UStVA über einen Steuer- oder FiBu-Partner

Unter Finanzen → Buchhaltung → Steuermeldungen bereitest du eine Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) für eine konkrete Steuerperiode vor. Werkstube stellt die geprüfte Arbeitsgrundlage aus deinen Buchungs- und Belegdaten zusammen, zeigt jede offene Prüfung mit ihrem Quellbezug und übergibt den freigegebenen Stand an einen dafür eingerichteten Steuer- oder Finanzbuchhaltungsanbieter.

#Zuständigkeiten klar trennen

Für die UStVA bleiben drei Datenquellen und Verantwortungen getrennt:

• Werkstube ist maßgeblich für die zugrunde liegenden Rechnungen, Belege, Kontierungen, Steuerentscheidungen, Prüfhinweise, Periodenabgrenzung und den unveränderlichen freigegebenen Prüfstand.
• Der Steuer- oder FiBu-Partner ist maßgeblich für das zulässige Übermittlungsformat, den Übermittlungsweg, die technische Annahme oder Ablehnung und den positiven Providerbeleg.
• Deine Steuerberatung oder die fachlich verantwortliche Person entscheidet über steuerliche Einordnung, Korrekturen, Fälligkeit, Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung. Werkstube ersetzt diese fachliche Verantwortung nicht.

Eine Vorschau, ein fertiger Prüfstand oder eine erreichbare Anbindung sagt nicht, dass der Partner die UStVA angenommen oder verbucht hat. Dafür brauchst du die Rückmeldung des Partners und – für einen positiven Abschluss – den zugehörigen positiven Providerbeleg.

#Voraussetzungen und Rechte

Vor der ersten Periode müssen folgende Punkte geklärt sein:

1. Du hast einen passenden, für deinen Betrieb eingerichteten Steuer- oder FiBu-Partner ausgewählt. Die Verbindung muss den konkreten Mandanten und den Meldeweg für UStVA abdecken.
2. Steuerart, Meldezeitraum, Beginn und gegebenenfalls Ende der Steuerpflicht sind mit deiner Steuerberatung abgestimmt. Werkstube leitet daraus keine steuerliche Pflicht selbstständig ab.
3. Die einbezogenen Belege und Kontierungen sind fachlich geprüft. Offene Steuerentscheidungen, fehlende Quellen oder nicht aufgelöste Fehler gehören vor die Vorbereitung, nicht in eine bereits übermittelte Meldung.
4. Der Partner hat seine Fähigkeiten für diesen Betrieb bestätigt. Dazu gehören mindestens UStVA vorbereiten/übermitteln; optionale Wege wie Korrektur, Dauerfristverlängerung oder Sondervorauszahlung müssen jeweils ausdrücklich verfügbar sein.

Die Rechte sind getrennt. Je nach Einrichtung heißen sie:

• ◇Steuerperioden ansehen: Perioden, Prüfungen und Rückmeldungen lesen.
• ◇Steuermeldung vorbereiten: Profil, Zeitraum und Prüfstand vorbereiten oder neu aufbauen.
• ◇Steuermeldung freigeben: einen fehlerfreien, unveränderlichen Prüfstand fachlich freigeben.
• ◇Über Partner übermitteln: eine freigegebene Erstabgabe oder Berichtigung an den ausgewählten Partner übergeben und den Status aktualisieren.

Das Recht zum Ansehen oder Vorbereiten beinhaltet weder die Freigabe noch die Übermittlung. Teile die Zugangsdaten des Partners nicht in einer Notiz oder Rückfrage; verwende den vorgesehenen sicheren Verbindungsweg.

#Profil und Steuerperiode einrichten

Das Profil bestimmt, welche Perioden Werkstube für die UStVA anlegt. Prüfe insbesondere:

Werkstube führt die Periode als eigenen Arbeitsstand. Änderungen am Profil ändern keinen bereits freigegebenen oder übermittelten Prüfstand rückwirkend. Wenn sich Zeitraum, Steuerentscheidung oder Kontierung nach der Vorbereitung ändert, muss die betroffene Periode neu geprüft werden.

#Periodenstatus verstehen

Die Bezeichnungen können je nach Oberfläche leicht abweichen. Inhaltlich unterscheidest du diese Zustände:

Ein unbekannter, widersprüchlicher oder nur lokal berechneter Status gilt nicht als Erfolg. Wenn nach einem Timeout unklar ist, ob der Partner die Anfrage erhalten hat, aktualisiere zuerst den bestehenden Vorgang oder frage beim Partner nach. Erzeuge keine zweite Erstabgabe für dieselbe Periode.

