Dokumentdesigns

#Was ein Design festlegt

Ein Dokumentdesign bestimmt unter anderem Logo, Absenderbereich, Farben, Schriftwirkung, Seitenaufbau und sichtbare Bausteine. Inhalte des eigentlichen Vorgangs — Positionen, Beträge und Empfänger — bleiben davon getrennt.

#Design bearbeiten

1. Öffne Einstellungen → Designs.
2. Wähle Dokumentart und vorhandene Vorlage.
3. Passe Bausteine und Darstellung an.
4. Prüfe mehrseitige Vorschau mit realistischen Daten.
5. Wechsle die Vorschau zwischen DE und EN und prüfe Textlängen.
6. Speichere und erzeuge ein Test-PDF.

#Logo, Bilder und Briefpapier

Im rechten Bereich kannst du ein Logo oder Briefpapier als PNG, JPEG oder WebP bis 8 MB hochladen. Werkstube legt das Bild geschützt bei den Betriebsdokumenten ab; die Vorlage selbst enthält keine große Bildkopie. Dadurch bleiben Speichern, Laden und PDF-Erstellung auch bei mehreren Vorlagen schnell.

Mit Aus Betriebswissen / Dokumenten wählen verwendest du ein bereits vorhandenes Betriebsbild erneut. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein freigegebenes Logo bereits als Wissensdokument hochgeladen wurde. Entfernst du das Bild aus einer Vorlage, bleibt ein anderweitig genutztes Betriebs- oder Wissensdokument erhalten. Für diese Auswahl benötigst du zusätzlich die Berechtigung, Betriebsdokumente anzusehen.

Mit einem Bildblock platzierst du weitere Bilder frei im Dokument, etwa ein Qualitätssiegel, eine Unterschrift oder eine Projektaufnahme. Ziehe den Block an die gewünschte Stelle und ändere Größe, Zuschnitt, Transparenz und Alternativtext im rechten Bereich. Der Alternativtext beschreibt den Inhalt des Bildes für die barrierearme Vorschau. Ein Bildblock kann entweder ein bereits vorhandenes Betriebsdokument verwenden oder ein neues Bild als PNG, JPEG oder WebP bis 8 MB hochladen.

Beim Speichern prüft Werkstube jedes verwendete Bild erneut: Es muss zu deinem Betrieb gehören, aktiv und als zulässiges Bildformat gespeichert sein. Im Design bleibt nur eine geschützte Verknüpfung zum Bild und seine Darstellung erhalten — weder eine zeitlich begrenzte Download-Adresse noch eine ungeschützte Bildkopie wird abgelegt. Dadurch kann ein Design nicht versehentlich auf ein fremdes oder später ausgetauschtes Bild zeigen.

Briefpapier dient zunächst nur als blasse Ausrichtungshilfe. Aktiviere Auch drucken nur, wenn das Bild wirklich Bestandteil des erzeugten PDFs sein soll. Bei bereits vorgedrucktem Geschäftspapier bleibt die Option ausgeschaltet.

Ein als Hintergrund hinterlegtes Briefpapier wird bei der PDF-Erstellung auf jeder Seite platziert. Lege deshalb Absender, Tabellen und freie Bildblöcke so an, dass wichtige Angaben nicht mit kontrastreichen Bereichen des Hintergrunds zusammenfallen.

#Saubere Ausrichtung und Seitenwechsel

Für Absender- und Rechnungsdaten stehen Label-Wert-Zeilen zur Verfügung. Die Beschriftungen erhalten eine feste Spaltenbreite; Werte wie Kundennummer, Rechnungsnummer und Datum beginnen dadurch bündig untereinander, auch wenn die Bezeichnungen unterschiedlich lang sind.

Bei Rechnungen steht im Bausteinkasten außerdem der Platzhalter Verwendungszweck zur Verfügung. Der festgeschriebene Zahlungscode wird unabhängig davon zusätzlich im PDF angezeigt. Er kann deshalb auch dann nicht versehentlich aus dem PDF verschwinden, wenn ein individuelles Layout seine eigenen Zahlungsblöcke entfernt.

Positionstabellen wachsen über beliebig viele Seiten. Der Tabellenkopf wird auf jeder Folgeseite wiederholt, einzelne Positionszeilen werden nicht mitten in einer Zeile getrennt und die Positionen bleiben zeitlich bzw. in ihrer festgelegten Reihenfolge erhalten. Die Schlusszone aus Zwischensummen, Endbetrag, Zahlungsinformationen, Grußformel und Zahlungs-QR wird als zusammengehöriger Abschluss behandelt: Reicht der Platz auf der aktuellen Seite nicht aus, beginnt sie vollständig auf der nächsten Seite. So bleibt beispielsweise „Mit freundlichen Grüßen“ immer bei der folgenden Unterzeichnung und ein QR-Code nie allein auf einer leeren Seite zurück.

#Worauf du achten solltest

• Absender und Kontaktdaten sind vollständig.
• Logo bleibt auch im Druck scharf und gut lesbar.
• Summen, Steuerhinweise und Zahlungsinformationen haben genug Platz.
• Beschriftungen und Werte der Stammdaten stehen sauber in einer Spalte.
• Seitenumbrüche trennen keine wichtigen Positionen oder den Abschluss ungünstig.
• Pflichtangaben werden nicht durch Gestaltung verdeckt.

#Bestehende Dokumente

Ein neu gewähltes Design ändert nicht automatisch bereits versendete PDFs. Erzeuge bei notwendigen Korrekturen eine nachvollziehbare neue Fassung.

Für mehrsprachige Ausgaben bleibt das Layout gemeinsam. Bekannte Systembegriffe werden aus dem freigegebenen Sprachkatalog eingesetzt; eigene Texte benötigen eine geprüfte Übersetzung. Details findest du unter Mehrsprachige Dokumente.