Kontierung, DATEV & Datenübernahme

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Kontierung, DATEV & Datenübernahme“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

Die beiden Arbeitswege Exporte und Anbindungen sind in der eigenen Anleitung Buchhaltungsanbieter anbinden beschrieben. Dort findest du auch den zeilenweisen Fehlerabgleich, Wiederholungen, geschlossene Perioden, Korrekturen und die sichere Behandlung von Zugangsdaten.

Wie du operative Kennzahlen von EÜR, GuV und BWA des Anbieters trennst, Vergleichsperioden samt Mappingwechsel prüfst und KOST1/KOST2 bis zum Beleg verfolgst, erklärt EÜR, GuV, BWA und KOST-Auswertungen.

#Kontierungen vorbereiten

Öffne Finanzen → Buchhaltung → Kontierung. Dort erscheinen festgeschriebene Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und hochgeladene Ausgabenbelege. Prüfe für jeden Beleg:

• Kategorie und gegebenenfalls mehrere Beleg-Splits,
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag bis auf den Cent,
• Steuerbehandlung und abzugsfähige Vorsteuer,
• Kostenstelle und Kostenträger, wenn das Mapping sie verlangt,
• Herkunft und Begründung eines automatischen Vorschlags.

#Rechnung oder Beleg direkt hochladen

Über Rechnung oder Beleg hochladen nimmst du ein Foto, ein PDF oder eine XRechnung direkt in der Buchhaltung auf. Werkstube liest Betrag, Datum und Lieferant automatisch aus, legt den Beleg in der zentralen Ablage an und stellt ihn als Kontierung mit Vorschlag bereit — Betrag und Datum kannst du beim Hochladen angeben, musst es aber nicht.

Ein hochgeladener Beleg ist sofort kontierbar; das zweite Augenpaar ist die Freigabe der Kontierung, nicht zusätzlich die Belegfreigabe. Abgelehnte Belege und offene Rückfragen aus Belege & Spesen werden nicht kontiert.

Mit den Auswahlkästchen in der Belegliste prüfst oder gibst du mehrere Kontierungen in einem Schritt frei; die Begründung gilt dann für die ganze Auswahl, jede Kontierung wird aber einzeln geschrieben. Bei einem hochgeladenen Beleg steht das Original als Vorschau direkt neben der Kontierung — Größer öffnet es im Betrachter.

Die Splits werden in Euro erfasst: Du gibst den Bruttobetrag ein und wählst den Steuersatz (19 %, 7 %, 0 %); Netto, Steuer und abzugsfähige Vorsteuer rechnet Werkstube cent-genau daraus und zeigt sie unter der Zeile. Abweichende Vorsteuer oder ein Privatanteil sind unter Abweichende Vorsteuer oder Privatanteil eingeklappt. Der Rest bis zum Belegbetrag steht immer oben; Split hinzufügen übernimmt ihn.

Ein Beleg durchläuft die Status Unvollständig, Vorgeschlagen, Geprüft und Freigegeben. Erst danach ist er exportierbar. Ein vor dem Export geänderter Quellbeleg erzeugt eine neue Revision und muss erneut geprüft werden. Wurde er bereits exportiert, verlangt Werkstube zuerst einen nachvollziehbaren Korrekturlauf und bereitet danach die neue Revision vor.

#Regeln sinnvoll einsetzen

Unter Regeln kannst du eindeutige Zuordnungen nach Quelle, Lieferant oder Kunde, Belegart, Text, Steuersatz und Betragsgrenze festlegen. Niedrigere Prioritätszahlen werden zuerst ausgewertet. Eine Regel dokumentiert ihre Version und Begründung am Split.

#SKR03, SKR04 und eigene Konten abbilden

Unter Kontenmapping bleiben fachliche Kategorien von Sachkonten getrennt. Lege pro Wirtschaftsjahr einen Mapping-Satz an oder klone eine bestehende Version.

Die Zeilen stehen als Liste: Kategorie, Quelle, Steuerbehandlung, Satz, Sachkonto und Gegenkonto auf einen Blick. Zeile anlegen oder Bearbeiten öffnet ein Fenster, in dem du die ganze Regel pflegst — oben die Bedingung (Kategorie, Quelle, Steuerbehandlung, Steuersatz; leerer Satz gilt für jeden Satz), darunter die Kontierung (Sachkonto, Gegenkonto, Gegenkonto-Rolle, BU-Schlüssel) und die Auswertung (EÜR-/GuV-Position, Pflichtangaben). Gespeichert wird genau diese eine Zeile.

