WerkstubePosteingang & E-Mail
Nachrichten mehrerer Konten prüfen, zuordnen und sicher beantworten.
Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Posteingang & E-Mail“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.
Ein Posteingang für den Betrieb
Im Posteingang laufen die verbundenen Mailkonten zusammen. Werkstube versucht, neue Nachrichten einem Kunden oder Vorgang zuzuordnen. Du entscheidest, ob die Zuordnung passt und was als Nächstes passieren soll.
Eine Nachricht bearbeiten
Öffne eine Nachricht und prüfe Absender, Inhalt und Anhänge. Je nach Situation kannst du sie:
- einem Kunden, Auftrag, Angebot, einer Anfrage oder Bestellung zuordnen
- einer vorhandenen Akte zuordnen oder die Zuordnung ändern
- beantworten, an alle antworten oder weiterleiten
- archivieren, als ungelesen markieren oder in einen eigenen Ordner verschieben
- endgültig löschen
Wenn Werkstube eine Zuordnung vorschlägt, findest du sie unter Zu prüfen. Übernimm den Vorschlag nur, wenn er zur Nachricht passt, oder verwerfe ihn und ordne die Nachricht selbst zu.
Der rote Zähler in der Navigation zeigt ungelesene, nicht archivierte Nachrichten. Beim Öffnen wird eine Nachricht gelesen; du kannst sie jederzeit wieder als ungelesen markieren.
Nachrichten endgültig löschen
Endgültig löschen entfernt die Nachricht auch aus dem verbundenen Mailpostfach. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Werkstube fragt deshalb zunächst nach. Wenn du die Abfrage nicht mehr sehen möchtest, aktiviere im Dialog Diese Bestätigung künftig nicht mehr anzeigen.
Du kannst die Sicherheitsabfrage unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten → E-Mails löschen wieder einschalten.
Ordner, Status und Ansicht
Eigene Ordner
Unter Postfächer kannst du eigene Ordner anlegen, zum Beispiel Rechnungen, Lieferanten oder Später prüfen. Verschiebe eine Nachricht über die Ordnerauswahl im Lesebereich, über die Mehrfachauswahl oder per Drag-and-drop.
Eigene Ordner gelten nur für die Werkstube-Ansicht. Die Nachricht beim Mailanbieter wird dadurch weder verschoben noch gelöscht.
Die wichtigsten Ansichten sind:
- Eingang: sichtbare eingehende Nachrichten
- Gesendet: erfolgreich versendete Nachrichten
- Entwurf: deine eigenen bearbeitbaren Entwürfe
- Werki-Entwürfe: Antwortvorschläge, die vor dem Versand geprüft werden müssen
- Zu prüfen: offene Zuordnungs- und KI-Vorschläge
- Archiv: erledigte Nachrichten, die du später wiederherstellen kannst
Werki-Entwürfe prüfen und versenden
Öffne einen Werki-Entwurf, prüfe den Text und ändere ihn direkt. Du kannst ihn mit einer kurzen Anweisung Umformulieren, als Entwurf speichern oder Versenden.
Prüfe vor dem Versand besonders:
- Empfänger und Betreff
- Aussagen, Preise und Fristen
- vorgeschlagene Termine
- Anhänge und die gewünschte Absenderadresse
Bei einem Terminvorschlag prüft Werkstube die Verfügbarkeit unmittelbar vor dem Versand. Ist der Termin inzwischen belegt, wird die Mail nicht versendet und der Entwurf bleibt bearbeitbar. Für einen Versand mit Terminvorschlag brauchst du das Recht Kalender → Anlegen. Bei einer verknüpften Kunden- oder Auftragsakte müssen deine Ansichtsrechte ebenfalls ausreichen.
Wenn du in den Kontoeinstellungen Neue E-Mails autonom beantworten aktivierst, darf Werkstube passende Antworten ohne vorherigen Einzelklick versenden. Aktiviere das nur für klar begrenzte, risikoarme Standardfälle. Preise, Terminzusagen, rechtliche Erklärungen und sicherheitskritische Angaben gehören in die manuelle Prüfung.
Ansicht anpassen
Solange keine Nachricht geöffnet ist, nutzt die Liste die freie Fläche. Beim Öffnen erscheint der Lesebereich daneben. Du kannst die Trennlinie zwischen Liste und Lesebereich ziehen und zwischen kompakter und komfortabler Darstellung wechseln.
Die Postfach- und Ordnerleiste lässt sich über die Schaltfläche neben dem Suchfeld ein- und ausblenden. Werkstube merkt sich die Breite und den Zustand für deinen nächsten Besuch.
