Bezeichnung der Aktion. Beim Weiterleiten gibst du den Empfänger selbst ein und prüfst den übernommenen Nachrichtentext.

Der einfache Antwort- und Weiterleitungsdialog bietet derzeit keinen allgemeinen Datei-Anhang-Upload. Verlasse dich auch nicht darauf, dass Originalanhänge durch Weiterleiten automatisch mitgesendet werden. Nutze für eine freie neue Nachricht oder zusätzliche beliebige Dateien gegebenenfalls dein verbundenes Mailprogramm. Für Werkstube-Geschäftsdokumente verwendest du die zugehörigen Versanddialoge.

#Angebote, Rechnungen und Arbeitsscheine versenden

Öffne das konkrete Dokument im zuständigen Bereich und wähle dessen Versandaktion. Prüfe Empfänger, Versandweg, Nachricht und die angebotene Dokumentvorschau. Der fachliche Dialog stellt sicher, dass der Versand zum richtigen Vorgang gehört.

• Angebote: Positionen und Preis prüfen, anschließend den Angebotsversand verwenden.
• Rechnungen: Pflichtangaben und Status prüfen; Entwurf, Festschreibung und Versand sind getrennte Schritte.
• Arbeitsscheine: Inhalt und Empfänger im Arbeitsschein prüfen und von dort versenden.

Beim Versandweg Post landet das Dokument zur weiteren Bearbeitung in der Druckzentrale. Eine Druckvormerkung ist keine E-Mail.

#Werki-Entwürfe prüfen

Öffne im Posteingang Werki-Entwürfe, wähle den Vorschlag und kontrolliere Empfänger, Inhalt und zugehörigen Verlauf. Ändere den Text bei Bedarf oder formuliere ihn mit einer konkreten Anweisung um. Anschließend kannst du den Entwurf speichern oder Versenden wählen.

Terminvorschläge werden beim Versand erneut geprüft. Ist ein Termin inzwischen nicht mehr verfügbar, lies die Rückmeldung und kläre die Planung im Kalender. Meldet Werkstube ausdrücklich, dass die E-Mail bereits versendet wurde und nur der Terminabgleich offen ist, sende die gleiche Nachricht nicht noch einmal.

#Wenn das Senden fehlschlägt