Bericht erfassen mit Werki

#Wofür die Berichtserfassung gedacht ist

Mit Bericht erfassen mit Werki hältst du Beobachtungen direkt am passenden Projekt oder Auftrag fest. Du sprichst eine Notiz ein, schreibst Stichpunkte oder fügst Fotos hinzu. Werki ordnet die Angaben und erstellt daraus einen bearbeitbaren Berichtsentwurf.

Der Entwurf spart Tipparbeit, ist aber noch kein fertiger Nachweis. Werki darf keine fehlenden Tatsachen ergänzen und keine rechtliche oder fachliche Entscheidung für dich treffen. Die ursprünglichen Eingaben bleiben die maßgeblichen Quellen.

#Vor dem Start

Öffne Werki im richtigen Projekt- oder Auftragskontext und prüfe, ob der angezeigte Kunde, Auftrag und Ort stimmen. Wenn der Bezug fehlt oder mehrere Vorgänge passen, ergänze ihn zuerst. Ein Bericht ohne eindeutigen Kontext sollte nicht eingereicht werden.

Für den Ablauf brauchst du je nach Schritt unterschiedliche Rechte:

• ◇Werki verwenden, um einen Entwurf anzufordern und die für dich sichtbaren Quellen zu verwenden
• ◇Berichte erfassen, um einen Bericht am erlaubten Projekt oder Auftrag anzulegen
• ◇Protokolle ausfüllen und einreichen, wenn du den Entwurf in ein normales Protokoll überführst oder ihn einreichst
• ◇Protokolle prüfen und festschreiben, ◇Protokolle unterzeichnen und das Recht zum ◇Versenden nur für die jeweils verantwortlichen Personen

Die Rechte der angemeldeten Person gelten auch für Werki. Eine KI-Anfrage erweitert keine Sichtbarkeit und umgeht keine Freigabe. Für Mikrofon, Kamera oder Dateiauswahl muss zusätzlich die Berechtigung des Geräts oder Browsers erteilt sein.

#Der Ablauf

1. Kontext festlegen

   Öffne Werki am passenden Projekt oder Auftrag und sage zum Beispiel: „Bericht für diesen Auftrag erfassen.“ Prüfe den vorgeschlagenen Bezug, bevor du Quellen hinzufügst.
2. Quelle hinzufügen

   Sprich eine kurze Notiz, gib Text ein oder füge ein oder mehrere Fotos hinzu. Beschreibe bei Fotos, was darauf zu sehen ist und zu welchem Arbeitsschritt sie gehören.
3. Entwurf abwarten

   Werki ordnet die Eingaben, zeigt erkannte Felder und verknüpft sie mit dem gewählten Vorgang. Während der Verarbeitung bleibt der Bericht ein Entwurf.
4. Angaben einzeln prüfen

   Öffne die Quellenmarker und kontrolliere Text, Datum, Ort, Personen, Mengen, Einheiten, Messwerte sowie rechtlich relevante Aussagen jeweils am Original.
5. Entwurf bearbeiten

   Korrigiere, lösche oder ergänze Angaben selbst. Markiere offene Punkte als Rückfrage oder lass sie leer, statt eine fehlende Tatsache zu schätzen.
6. Bewusst weiterführen

   Speichere den Bericht als Entwurf, übernimm ihn bei Bedarf in ein normales Protokoll oder reiche ihn nach der Prüfung ein. Die letzte Aktion führt immer eine berechtigte Person aus.

#Sprache, Text und Fotos sinnvoll einsetzen

#Sprache

Sprich möglichst in kurzen Abschnitten und nenne den Bezug direkt: Was ist passiert, wann und wo, welcher Auftrag ist betroffen und was ist der nächste Schritt? Eine Sprachaufnahme wird für die Erfassung transkribiert. Prüfe die Transkription besonders bei Namen, Zahlen, Einheiten, Fachbegriffen und Verneinungen. Eine gut klingende Transkription ist nicht automatisch eine richtige Aussage.

#Text

Stichpunkte oder kopierter Text eignen sich für Beobachtungen, Absprachen und offene Aufgaben. Trenne eigene Wahrnehmung, Aussage einer anderen Person und Vermutung möglichst deutlich. Wenn du einen Text aus einer Nachricht übernimmst, prüfe den Originalkontext und lasse keine Formulierung als Zusage stehen, die nicht tatsächlich getroffen wurde.

#Fotos

Füge nur Fotos hinzu, die zum Bericht gehören. Ordne sie einem Arbeitsschritt oder einer Beobachtung zu und beschreibe, was auf dem Bild belegt wird. Werki kann ein Foto als Quelle anzeigen, aber keine verdeckten Details sicher kennen: Werte, Ursachen, Zustände und Verantwortlichkeiten müssen von dir bestätigt werden. Prüfe vor dem Hochladen außerdem Personen, Kennzeichen, Adressen und andere sensible Inhalte.