Werki formuliert mit dem passenden Verlauf
Wenn eine Nachricht einem Kunden oder Auftrag zugeordnet ist und du KI formulieren auswählst, kann Werki passende, für dich sichtbare Informationen aus dem Kunden- und Auftragsverlauf berücksichtigen. Ohne verlässliche Zuordnung wird kein fremder Verlauf geraten oder verwendet.
Prüfe den fertigen Text trotzdem wie jeden KI-Vorschlag auf Empfänger, Fakten, Termine und Zusagen.
Konten verbinden
Verbinde ein Mailkonto unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten. Je nach Anbieter meldest du dich direkt beim Anbieter an oder trägst die IMAP- und SMTP-Daten ein. Nach dem Verbindungstest beginnt der erste Abruf automatisch.
Zum Hinzufügen brauchst du das Recht Kommunikation → Anlegen. Fehlt die Schaltfläche Mail verbinden, muss eine berechtigte Person das Recht unter Gruppen & Rechte prüfen.
Vor dem Start
Halte Folgendes bereit:
- die vollständige Mailadresse
- den Anbieter oder den Hoster deiner Domain
- das normale Mailpasswort oder – falls vom Anbieter verlangt – ein App-Passwort
- bei einer eigenen Domain die aktuellen Serverdaten aus dem Kundenportal des Hosters
Wähle bei einem öffentlichen Postfach den passenden Anbieter aus. Für eine eigene Firmenadresse wählst du Sonstiger Anbieter, sofern der Hoster nicht direkt angeboten wird.
Schritt für Schritt
- Öffne Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten und wähle Mail verbinden.
- Wähle deinen Anbieter. Google und Microsoft führen dich zur sicheren Anmeldung beim Anbieter. Die übrigen Wege verwenden IMAP für den Empfang und SMTP für den Versand.
- Wähle unter Kontotyp entweder Gemeinsame Adresse / Admin-Konto oder Persönliche Mitarbeiter-Adresse. Bei einer persönlichen Adresse wählst du zusätzlich den passenden Mitarbeiter aus.
- Trage die E-Mail-Adresse vollständig ein. Werkstube kann den Anbieter an der Domain erkennen und einen besseren Eintrag vorschlagen.
- Vergib unter Bezeichnung einen Namen, an dem du das Konto in Werkstube leicht erkennst, zum Beispiel
Info,BürooderMax. - Prüfe die Verbindung. Bei Google oder Microsoft meldest du dich im Anbieterfenster an und bestätigst den Zugriff. Bei einem klassischen Mailkonto prüfst du die Felder unten und wählst Speichern und Verbindung prüfen.
- Warte auf die Erfolgsmeldung. Erst danach startet der erste Abruf; er kann bei einem großen Postfach einige Zeit dauern.
Die Felder bei IMAP und SMTP
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Benutzername | Meist die vollständige E-Mail-Adresse. Verwende nur dann einen anderen Benutzernamen, wenn dein Anbieter das ausdrücklich vorgibt. |
| Passwort | Das Mailpasswort des Postfachs. Wenn der Anbieter App-Passwörter verlangt, kommt hier das App-Passwort hinein, nicht das normale Konto-Passwort. |
| IMAP-Server | Adresse des Posteingangsservers. Werkstube verwendet sie für den verschlüsselten Empfang. |
| IMAP-Port | Port des Posteingangsservers, in der Regel 993. Trage nur die Zahl in das Portfeld ein. |
| SMTP-Server | Adresse des Postausgangsservers. Werkstube verwendet sie für den verschlüsselten Versand. |
| SMTP-Port | Port des Postausgangsservers, häufig 465 oder 587. Trage nur die Zahl in das Portfeld ein. |
Server und Ports werden bei vielen Anbietern automatisch vorbelegt. Übernimm die Werte, wenn sie zur offiziellen Anleitung deines Anbieters passen. Schreibe https:// oder :993 nicht in das Serverfeld; Server und Port haben jeweils ein eigenes Feld.
Bei Google und Microsoft trägst du in diesem Ablauf keine Serverdaten und kein Passwort ein. Werkstube öffnet stattdessen die Anmeldung beim Anbieter.
