Abläufe im Editor bauen

#Mit dem Auslöser beginnen

Jeder visuelle Ablauf hat genau einen Startpunkt. Konfiguriere ihn zuerst und nutze danach das Plus am Ausgang, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.

#Verfügbare Schritte

Die Palette richtet sich nach deinen Rechten und den aktiven Modulen. Typische Schritte sind:

• Kunden suchen oder anlegen
• Anfrage, Angebot, Auftrag oder Rechnung erstellen
• Status eines Vorgangs ändern
• Termin anlegen
• Bestand buchen oder Bestellung vorbereiten
• Benachrichtigung oder E-Mail senden
• KI für eine klar beschriebene Aufgabe verwenden
• Bedingung mit Ja-/Nein-Zweig
• Protokolleintrag schreiben

#Werte aus früheren Schritten

Mit Platzhaltern kannst du Angaben aus Auslösern und vorherigen Schritten übernehmen. Wähle sie über die angebotenen Felder, statt Bezeichnungen frei zu erraten. Ein späterer Schritt kann nur auf Daten zugreifen, die vorher bereits vorhanden sind.

#Bedingungen

Formuliere Bedingungen so, dass beide Zweige fachlich sinnvoll sind. Benenne Karten und Notizen verständlich, zum Beispiel „Nur bei hoher Dringlichkeit“ statt „Bedingung 1“.

#Speichern und aktivieren

Behebe Validierungsfehler, speichere den Entwurf und führe einen Probelauf durch. Aktiviere erst danach. Größere Änderungen sollten erneut getestet werden.

#Beispiel: Nur fertige Aufträge melden

1. Lege eine visuelle Automatisierung für die angebotene Änderung des Auftragsstatus an.
2. Öffne die Startkarte und prüfe die Einstellungen des Auslösers. Begrenze ihn auf den benötigten Status oder füge danach eine entsprechende Bedingung hinzu.
3. Verbinde den passenden Ausgang mit einem Benachrichtigungsschritt. Der andere Zweig soll ohne Meldung enden.
4. Wähle die zuständige Person und formuliere einen kurzen Text. Füge Angaben zum Auftrag aus den angebotenen Werten ein. Eine fest eingetippte Auftragsnummer würde bei jedem Lauf dieselbe Nummer anzeigen.
5. Speichere und teste einmal mit einem fertigen Auftrag und einmal mit einem anderen Status.
6. Prüfe, ob nur im richtigen Fall eine Benachrichtigung vorgesehen ist, und aktiviere den Ablauf.

Die genaue Schrittauswahl hängt von den im Betrieb verfügbaren Aktionen ab. Fehlt die passende Aktion, lässt sie sich nicht durch frei erfundene Feldnamen ergänzen.

#Fehlende Daten behandeln

Ein Feld kann beim Auslöser vorhanden sein und trotzdem leer bleiben, etwa eine fehlende Kundenadresse. Prüfe solche Voraussetzungen vor dem Versand. Beende den betreffenden Zweig oder lasse eine Person informiert werden, wenn die Daten nicht ausreichen.

Trenne fachliche Bedingungen von bloßen Textprüfungen: Ein vorhandener E-Mail-Text beweist keine eindeutige Kundenzuordnung. Verwende den dafür vorgesehenen Such- oder Zuordnungsschritt und kontrolliere dessen Ergebnis.

#Einen bestehenden Ablauf ändern

Pausiere einen produktiven Ablauf, wenn deine Änderungen Empfänger, Buchungen oder Versand beeinflussen. Öffne die betroffene Karte, passe die Werte an und prüfe die nachfolgenden Karten: Eine geänderte Datenquelle kann bestehende Platzhalter ungültig machen. Speichere und teste beide Seiten jeder betroffenen Verzweigung erneut.

Bei gesperrtem Speichern zeigt der Editor einen Validierungshinweis. Behebe die genannte Ursache, statt die Seite neu anzulegen. Eine nicht verbundene Karte oder ein fehlendes Pflichtfeld wird durch Aktivieren nicht automatisch vervollständigt.