#Vorprüfung mit Quellbezug durchführen

Die Vorprüfung ist eine nachvollziehbare fachliche Kontrolle, keine bloße Summenanzeige. Werkstube stellt den Prüfstand aus den freigegebenen Daten des gewählten Zeitraums zusammen und zeigt insbesondere Ausgangsumsatzsteuer, abziehbare Vorsteuer, die daraus entstehende Zahllast sowie den verwendeten Regel- und Zuordnungsstand.

1. Periode und Datenstand wählen

   Öffne die gewünschte Steuerperiode und prüfe Beginn, Ende, Fälligkeit, Steuerart und Partner. Starte die Vorprüfung nur für einen Zeitraum, den du fachlich überblicken kannst.
2. Prüfungen einzeln lesen

   Öffne jede Prüfung und kontrolliere Schweregrad, Meldung, betroffene Steuerkennzahl und den angezeigten Quellbezug. Eine Prüfung ohne verständliche Quelle ist vor der Freigabe zu klären.
3. Zur Quelle zurückgehen

   Öffne über den Quellbezug die zugehörige Rechnung, Eingangsrechnung, Kontierung, Belegzeile oder Steuerentscheidung. Vergleiche Datum, Betrag, Steuerbetrag, Steuerfall und Status mit dem Original.
4. Fehler und Hinweise bearbeiten

   Korrigiere die Ursache am Originalvorgang oder ergänze den verlangten Nachweis. Prüfe anschließend, ob dadurch weitere Quellen oder die Periodensumme betroffen sind.
5. Vorprüfung erneut ausführen

   Starte die Vorprüfung nach jeder relevanten Änderung erneut. Offene blockierende Fehler verhindern die Erstellung eines freigabefähigen Prüfstands.
6. Prüfstand festhalten

   Wenn die Quellen, Summen und Hinweise plausibel sind, erstelle den unveränderlichen Prüfstand. Werkstube hält darin Datenstand, Regel- und Zuordnungsstand sowie eine eindeutige Prüfsumme fest.

Der Quellbezug bleibt erhalten: Werkstube zeigt nicht nur eine aggregierte Zahl, sondern die betroffene Quelle und ihren Bezug zur Prüfung. Wird eine Quelle nach der Vorbereitung verändert oder wird eine Steuerentscheidung ungültig, passt der alte Prüfstand nicht mehr zum aktuellen Stand. Er darf dann nicht still weiterverwendet werden; die Periode wird erneut vorbereitet.

#Vier-Augen-Prinzip: vorbereiten und freigeben

Die Person, die den Prüfstand vorbereitet, darf ihn nicht selbst freigeben. Eine zweite berechtigte Person prüft mindestens:

• Steuerperiode, Steuerart und Fälligkeit,
• Ausgangsumsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast,
• Anzahl und Inhalt der Prüfungen,
• Quellen und stichprobenartige Originalbelege,
• den angezeigten Regel- und Zuordnungsstand sowie die Partnerverbindung.

1. Vorbereiten

   Person A führt die Vorprüfung aus, klärt offene Quellen und erstellt den unveränderlichen Prüfstand.
2. Unabhängig prüfen

   Person B öffnet den Prüfstand, verfolgt die Quellbezüge und dokumentiert Rückfragen oder die fachliche Zustimmung.
3. Freigeben

   Person B wählt Steuermeldung freigeben. Werkstube speichert, wer vorbereitet und wer freigegeben hat; dieselbe Person kann diese beiden Schritte nicht kombinieren.
4. Übermitteln

   Eine Person mit dem Recht Über Partner übermitteln übergibt genau den freigegebenen Prüfstand. Die Übermittlung ersetzt die Freigabe nicht.

Nach der Freigabe sind Quellen, Summen, Regelversion und Prüfstand unveränderlich. Eine fachliche Änderung erzeugt eine neue Version, die wieder geprüft und von einer anderen Person freigegeben werden muss. Der ursprüngliche Prüfstand und seine Freigabe bleiben für die Nachvollziehbarkeit erhalten.

#Erstabgabe über den Partner

Für die erste UStVA eines Zeitraums wählst du Erstabgabe beziehungsweise UStVA übermitteln:

1. Prüfe, dass der Status Freigegeben lautet und der ausgewählte Partner die UStVA-Fähigkeit für den richtigen Mandanten bestätigt hat.
2. Wähle Über Partner übermitteln und kontrolliere Zeitraum, Betrag, Steuerart und Zielverbindung ein letztes Mal.
3. Starte die Übermittlung einmal. Werkstube verbindet die Anfrage mit dem unveränderlichen Prüfstand und zeigt die Partnerreferenz, sobald der Partner sie zurückmeldet.
4. Aktualisiere den vorhandenen Vorgang, bis der Partnerstatus und der positive Providerbeleg vorliegen. Übermittelt allein reicht nicht.

