Bautagebuch führen und festschreiben

#Für welche Vorhaben das Bautagebuch gedacht ist

Das Bautagebuch gehört zu einem sichtbaren Projekt und hält den tatsächlichen Stand eines bestimmten Tages fest. Öffne Aufträge → Bautagebuch, wähle Projekt, Berichtstag und – falls vorhanden – das Projektobjekt.

Für jeden Tag und jedes Objekt gibt es genau einen Bericht. Ein projektweiter Bericht ist möglich, wenn kein einzelner Standort passt.

#Bericht zusammenstellen

1. Tag öffnen

   Wähle Projekt, Datum und Objekt. Öffnen lädt den vorhandenen Bericht oder legt einen Entwurf an.
2. Quellen prüfen

   Werkstube schlägt freigegebene Arbeitszeiten, Materialbewegungen, Termine, Fremdfirmen, ausgefüllte Arbeitsscheine, den verknüpften Auftrag und an diesem Tag erfasste Mängel vor. Erst Übernehmen macht daraus einen Berichtseintrag.
3. Tatsachen ergänzen

   Erfasse Arbeiten, Personal, Fremdfirmen, Geräte, Lieferungen, Prüfungen, Besucher, Behinderungen oder Vorkommnisse. Lade Fotos und PDF-Anlagen direkt am passenden Eintrag hoch. Beschreibe Beobachtungen konkret und kennzeichne Vermutungen.
4. Prüfen und festschreiben

   Reiche den Entwurf zur Prüfung ein. Eine berechtigte Person kontrolliert Inhalt und Quellen und schreibt den Tagesbericht anschließend verbindlich fest.

Automatische Einträge behalten ihren Ursprung und die dortige Versionsnummer. Entfernst oder verwirfst du etwas, verlangt Werkstube einen Grund und protokolliert den Vorgang. Dadurch bleibt sichtbar, welche Betriebsdaten bewusst nicht in den Bericht übernommen wurden.

#Wetter korrekt dokumentieren

Trage Quelle, Ort, Abrufzeit und Bezugszeit getrennt ein. Ohne angebundenen Wetterdienst wird die Angabe ausdrücklich als manuelle Erfassung gespeichert. Werkstube ergänzt keine erfundenen Messwerte.

Bei einer späteren Wetterdienst-Anbindung bleibt entscheidend, ob ein Wert eine tatsächliche Beobachtung oder lediglich eine Prognose war. Die gespeicherte Prüfsumme schützt den übernommenen Stand vor unbemerkter Änderung.

#Mängel aus Vorkommnissen ableiten

Bei einer Behinderung, einem Vorkommnis oder einem Mangel erscheint Als Mangel weiterverfolgen. Werkstube öffnet einen vorausgefüllten Mangelentwurf mit Bezug zum Bautagebuch-Eintrag. Der Eintrag selbst wird dadurch nicht verändert.

Umgekehrt werden am Berichtstag erfasste Projektmängel als Quellvorschläge im Bautagebuch angeboten. Weitere Informationen zum Prüfablauf stehen unter Mängel erfassen, beheben und abnehmen.

#Festschreibung und Nachträge

Mit Festschreiben erzeugt Werkstube einen verbindlichen Prüfstand und dessen SHA-256-Prüfsumme. Verknüpfte Anlagen werden mit Dateiname, Typ und eigener SHA-256-Prüfsumme in diesen Prüfstand aufgenommen. Danach lassen sich Bericht, Einträge, Wetterstand und Anlagenzuordnung weder bearbeiten noch löschen.

Das gebrandete PDF wird anschließend automatisch erstellt und dauerhaft in der Dokumentenablage abgelegt. Solange die Erstellung läuft, zeigt die Oberfläche PDF wird erstellt…. Schlägt die Erstellung trotz erneuter Versuche fehl, kann eine berechtigte Person sie gezielt erneut anstoßen. Fotobelege erscheinen mit ihrer Beschreibung auf eigenen PDF-Seiten. Im festgeschriebenen Arbeitsschein vorhandene Mitarbeiter- und Kundensignaturen werden ebenfalls in den Tagesbericht übernommen. Die Prüfdaten führen für jede Datei weiterhin die gebundene SHA-256-Prüfsumme.

Eine spätere Korrektur wird als eigener Nachtrag mit Pflichtgrund, Autor, Zeitpunkt und eigener Prüfsumme angefügt. Der ursprüngliche Abschluss bleibt vollständig erhalten.

#Export

Ein festgeschriebener Tagesbericht lässt sich gemeinsam als PDF und maschinenlesbarer Prüfdatensatz herunterladen. Beide enthalten den dokumentierten Stand, Wetterquelle, Quellenbezüge, Nachträge und die Prüfsumme des Prüfstands. Das PDF verwendet die im Betrieb hinterlegte Gestaltung und führt Foto- und Dokumentanlagen in einem prüfbaren Anlagenverzeichnis auf.

Zeitraum exportieren erzeugt ein ZIP-Paket aller festgeschriebenen Berichte des Projekts. Es enthält die PDFs in chronologischer Reihenfolge, zu jedem Bericht den maschinenlesbaren Prüfdatensatz und eine index.csv als Inhaltsverzeichnis. Entwürfe und Berichte in Prüfung werden bewusst nicht als verbindliche Projektdokumentation ausgegeben.

#Berechtigungen

• Bautagebuch ansehen erlaubt Listen, Berichte und Exporte.
• Tagesberichte erfassen erlaubt Entwürfe, Quellvorschläge und Wetterangaben.
• Tagesberichte prüfen erlaubt die Übergabe in den Prüfstatus.
• Tagesberichte festschreiben erlaubt den verbindlichen Abschluss.
• Nachträge erfassen erlaubt Ergänzungen nach dem Abschluss.

Trenne Erfassung und Festschreibung in den Gruppenrechten, wenn der Betrieb ein Vier-Augen-Prinzip nutzt.

#Mobile Nutzung

Zugewiesene, offene Tagesberichte stehen in der Außendienst-App unter Erfassen → Bautagebuch verschlüsselt offline bereit. Arbeit, Behinderung, Lieferung, Besucher, Vorkommnis, Notiz und Foto lassen sich ohne Netz vormerken. Foto und Eintrag werden gemeinsam gespeichert und nach Netzrückkehr genau einmal übertragen. Das Festschreiben bleibt bewusst nur online, damit alle Quellen, Teilnehmer, Signaturen und Anlagen vor dem Abschluss noch einmal vollständig geprüft werden.