Projekte und Beteiligte

#Wann du ein Projekt brauchst

Ein normaler Auftrag funktioniert weiterhin ohne zusätzliche Schritte. Werkstube führt dafür im Hintergrund einen einfachen Kontext mit Kunde, Rechnungsadresse und Leistungsort.

Lege unter Aufträge → Projekte ein sichtbares Projekt an, wenn mehrere Aufträge, Beteiligte oder Adressen zu einem Vorhaben gehören. Typische Beispiele sind größere Baustellen, Hausverwaltungen, öffentliche Auftraggeber oder Vorhaben mit getrenntem Besteller und Rechnungsempfänger.

#Projekt anlegen

1. Wähle Projekt anlegen.
2. Lege Hauptkunde und Projektbezeichnung fest.
3. Ergänze bei Bedarf Gewerk und interne Notizen.
4. Speichere das Projekt.
5. Verknüpfe anschließend die zugehörigen Aufträge.

Werkstube vergibt eine eigene Projektnummer. Angebote und Rechnungen, die aus einem verknüpften Auftrag entstehen, übernehmen dessen Projektkontext.

#Objekte und Standorte verknüpfen

Unter Objekte und Standorte legst du einen dauerhaften Leistungs-, Liefer-, Rechnungs- oder Planungsort an oder verwendest einen bereits vorhandenen Standort erneut. Ein Objekt bleibt auch nach Projektende bestehen; das Projekt beschreibt dagegen nur das konkrete Vorhaben.

Markiere pro Nutzungsart bei Bedarf einen primären Ort. Endet die Nutzung in diesem Projekt, beendest du nur die Verknüpfung mit Datum und Begründung. Der Standort selbst und seine spätere Anlagenhistorie bleiben erhalten.

#Beteiligte und Rollen

Ein Beteiligter kann im selben Projekt mehrere Rollen besitzen:

• Auftraggeber: Vertragspartner und Empfänger eines Angebots
• Rechnungsempfänger: verbindlicher Empfänger einer Rechnung
• Leistungsempfänger: Einsatz- oder Lieferort für Lieferschein und Arbeitsschein
• Eigentümer, Planer, Hausverwaltung, Ansprechpartner vor Ort und Nachunternehmer: weitere Projektbeteiligte für Zusammenarbeit und Korrespondenz

Wähle pro Rolle die gültige Adresse und bei Bedarf einen bestimmten Ansprechpartner. Markiere die primäre Besetzung, wenn mehrere Einträge derselben Rolle bestehen. Für eine Belegausgabe muss die benötigte Rolle eindeutig aktiv sein.

#Rolle wechseln

Ändert sich eine Adresse oder ein Ansprechpartner, öffne die Rolle und erfasse einen Änderungsgrund. Wechselt der Beteiligte vollständig, beendest du die bisherige Rolle mit Datum und Begründung und legst anschließend die neue Besetzung an.

Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Arbeitsscheine schreiben den verwendeten Empfängerstand beim verbindlichen Ausgeben fest. Spätere Rollenänderungen verändern deshalb keine bereits ausgegebenen Belege.

#Portal und Benachrichtigungen

Eine Projektrolle erteilt niemals automatisch einen Zugang zum Kundenportal. Teile Inhalte und richte Portalzugänge weiterhin ausdrücklich im Bereich Kundenportal ein. Auch E-Mail- oder Portalbenachrichtigungen werden nicht allein durch eine Projektrolle aktiviert.

#Projektunterlagen und Verlauf

Unter Projektdokumente sammelst du Pläne, Verträge, Aufmaße und andere auftragsübergreifende Unterlagen. Die Historie zeigt Rollenwechsel, Verknüpfungen und festgeschriebene Belegempfänger nachvollziehbar an.

Laufende Absprachen, Fotos und kurze Feldmeldungen führst du in der Projekt- und Auftragskommunikation. Interne und externe Kanäle werden dort getrennt verwaltet; eine Beteiligtenrolle allein macht niemanden zum Mitglied eines Kanals.

Die Projektsuche findet Vorhaben nicht nur über Nummer und Bezeichnung, sondern auch über ihre Beteiligten. Dadurch findest du ein Objekt ebenfalls über Eigentümer, Hausverwaltung oder Planer.