WerkstubeBuchhaltungsanbieter anbinden
DATEV-Anbindung einrichten, Buchhaltungsexporte prüfen und Rückmeldungen nachvollziehbar abgleichen.
Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Buchhaltungsanbieter anbinden“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.
Mit einer Buchhaltungsanbindung bereitest du Werkstube-Buchungen für die Weitergabe an deinen Buchhaltungsanbieter vor und verfolgst die Rückmeldung. Werkstube übernimmt die lokale Vorprüfung und dokumentiert den Übergabestatus; die fachliche und steuerliche Verantwortung bleibt bei dir, deiner Buchhaltung oder deinem Steuerbüro.
In der aktuellen Oberfläche ist DATEV Buchhaltung der verfügbare Anbieter. Weitere Buchhaltungsanbieter sind Kommt bald, sofern sie dir nicht ausdrücklich in Finanzen → Buchhaltung → Anbindungen angeboten werden.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung und Übergabe brauchst du:
- einen Desktop-Arbeitsplatz; die mobile Buchhaltungsansicht ist schreibgeschützt;
- das Recht Buchhaltungsanbieter verwalten zum Einrichten der Verbindung;
- je nach Aufgabe die Rechte Kontierungen ansehen, Exporte vorbereiten, Exporte an Anbieter übermitteln, Anbieterstatus abgleichen und Exportierte Buchungen korrigieren;
- ein DATEV-Konto bzw. die Angaben deines Steuerbüros;
- DATEV Client-ID, externe Mandanten-ID und externe Konto-ID;
- eine von der Administration bereitgestellte sichere Zugangsreferenz;
- für die Produktion die externe Freigabe des Buchhaltungsanbieters.
Fehlt eine dieser Angaben, lege keinen Produktionszugang mit geratenen Werten an. Bitte dein Steuerbüro oder die Werkstube-Administration um die korrekten Angaben.
DATEV-Anbindung einrichten
- Buchhaltung öffnenGehe zu Finanzen → Buchhaltung und öffne den Tab Anbindungen.
- Anbieter auswählenWähle bei Anbieter DATEV Buchhaltung.
- Umgebung wählenWähle Testumgebung (keine Zertifizierung) für einen ersten Verbindungstest oder Produktion, wenn die externe Freigabe bereits vorliegt.
- Angaben eintragenTrage Anzeigename, DATEV Client-ID, sichere Zugangsreferenz sowie externe Mandanten- und Konto-ID ein.
- Anbindung anlegenKlicke in der Testumgebung auf Anbindung anlegen. Für die Produktion klicke auf Zur externen Freigabe anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anbieter | Das externe Buchhaltungssystem. In der aktuellen Auswahl: DATEV Buchhaltung. |
| Anzeigename | Verständlicher Name, zum Beispiel „DATEV Steuerbüro“. |
| Umgebung | Testumgebung dient der Konfigurationsprüfung und ist keine Zertifizierung. Produktion ist für die echte Übergabe vorgesehen. |
| DATEV Client-ID | Öffentliche Kennung aus der DATEV-Einrichtung; sie ist kein Passwort. |
| Sichere Zugangsreferenz | Verweis auf den sicher hinterlegten Zugang. Der geheime Wert wird nicht in Werkstube angezeigt. |
| Externe Mandanten-ID | ID des Mandanten im DATEV-System. |
| Externe Konto-ID | Zuordnung zum externen Konto oder Ziel, das dein Steuerbüro vorgibt. |
Für eine Produktionsanbindung brauchst du die Freigabe des externen Systems. Ein Test mit Anbindung anlegen beweist daher nur, dass die eingegebenen Werkstube- und DATEV-Daten grundsätzlich zusammenpassen; er ersetzt keine Zertifizierung oder fachliche Freigabe.
Verbindung prüfen
Nach dem Anlegen zeigt die Karte Anbindungen Status, letzte Prüfung, sichere Zugangsreferenz und externe IDs an. Klicke auf Testen und lies die Rückmeldung vollständig.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht eingerichtet | Es gibt noch keine verwendbare Verbindung. |
| Pilotbetrieb | Die Verbindung wird in einer Test- oder Pilotumgebung geprüft. |
| Externe Freigabe ausstehend | Die Einrichtung wartet auf die Freigabe des Anbieters oder Steuerbüros. |
| Aktiv | Die Verbindung kann für die vorgesehenen Übergabeschritte verwendet werden. |
| Fehler | Die letzte Prüfung oder Übergabe braucht deine Aufmerksamkeit. |
| Getrennt | Die Verbindung wurde beendet und muss bei Bedarf neu eingerichtet werden. |
Die Meldung „Konfiguration und Fähigkeiten geprüft“ bestätigt die Werkstube-Prüfung. Prüfe zusätzlich, ob die externe Freigabe wirklich abgeschlossen ist.
