Mit Werkstube loslegen

#Was du zuerst einrichten solltest

Mit dieser Reihenfolge kommst du vom Zugang bis zu deinem ersten bearbeiteten Kundenvorgang. Du musst nicht alle Zusatzmodule gleichzeitig einrichten. Beginne mit Firmendaten, einem Mailkonto und wenigen verlässlichen Betriebsregeln.

#1. Deinen Zugang öffnen

Für einen neuen Betrieb folgst du Registrieren und einen Betrieb eröffnen. Als Mitarbeiter verwendest du den Zugang deines Betriebs: Anmelden & Betrieb finden. Prüfe nach der Anmeldung den Betriebsnamen unten links.

#2. Firmendaten und Zuständigkeiten pflegen

Öffne unten links das Kontomenü und dann Einstellungen → Betriebsprofil. Trage die Angaben ein, die auf Angeboten und Rechnungen erscheinen sollen. Hinterlege anschließend Bankkonten und richte die benötigten Mitarbeiterzugänge ein. Die genaue Reihenfolge steht unter Betrieb einrichten.

#3. E-Mail verbinden und selbst ausprobieren

Verbinde unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten eine bestehende Adresse. Warte auf den ersten Abruf. Sende danach von einer eigenen zweiten Adresse eine Nachricht an das verbundene Postfach und antworte darauf in Werkstube. So prüfst du Empfang und Versand getrennt.

Die Anleitungen E-Mail-Konto einrichten und verbinden und E-Mails schreiben und versenden führen dich durch die einzelnen Schritte.

#4. Betriebswissen vorbereiten

Erfasse Öffnungszeiten, Einsatzgebiet, Leistungen und die Regeln, die bei Kundenanfragen gelten. Kurze Regeln kannst du direkt eingeben; längere Anleitungen lädst du als Dokument hoch. Prüfe mit einer Frage an Werki, ob die Informationen verwendbar sind: Betriebswissen für Werki.

#5. Einen Vorgang vollständig durchgehen

Lege einen Kunden an, erfasse seine Anfrage und erstelle ein Angebot. Prüfe die Vorschau mit Firmendaten, Positionen und Empfänger. Wenn der Kunde beauftragt, führst du den Vorgang als Auftrag weiter.

Für einen Probelauf genügt ein klar gekennzeichneter Entwurf. Schreibe eine Rechnung nicht allein zu Übungszwecken fest: Festschreibung, Nummerierung und Versand haben eigene Auswirkungen.

#Den Assistenten erst nach der Einrichtung freigeben

Werki beantwortet deine Fragen im Chat. Der E-Mail-Assistent bearbeitet dagegen neue Nachrichten im Hintergrund, sobald du die passenden Freigaben setzt. Prüfe deshalb zuerst die Wissensgrundlage und entscheide dann, welche Schritte er übernehmen soll: Assistent einrichten und steuern.

#Hilfe zur aktuellen Aufgabe finden

Nutze die Suche dieser Dokumentation mit einer konkreten Aufgabe, etwa „E-Mail senden“, „Dokument hochladen“ oder „Betriebswissen“. Die Artikel enthalten Voraussetzungen, Arbeitsschritte und Hilfe bei typischen Problemen. In den Produkttouren und Hilfen findest du weitere Unterstützung direkt in Werkstube.