Unterstützte Anbieter und Verbindungsarten
Diese Auswahl steht im Verbindungsdialog zur Verfügung:
| Auswahl in Werkstube | Verbindung | Was du beachten musst | Offizielle Hilfe |
|---|---|---|---|
| Google Workspace / Gmail | Sichere Anmeldung bei Google | Nutze Mit Google anmelden. Werkstube erhält dein Google-Passwort nicht. | Gmail mit einem anderen E-Mail-Client synchronisieren |
| Microsoft 365 / Outlook | Sichere Anmeldung bei Microsoft | Nutze Mit Microsoft anmelden. | POP, IMAP und SMTP für Outlook.com |
| Apple iCloud Mail | IMAP und SMTP | Du brauchst ein app-spezifisches Apple-Passwort. Hinweise zu Benutzername und Servern stehen in den Apple-Servereinstellungen für iCloud Mail. | Apple-Anleitungen |
| GMX | IMAP und SMTP | Aktiviere den Zugriff für IMAP, falls GMX danach fragt. | GMX-Serverdaten |
| WEB.DE | IMAP und SMTP | Aktiviere IMAP in den WEB.DE-Einstellungen, falls es noch nicht aktiv ist. | WEB.DE-Serverdaten |
| Yahoo Mail | IMAP und SMTP | Bei aktivierter Bestätigung in zwei Schritten kann ein App-Passwort nötig sein. | Yahoo-IMAP-Einstellungen |
| T-Online | IMAP und SMTP | Verwende gegebenenfalls das separate Mailprogramm-Passwort deines T-Online-Postfachs. | Telekom-Serverdaten für E-Mail |
| IONOS / 1&1 | IMAP und SMTP | Übernimm die Werte aus der IONOS-Anleitung, besonders wenn die Domain bei IONOS liegt. | IONOS-Serverinformationen |
| STRATO | IMAP und SMTP | Verwende die verschlüsselten Serverdaten aus der STRATO-Anleitung. | STRATO-Mailserver und Ports |
| Hetzner | IMAP und SMTP | Für Managed-Mailkonten stehen die Zugangsdaten in den Unterlagen deines Hetzner-Kontos. | Hetzner: sichere Mailverbindungen |
| ALL-INKL | IMAP und SMTP | Serverdaten können vom Paket abhängen. Hole sie aus dem KAS-Kundenportal. | ALL-INKL: Mailpostfach einrichten |
| Host Europe | IMAP und SMTP | Übernimm die Serverdaten aus dem KIS-Kundenportal. | Host Europe: Mailserver |
| Zoho Mail | IMAP und SMTP | IMAP muss bei Zoho aktiviert sein. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung kann ein App-Passwort nötig sein; Region und Tarif können die Serverdaten ändern. | Zoho: IMAP-Zugriff |
| Sonstiger Anbieter | IMAP und SMTP | Nutze die offiziellen Serverdaten deines Hosters. Das gilt auch für eigene Firmen-Domains. | Anleitung deines Hosters |
Beim Weg Sonstiger Anbieter kann Werkstube bei einigen bekannten Domains – unter anderem AOL, freenet Mail, mail.de, mailbox.org, Posteo und Yandex – Serverdaten automatisch vorbelegen. Diese Anbieter erscheinen nicht als eigene Auswahl. Prüfe die Vorbelegung trotzdem in der offiziellen Hilfe des jeweiligen Anbieters, bevor du speicherst.
Häufige Servervorschläge
Die folgenden Werte können im Formular erscheinen. IMAP- und SMTP-Port werden jeweils in das eigene Portfeld eingetragen:
| Anbieter | IMAP-Server | IMAP-Port | SMTP-Server | SMTP-Port |
|---|---|---|---|---|
| iCloud | imap.mail.me.com | 993 | smtp.mail.me.com | 587 |
| GMX | imap.gmx.net | 993 | mail.gmx.net | 587 |
| WEB.DE | imap.web.de | 993 | smtp.web.de | 587 |
| Yahoo Mail | imap.mail.yahoo.com | 993 | smtp.mail.yahoo.com | 465 |
| T-Online | secureimap.t-online.de | 993 | securesmtp.t-online.de | 465 |
| IONOS / 1&1 | imap.ionos.de | 993 | smtp.ionos.de | 465 |
| STRATO | imap.strato.de | 993 | smtp.strato.de | 465 |
| Hetzner | mail.your-server.de | 993 | mail.your-server.de | 465 |
| AOL | imap.aol.com | 993 | smtp.aol.com | 465 |
| freenet Mail | mx.freenet.de | 993 | mx.freenet.de | 465 |
| mail.de | imap.mail.de | 993 | smtp.mail.de | 465 |
| mailbox.org | imap.mailbox.org | 993 | smtp.mailbox.org | 465 |
| Posteo | posteo.de | 993 | posteo.de | 465 |
| Yandex | imap.yandex.com | 993 | smtp.yandex.com | 465 |
Bei ALL-INKL, Host Europe, eigenen Domains und bestimmten Zoho-Konten können andere Werte gelten. Übernimm dort die Angaben aus KAS, KIS oder dem Kundenportal. Werte nicht aus einem anderen Postfach kopieren.