Unter der Liste zeigt Werkstube, welche Kategorien noch kein Mapping haben; ein Klick darauf öffnet das Fenster passend vorbelegt. Eine neue Zeile übernimmt dabei die Werte derselben Kategorie aus dem Satz, sonst wenigstens die zur Kategorieart passende Steuerbehandlung. In einem aktiven Mapping-Satz ist das Fenster nur zum Nachsehen da — geändert wird ausschließlich im Entwurf.

Bei der ersten Umstellung übernimmt Werkstube vorhandene DATEV-Einstellungen als Entwurf. Dieser Entwurf wird nie automatisch aktiv. Prüfe ihn gemeinsam mit deiner Steuerberatung, ergänze fehlende Kategorien und aktiviere ihn mit einer Begründung.

#Export durchführen

1. Unter Exporte Zeitraum und Kanal wählen.
2. Vorschau, offene Prüfungen, Zeilenanzahl und Summe kontrollieren.
3. Exportlauf finalisieren.
4. Für DATEV unter Einstellungen → DATEV & Migration die EXTF-Datei herunterladen.
5. Exportreferenz und Übergabe an die Steuerberatung dokumentieren.

DATEV EXTF, DATEV Cloud und angebundene Finanzbuchhaltungsanbieter verwenden dieselben finalisierten Exportzeilen. Werkstube erkennt, wenn dieselbe Belegrevision im gleichen Kanal bereits ausgegeben wurde, und gibt sie nicht ein zweites Mal aus. DATEV übernimmt zusätzlich BU-Schlüssel, Kostenstelle und Kostenträger. Freigegebene, centgenau abgeglichene Lohnanbieter-Ergebnisse erscheinen als eigene Quelle Lohn in der Kontierung; die Referenzen des Lohnanbieters und die verwendete Zuordnungsversion bleiben an jeder Komponente erhalten. Details zum Lohnrücklauf findest du unter Lohnanbieter anbinden.

#Umfang der DATEV-Übergabe

Für DATEV verwendet Werkstube ausschließlich die beiden offiziellen Schnittstellen:

• accounting:extf-files übernimmt die versionierte DATEV-Formatdatei. Der Upload läuft über clients/{client-id}/extf-files/import; verwendet wird ausschließlich der festgeschriebene Exportstand. Eine zweite Buchung nur für die Rechnung gibt es nicht.
• accounting:extf-files liefert den Status eines Imports möglicherweise nicht sofort, sondern über die von DATEV in Location gelieferte Route. Diese Route verwendet Werkstube unverändert für die Statusabfrage; dokumentiert sind sowohl clients/{client-id}/extf-files/jobs/{job-id} als auch clients/{client-id}/extf-files/import/jobs/{job-id}. Fehlt Location, verwendet Werkstube nur den konfigurierten Fallback /extf-files/import/jobs/{job-id}. accounting:dataexchange ist die lesende Seite für Buchhaltungsdaten und die dazugehörigen Nachweise. Werkstube bietet keine automatische Rückmeldung über DATEV-Webhooks, keine ELSTER-Anbindung und keinen generischen /capabilities- oder /bookings-Vertrag.

Die lokale Transportprüfung ist ein HTTP-Test und keine DATEV-Testumgebung. Für den produktiven Betrieb fehlen DATEV-Developer-Portal-Konto, API-Subscription, technisches Review und Produktionsfreigabe. Bis diese externe Freigabe vorliegt, darf die lokale Übergabe nicht als validierte Produktiv- oder Zertifizierungsintegration bezeichnet werden.

Siehe die offiziellen accounting:extf-files- und accounting:dataexchange-Grenzen.

#Rechte

Der Betrieb kann getrennt festlegen, wer Kontierungen ansehen, bearbeiten, prüfen, Regeln oder Mappings verwalten, Exporte erstellen und bereits exportierte Buchungen korrigieren darf.

#Daten aus einem Fremdsystem übernehmen

Bei einer Migration lädst du unterstützte Bestandsdaten hoch und lässt sie zunächst prüfen. Werkstube zeigt Zuordnungen, Warnungen und unvollständige Datensätze. Erst nach deiner Freigabe werden sie übernommen.

Erstelle vor einer größeren Übernahme eine Sicherung im Ursprungssystem und beginne mit einem kleinen, repräsentativen Datenbestand. Kontrolliere anschließend Kunden, Nummern, offene Posten und Verknüpfungen.