Bei einer unbekannten Antwort oder einer Unterbrechung legst du keine zweite Erstabgabe an. Prüfe die bestehende Partnerreferenz und kläre den Status mit dem Anbieter oder der Steuerberatung.

#Berichtigung ohne Überschreiben

Eine Berichtigung ist ein eigener, verknüpfter Vorgang. Sie ersetzt weder die Erstabgabe noch löscht sie deren Prüfungen oder Providerbeleg.

1. Öffne die betroffene Periode und wähle Berichtigung, sofern dieser Meldeweg für den Partner freigegeben ist.
2. Prüfe den Bezug zur ursprünglichen Abgabe, den Grund und die betroffenen Quellen. Ändere nicht den alten Prüfstand, um die Abweichung zu verdecken.
3. Korrigiere die Quelle oder lege den fachlich erforderlichen neuen Stand an. Werkstube erstellt dafür eine neue Vorprüfung mit eigenem Datenstand und einer eigenen Prüfsumme.
4. Lass die Berichtigung nach dem Vier-Augen-Prinzip freigeben und übermittle sie als eigene Partneraktion.
5. Gleiche die Partnerreferenz und den positiven Providerbeleg der Berichtigung mit der ursprünglichen Abgabe ab.

Ob und in welcher Form eine Berichtigung zulässig ist, entscheidet der Partner beziehungsweise deine Steuerberatung. Eine technisch abgewiesene Übermittlung ist nicht automatisch eine fachliche Berichtigung; lies den Partnerstatus und die Ursache genau.

#Positiven Providerbeleg sicher aufbewahren

Der positive Providerbeleg ist der Nachweis des Partners für genau den übermittelten Prüfstand. Er muss sich auf dieselbe Steuerperiode, denselben Betrag und dieselbe Partnerreferenz beziehen. Im Vorgang sollten mindestens Partner, Referenz, Status, Zeitpunkt und der unveränderliche Beleg selbst erkennbar bleiben.

Werkstube bewahrt einen eingegangenen positiven Providerbeleg unveränderlich und nachvollziehbar am Abgabevorgang auf. Er kann nicht nachträglich bearbeitet oder durch einen anderen Beleg ersetzt werden. Ein neuer Vorgang – zum Beispiel eine Berichtigung – erhält einen eigenen Beleg und lässt den ursprünglichen Stand sichtbar.

#Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung

Eine Dauerfristverlängerung oder Sondervorauszahlung ist kein lokaler Schalter für eine Frist oder ein Betrag. Diese Wege werden nur angeboten, wenn der ausgewählte Partner die jeweilige Übermittlung ausdrücklich unterstützt und für den Betrieb freigeschaltet hat.

• Prüfe in der Partnerverbindung die Fähigkeit für Dauerfristverlängerung beziehungsweise Sondervorauszahlung.
• Verwende die Aktion nur nach fachlicher Bestätigung durch deine Steuerberatung und mit den vom Partner verlangten Angaben.
• Wenn die Fähigkeit fehlt, bleibt die Aktion gesperrt. Berechne oder übermittle die Meldung nicht über Werkstube selbst, sondern kläre den Weg direkt mit dem Partner oder der Steuerberatung.
• Ein positiver Providerbeleg für die UStVA bestätigt nicht automatisch eine Dauerfristverlängerung oder Sondervorauszahlung. Jede dieser Aktionen braucht ihren eigenen Partnerstatus und Beleg.

#Wenn etwas nicht passt

• Quelle fehlt oder ist veraltet: Öffne die Prüfung, ergänze den Nachweis am Original und starte die Vorprüfung neu.
• Betrag oder Steuerfall ist falsch: Korrigiere die fachliche Quelle; ändere keinen freigegebenen Prüfstand nachträglich.
• Periode beim Partner abweichend oder geschlossen: Halte an und kläre Zeitraum und Korrekturweg mit Partner oder Steuerberatung.
• Übermittlung hat unbekannten Ausgang: Aktualisiere den bestehenden Vorgang und sende nicht erneut, bevor der externe Ausgang geklärt ist.
• Technische Ablehnung: Sichere Fehlermeldung und Partnerreferenz. Behebe zuerst die technische Ursache und verwende nur den vom Partner vorgesehenen Wiederholungs- oder Korrekturweg.
• Providerbeleg fehlt: Die Periode bleibt offen beziehungsweise nicht positiv abgeschlossen, bis der Partner den Beleg liefert und der Bezug zum Prüfstand stimmt.

Für die fachliche Grundlage siehe Steuerfälle, Leistungsort & Nachweise. Die Übergabe, Statusabgleich und Korrekturen bei Buchhaltungsanbietern erklärt Buchhaltungsanbieter anbinden. Den Zugang und den Monatsabschluss mit der Kanzlei beschreibt Steuerberater-Zugang & Monatsabschluss.