Posteingang & E-Mail

#Ein Posteingang für den Betrieb

Im Posteingang laufen die verbundenen Mailkonten zusammen. Werkstube versucht, neue Nachrichten einem Kunden oder Vorgang zuzuordnen. Du entscheidest, ob die Zuordnung passt und was als Nächstes passieren soll.

#Eine Nachricht bearbeiten

Öffne eine Nachricht und prüfe Absender, Inhalt und Anhänge. Je nach Situation kannst du sie:

• einem Kunden, Auftrag, Angebot, einer Anfrage oder Bestellung zuordnen
• einer vorhandenen Akte zuordnen oder die Zuordnung ändern
• beantworten, an alle antworten oder weiterleiten
• archivieren, als ungelesen markieren oder in einen eigenen Ordner verschieben
• endgültig löschen

Wenn Werkstube eine Zuordnung vorschlägt, findest du sie unter Zu prüfen. Übernimm den Vorschlag nur, wenn er zur Nachricht passt, oder verwerfe ihn und ordne die Nachricht selbst zu.

Der rote Zähler in der Navigation zeigt ungelesene, nicht archivierte Nachrichten. Beim Öffnen wird eine Nachricht gelesen; du kannst sie jederzeit wieder als ungelesen markieren.

#Nachrichten endgültig löschen

Endgültig löschen entfernt die Nachricht auch aus dem verbundenen Mailpostfach. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Werkstube fragt deshalb zunächst nach. Wenn du die Abfrage nicht mehr sehen möchtest, aktiviere im Dialog Diese Bestätigung künftig nicht mehr anzeigen.

Du kannst die Sicherheitsabfrage unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten → E-Mails löschen wieder einschalten.

#Ordner, Status und Ansicht

#Eigene Ordner

Unter Postfächer kannst du eigene Ordner anlegen, zum Beispiel Rechnungen, Lieferanten oder Später prüfen. Verschiebe eine Nachricht über die Ordnerauswahl im Lesebereich, über die Mehrfachauswahl oder per Drag-and-drop.

Eigene Ordner gelten nur für die Werkstube-Ansicht. Die Nachricht beim Mailanbieter wird dadurch weder verschoben noch gelöscht.

Die wichtigsten Ansichten sind:

• Eingang: sichtbare eingehende Nachrichten
• Gesendet: erfolgreich versendete Nachrichten
• Entwurf: deine eigenen bearbeitbaren Entwürfe
• Werki-Entwürfe: Antwortvorschläge, die vor dem Versand geprüft werden müssen
• Zu prüfen: offene Zuordnungs- und KI-Vorschläge
• Archiv: erledigte Nachrichten, die du später wiederherstellen kannst

#Werki-Entwürfe prüfen und versenden

Öffne einen Werki-Entwurf, prüfe den Text und ändere ihn direkt. Du kannst ihn mit einer kurzen Anweisung Umformulieren, als Entwurf speichern oder Versenden.

Prüfe vor dem Versand besonders:

• Empfänger und Betreff
• Aussagen, Preise und Fristen
• vorgeschlagene Termine
• Anhänge und die gewünschte Absenderadresse

Bei einem Terminvorschlag prüft Werkstube die Verfügbarkeit unmittelbar vor dem Versand. Ist der Termin inzwischen belegt, wird die Mail nicht versendet und der Entwurf bleibt bearbeitbar. Für einen Versand mit Terminvorschlag brauchst du das Recht Kalender → Anlegen. Bei einer verknüpften Kunden- oder Auftragsakte müssen deine Ansichtsrechte ebenfalls ausreichen.

Automatische Antworten benötigen mehrere Freigaben: das Modul Werki-Sekretär, den Schalter am Postfach sowie den Hauptschalter und die passende Regel unter Autonomie & Abläufe. Die Einrichtung und Grenzen erklärt Assistent einrichten und steuern.

#Ansicht anpassen

Solange keine Nachricht geöffnet ist, nutzt die Liste die freie Fläche. Beim Öffnen erscheint der Lesebereich daneben. Du kannst die Trennlinie zwischen Liste und Lesebereich ziehen und zwischen kompakter und komfortabler Darstellung wechseln.

Die Postfach- und Ordnerleiste lässt sich über die Schaltfläche neben dem Suchfeld ein- und ausblenden. Werkstube merkt sich die Breite und den Zustand für deinen nächsten Besuch.

#Werki formuliert mit dem passenden Verlauf

Wenn eine Nachricht einem Kunden oder Auftrag zugeordnet ist und du KI formulieren auswählst, kann Werki passende, für dich sichtbare Informationen aus dem Kunden- und Auftragsverlauf berücksichtigen. Ohne verlässliche Zuordnung wird kein fremder Verlauf geraten oder verwendet.

Prüfe den fertigen Text trotzdem wie jeden KI-Vorschlag auf Empfänger, Fakten, Termine und Zusagen.

#Ein Mailkonto hinzufügen oder die Verbindung reparieren

Die vollständige Anleitung mit Kontotypen, Anbieter-Anmeldung, Serverfeldern und Fehlerhilfe findest du unter E-Mail-Konto einrichten und verbinden. Eine E-Mail-Adresse im Betriebsprofil allein verbindet kein Postfach.

#Nicht zugeordnete Nachrichten

Ist der Absender unbekannt, bleibt die Nachricht zunächst nicht zugeordnet. Wähle in der Nachricht den passenden Kunden oder Vorgang aus oder lege den fehlenden Kunden zuerst an. Prüfe Vorschläge unter Zu prüfen, bevor du sie übernimmst.