Verbindung testen und Fehler beheben
Werkstube prüft beim Speichern, ob Empfang und Versand funktionieren. Wenn der Test fehlschlägt, gehe diese Punkte durch:
- Melde dich beim Anbieter im Browser an. Wenn das schon nicht funktioniert, setze das Passwort zuerst beim Anbieter zurück.
- Prüfe, ob du die richtige Auswahl verwendet hast: ein öffentliches GMX-, WEB.DE- oder Yahoo-Postfach gehört in den passenden Anbieter; eine eigene Domain meist in Sonstiger Anbieter.
- Verwende als Benutzername in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse. Für iCloud gilt beim IMAP-Benutzernamen zunächst der Name vor
@; wenn das nicht funktioniert, probiere die vollständige Adresse. Für den SMTP-Benutzernamen verlangt Apple die vollständige Adresse. - Prüfe das Passwort. iCloud, Yahoo und Zoho können ein App-Passwort verlangen. Bei GMX, WEB.DE und anderen Anbietern muss IMAP gegebenenfalls zuerst im Anbieterportal freigeschaltet werden.
- Vergleiche IMAP-Server und IMAP-Port für den Empfang sowie SMTP-Server und SMTP-Port für den Versand mit der offiziellen Anbieterhilfe. Wenn nur der Versand oder nur der Empfang fehlschlägt, prüfe zuerst das jeweilige Serverpaar.
- Speichere erneut mit Speichern und Verbindung prüfen. Bei einem bereits angelegten Konto findest du zusätzlich Verbindung prüfen und – bei einer abgelaufenen sicheren Anmeldung – Erneut verbinden.
Wenn die Meldung ausdrücklich sagt, dass die sichere Google- oder Microsoft-Anmeldung für Werkstube nicht eingerichtet ist, liegt das nicht an deinem Passwort. Wende dich dann an den Werkstube-Support. Bei fehlenden Rechten oder einer fehlenden Schaltfläche hilft die Administration deines Betriebs.
Erster Abruf eines bestehenden Postfachs
Nach einem erfolgreichen Verbindungstest beginnt Werkstube automatisch mit dem ersten Abruf. Große bestehende Postfächer werden im Hintergrund in begrenzten Stapeln von der neuesten zur ältesten Nachricht eingelesen. Weitere Nachrichten erscheinen deshalb schrittweise. Du kannst den Posteingang währenddessen weiter benutzen; Postfächer abrufen startet den Abruf erneut im Hintergrund.
Einstellungen nach dem Verbinden
Öffne das verbundene Konto, um unter anderem diese Optionen zu prüfen:
- Empfang in Werkstube aktiv: neue Nachrichten dieses Kontos werden in Werkstube abgerufen
- Versand aktiv: Antworten und neue Nachrichten dürfen über dieses Konto versendet werden
- Standard-Absender: dieses Konto wird beim Schreiben standardmäßig vorgeschlagen
- Antworten an: Antworten können an eine andere Adresse geleitet werden
- Signatur: wird beim Schreiben automatisch eingesetzt
- Neue E-Mails autonom beantworten: erlaubt automatische Werki-Antworten für dieses Konto
- Sichtbarkeit: bestimmt, welche Personen oder Gruppen das Konto und seine Nachrichten sehen
Aktiviere automatische Antworten und Versand erst, wenn Absender, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten im Betrieb geklärt sind.
Lokale Aufbewahrung und Speicher
Unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten stellst du pro Konto ein, wie viele der neuesten Nachrichten Werkstube lokal bereithält. Der Tarif bestimmt die Obergrenze:
| Tarif | Neueste Nachrichten je Postfach |
|---|---|
| Solo | 500 |
| Team | 2.000 |
| Betrieb | 10.000 |
| Meister | 50.000 |
Die Einstellung gilt pro Postfach und umfasst Nachrichtentext sowie Anhänge. Wird die Grenze reduziert oder beim Abruf erreicht, entfernt Werkstube ältere lokale Inhalte und Anhänge. Die Originalnachrichten beim verbundenen Anbieter bleiben vollständig erhalten; ältere Inhalte kannst du dort weiterhin abrufen.
Nicht zugeordnete Nachrichten
Ist der Absender unbekannt, bleibt die Nachricht zunächst nicht zugeordnet. Wähle in der Nachricht den passenden Kunden oder Vorgang aus oder lege den fehlenden Kunden zuerst an. Prüfe Vorschläge unter Zu prüfen, bevor du sie übernimmst.