Wartungsverträge und Folgeeinsätze

#Vom Vertrag zum Einsatz

Unter Aufträge → Wartung & Service legst du wiederkehrende Leistungen einmal als Vertrag an. Jeder Leistungsbaustein enthält Anlage, Rhythmus, Dauer und Vorlauf. Vor dem Speichern zeigt Werkstube die nächsten Termine an, ohne bereits Aufträge oder Kalendereinträge anzulegen.

Aktivierst du den Vertrag, plant Werkstube die nächsten Einsätze voraus. Kurz vor dem Termin entsteht aus jedem fälligen Einsatz genau ein normaler Auftrag. Ist ein Kalender hinterlegt, wird auch genau ein Termin erzeugt. Ein wiederholter Scannerlauf legt keine Dubletten an.

#Anlagen und Servicehistorie

Lege eine Anlage in der Kundenakte unter Objekte & Anlagen an oder wähle im Vertragsassistenten eine vorhandene Anlage des Kunden. Beim Abschluss eines Wartungseinsatzes übernimmt Werkstube Zusammenfassung, Messwerte, Ersatzteile und das verknüpfte Protokoll in die Anlagenhistorie.

Damit lässt sich später nachvollziehen:

• wann und aufgrund welches Vertragsstands gewartet wurde
• welcher Auftrag und Termin zum Einsatz gehörten
• welche Messwerte und Ersatzteile dokumentiert wurden
• welches Wartungsprotokoll den Abschluss belegt

#Änderungen ohne rückwirkende Überschreibung

Ändert sich Leistung, Preis, SLA oder Rhythmus, erstellst du eine neue Revision. Die neue Revision gilt ab dem ausgewählten Datum. Bereits erzeugte oder abgeschlossene Einsätze behalten ihren früheren Vertragsstand; nur zukünftige, noch nicht ausgeführte Vorschauen werden ersetzt.

#Pausieren, verschieben und beenden

Pausieren, Kündigen, Überspringen und Verschieben erfordern immer eine Begründung. Werkstube protokolliert die Aktion mit Zeitpunkt und ausführender Person. Bereits erzeugte Aufträge bleiben erhalten, damit keine Ausführungshistorie verloren geht.

Ein pausierter Vertrag kann fortgesetzt werden. Ein beendeter Vertrag erzeugt keine weiteren Einsätze.

#Wirtschaftlichkeit und Verlängerung im Blick

Die Vertragsübersicht zeigt den nächsten Einsatz, überfällige Einsätze, die nächste Verlängerung, erfasste Auftragskosten und die Ist-Marge abgeschlossener Wartungen. Dokumentierte Anlagenausfälle werden ebenfalls am Vertrag zusammengeführt. So erkennst du früh, ob ein Leistungsumfang oder Preisstand bei der nächsten Revision angepasst werden sollte.

#Abrechnung verknüpfen

Für die automatische Abrechnung kannst du einen zum Abrechnungsempfänger passenden Serienplan verknüpfen. Vertrag und Rechnungslauf bleiben getrennte Fachobjekte: Der Wartungsvertrag steuert Einsätze, der Serienplan steuert Rechnungsentwürfe und Versandfreigaben.