Export vorbereiten und übermitteln
- Exporte öffnenBleibe unter Finanzen → Buchhaltung und öffne den Tab Exporte.
- Zeitraum festlegenTrage bei Von und Bis den Zeitraum ein, der übergeben werden soll.
- Format oder Kanal wählenWähle DATEV EXTF, DATEV Cloud oder Anbieteranbindung. Welche Option passt, legt dein Steuerbüro fest.
- Lokal prüfenKlicke auf Lokale Vorprüfung und bearbeite blockierte oder warnende Zeilen, bevor du sie festschreibst.
- Stapel festschreibenWenn die Vorprüfung passt, klicke auf Stapel festschreiben & Anbieter prüfen.
- Vorschau vergleichenÖffne Anbieter-Vorschau und vergleiche einbezogene Zeilen, Summe, Warnungen und Kontenzuordnung.
- Übergabe startenKlicke auf Anbieter übermitteln und warte auf den Anbieterstatus.
DATEV EXTF erzeugt eine Datei für den vorgesehenen DATEV-Austausch. DATEV Cloud und Anbieteranbindung verwenden die in deiner Umgebung eingerichtete Übergabe. Keine dieser Aktionen ersetzt die Prüfung durch dein Steuerbüro.
Rückmeldung verfolgen
Öffne den betroffenen Stapel in der Tabelle und nutze Status aktualisieren, bis eine Rückmeldung vorliegt. Die wichtigen Status sind:
- Vorbereitet oder Warteschlange: Der Stapel wartet auf den nächsten Übergabeschritt.
- Wird übermittelt oder Anbieter prüft: Der Anbieter verarbeitet den Stapel.
- Angenommen: Der Anbieter hat den Stapel angenommen.
- Teilweise angenommen: Einzelne Zeilen müssen geprüft oder korrigiert werden.
- Abgelehnt oder Fehlgeschlagen: Die Übergabe konnte nicht übernommen werden; lies die einzelnen Fehler.
- Periode geschlossen: Der Zeitraum ist beim Anbieter geschlossen und kann nicht unverändert weiterverarbeitet werden.
- Geschlossen oder Korrigiert: Der Stapel ist abgeschlossen oder durch einen Korrekturvorgang ersetzt.
Klicke auf Abgleichen, wenn du eine Rückmeldung mit dem externen Stand vergleichen musst. Werkstube verlangt dafür eine nachvollziehbare Begründung. Bei einem unbekannten Übergabestatus nicht mehrfach übermitteln; zuerst Status aktualisieren oder das Steuerbüro fragen.
Häufige Fehler
| Meldung oder Situation | Was du tun kannst |
|---|---|
| Buchhaltungsanbieter ist nicht eingerichtet | Im Tab Anbindungen eine DATEV-Verbindung anlegen oder die Administration darum bitten. |
| Sichere Zugangsreferenz fehlt | Die Administration muss den Zugang im vorgesehenen sicheren Speicher hinterlegen. |
| Produktionszugang muss freigegeben werden | Testumgebung verwenden oder die externe DATEV-/Steuerbüro-Freigabe abschließen. |
| Client-ID, Mandanten-ID oder Konto-ID wird abgelehnt | Werte exakt mit DATEV oder dem Steuerbüro abgleichen; keine IDs raten. |
| Zeilen sind in der Vorprüfung blockiert | Kontierung, Steuerschlüssel, Konto, Kostenstelle und Pflichtangaben der betroffenen Buchung ergänzen. |
| Anbieter lehnt einzelne Zeilen ab | Im Stapel die Einzelmeldungen lesen, nur die betroffenen Buchungen korrigieren und den vorgesehenen Korrekturweg verwenden. |
| Periode ist geschlossen | Nicht erneut in denselben Zeitraum schreiben. Mit dem Steuerbüro klären, ob eine Korrektur in einer offenen Periode nötig ist. |
| Übergabe hängt oder Status ist unbekannt | Status aktualisieren verwenden und den Stapel nicht blind erneut senden. |
| Schaltflächen fehlen | Desktop verwenden und die passende Berechtigung prüfen lassen. |
Anbindung trennen
Klicke bei der Verbindung auf Trennen und gib den verlangten Grund ein. Bereits festgeschriebene Exportstapel werden dadurch nicht gelöscht. Nach dem Trennen können neue Übergaben erst wieder erfolgen, wenn eine Verbindung eingerichtet und geprüft wurde.
Offizielle DATEV-Hilfe
Die DATEV-Dokumentation erklärt die externen Daten- und Freigabeanforderungen. Für Client-, Mandanten- und Konto-IDs ist dein Steuerbüro die maßgebliche Stelle.