Steuerfälle, Leistungsort & Nachweise

#Warum Werkstube Steuerfälle getrennt prüft

Ein Steuersatz allein beschreibt einen grenzüberschreitenden Umsatz nicht vollständig. Leistungsart, Unternehmer- oder Privatkunde, Kundenland, Leistungsort, Steuerzeitpunkt und Nachweise entscheiden gemeinsam darüber, welche Steuerkategorie, Pflichttexte und Meldungen verwendet werden.

Werkstube speichert diese Fakten deshalb als eigene, versionierte Steuerentscheidung. Dieselbe bestätigte Entscheidung wird für Rechnung, PDF, E-Rechnung und Buchhaltung verwendet. Ändert sich im Entwurf etwa der Kunde, der Leistungsort, das Datum oder eine Position, wird die bisherige Entscheidung ungültig und muss neu geprüft werden.

#Steuerfall im Entwurf erfassen

Im Angebots- und Rechnungsentwurf findest du den Abschnitt Steuer & Leistungsort:

1. Wähle Dienstleistung, Warenlieferung oder Bauleistung.
2. Gib an, ob der Empfänger Unternehmer oder Privatkunde ist.
3. Prüfe Kundenland und Leistungsort.
4. Lass den Steuerfall sicher automatisch bestimmen oder wähle den fachlich geprüften Fall.
5. Öffne anschließend den Beleg und vervollständige verlangte Nachweise.

Die erste freigegebene Regelversion unterstützt Inland mit 7 oder 19 Prozent, inländische Bauleistungen nach § 13b UStG, EU-B2B-Dienstleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhrlieferungen und EU-B2C-Umsätze über OSS. Nicht sicher unterstützte Kombinationen werden nicht geraten, sondern mit Klärung erforderlich gesperrt.

#Nachweise vervollständigen

Je nach Fall verlangt Werkstube einen aktuellen USt-ID-Prüfnachweis und passende Dokumente:

• EU-B2B-Dienstleistung: gültige USt-ID des Empfängers
• innergemeinschaftliche Lieferung: gültige USt-ID und Beförderungs- oder Versendungsnachweis
• Ausfuhrlieferung: Ausfuhrnachweis
• Bauleistung nach § 13b: USt-ID und Nachweis zur Unternehmereigenschaft als Bauleistungsempfänger
• OSS: OSS-Registrierung und belegte Quelle für den verwendeten Bestimmungsland-Steuersatz

Du kannst aktive Dokumente wählen, die beim Kunden oder bei der Rechnung abgelegt sind. Eine abgelaufene USt-ID-Prüfung oder ein archiviertes Nachweisdokument sperrt die Bestätigung. Nach einer neuen USt-ID-Prüfung wählst du Neu bewerten.

#Bestätigen oder fachlich übersteuern

Eine vollständig belegte Entscheidung erhält den Status Prüfbar. Mitarbeiter mit dem Recht Steuerentscheidungen bestätigen prüfen Sachverhalt und Nachweise und bestätigen den Stand. Erst danach kann ein Angebot versendet oder angenommen beziehungsweise eine Rechnung festgeschrieben werden.

Für einen nicht automatisch abgedeckten Sonderfall gibt es das getrennte Recht Steuerentscheidungen begründet übersteuern. Dabei müssen Fallcode, Steuerkategorie, Steuersatz, Pflichttext, DATEV-Schlüssel und gegebenenfalls ZM- oder OSS-Meldeart je Position angegeben werden. Werkstube protokolliert die Begründung und die ersetzten Werte unveränderlich.

#E-Rechnung, Korrektur und Meldungen

Die bestätigte Steuerkategorie wird nach EN 16931 in die E-Rechnung übernommen. Pflichttexte und Steuerbefreiungsgründe erscheinen auch im lesbaren Rechnungsdokument. Die Buchhaltung übernimmt Steuerbetrag, DATEV-Schlüssel, Erlösart und Meldeart aus demselben Stand.

Bei einer Korrektur oder einem Storno wird die bestätigte Steuerbehandlung des Ursprungsbelegs positionsbezogen übernommen. Ein abweichender Steuersatz oder eine nicht eindeutig zuordenbare historische Behandlung wird vor dem Festschreiben gesperrt; dadurch entsteht nicht rückwirkend eine neue steuerliche Beurteilung. Der Gegenbeleg trägt außerdem die Nachweise und die Regelversion des Ursprungsstands weiter. Bestätigte EU-Umsätze stehen der Zusammenfassenden Meldung beziehungsweise der OSS-Auswertung nach Steuerzeitpunkt und Regelversion zur Verfügung.

Unter Buchhaltung → OSS & ZM wählst du Zeitraum und Meldebereich. Die Tabelle enthält nur finalisierte Rechnungen mit bestätigter oder begründet übersteuerter Entscheidung und zeigt Kundenland, USt-IdNr., Netto- und Steuerbetrag sowie die angewandte Regelversion. Für die weitere Prüfung kannst du genau diesen Stand als UTF-8-CSV exportieren.

Übernommene Altrechnungen werden als Historisch übernommen gekennzeichnet. Werkstube gibt eine aus alten Beträgen abgeleitete Einordnung nicht als damals bestätigte Steuerentscheidung aus. Auch Angebotsrevisionen speichern den zum Versandzeitpunkt bestätigten Steuerfall einschließlich Nachweisen und Regelversion. Eine spätere Neubewertung verändert diesen versendeten Stand nicht.