#Quellenmarker und Unsicherheit verstehen

Jede übernommene Angabe sollte eine erkennbare Herkunft haben, zum Beispiel Sprache, Text, Foto, Betriebsdaten oder Dokument. Diese Quellenmarker zeigen, aus welcher Eingabe Werki den Entwurf abgeleitet hat. Sie sind keine zusätzliche Tatsache und ersetzen nicht das Öffnen der Originalquelle.

Bei einer Spracheingabe kann der Quellenanker auf einen Zeitbereich der Aufnahme zeigen, bei einem Foto auf einen Bildbereich und bei Text auf die betroffene Textstelle. Bei einem Dokument gehören Seite oder Abschnitt zur Fundstelle. Öffne den Anker, bevor du einen wichtigen Wert bestätigst.

Verifizierte Quellen können als anklickbarer Quellenchip erscheinen. Nur solche Chips, die Werkstube selbst geprüft hat, gelten als verifizierte Fundstelle. Eine vom Sprachmodell formulierte Quellenzeile ohne verknüpfte Originalquelle ist kein Beleg.

Ein Feld mit unsicher, Prüfung erforderlich oder einer ähnlichen Kennzeichnung darf nicht stillschweigend übernommen werden. Öffne die Quelle, prüfe die Aussage und entscheide einzeln zwischen:

• übernehmen, wenn das Original die Aussage trägt
• korrigieren, wenn Werki etwas falsch gelesen oder zusammengeführt hat
• offen lassen oder als Rückfrage markieren, wenn die Quelle nicht ausreicht
• entfernen, wenn die Aussage nicht belegt ist

Fehlt eine Quelle, darf Werki die Angabe nicht aus allgemeinem Weltwissen auffüllen. Ein vollständiger Entwurf ist nicht dasselbe wie ein vollständiger Sachverhalt.

#Messwerte und rechtliche Aussagen einzeln prüfen

#Messwerte

Prüfe jeden Messwert separat am Foto, am gesprochenen Original oder an der zugehörigen Eingabe. Kontrolliere mindestens Wert, Einheit, Dezimaltrennzeichen, Messpunkt und Datum. Übernimm nicht mehrere Werte mit einem einzigen Klick, wenn einzelne Felder unterschiedlich sicher sind. Bei Abweichungen korrigierst du den Wert im Entwurf und lässt die Quelle am Datensatz sichtbar.

Für Mengen- und Aufmaßthemen hilft dir die Anleitung Aufmaß & GAEB. Sie ersetzt nicht die Prüfung des konkreten Messpunkts oder der zugrunde liegenden Unterlage.

#Rechtliche oder vertragliche Aussagen

Formulierungen zu Abnahme, Frist, Verantwortlichkeit, Mangelursache, Haftung, Normerfüllung, Eigentum oder einer Zusage an den Kunden sind immer einzelne Prüfpunkte. Werki darf daraus keinen verbindlichen Rechtstext machen. Entferne Vermutungen, gleiche die Aussage mit dem Original ab und hole bei Bedarf die Prüfung durch eine fachlich oder rechtlich zuständige Person ein.

#Offline arbeiten

Wenn die Verbindung ausfällt, können Eingaben und ausgewählte Fotos als ungesendeter Entwurf auf dem Gerät vorgemerkt werden. Offline oder Lokal gespeichert bedeutet nicht, dass der Bericht auf dem Server angekommen ist. Die KI-Aufbereitung, Quellenprüfung und Berechtigungsprüfung werden erst fortgesetzt, wenn wieder eine Verbindung besteht. Die vollständigen Medienquellen werden zuerst übertragen; eine Extraktion darf nicht aus einem unvollständigen Upload starten.

Warte nach der Rückkehr ins Netz auf Bereit oder Prüfung erforderlich. Solange noch eine lokale Eingabe angezeigt wird:

• lösche keine Browserdaten und deinstalliere die Außendienst-App nicht
• öffne den Bericht nicht gleichzeitig auf mehreren Geräten zur Bearbeitung
• reiche ihn nicht ein und lasse ihn nicht festschreiben
• nutze bei einem Fehler Erneut versuchen, statt dieselbe Quelle mehrfach neu anzulegen

Wenn eine lokale Quelle verloren geht oder nicht mehr lesbar ist, bleibt der Bericht ein Entwurf. Erfasse die Beobachtung manuell neu und kennzeichne, dass die ursprüngliche Quelle nicht mehr verfügbar ist.

#Datenschutz, Rechtsgrundlage und Aufbewahrung

Vor der ersten Nutzung von Spracheingabe oder Fotoquellen zeigt Werkstube den aktuellen Datenschutzhinweis. Lies ihn vor der Aufnahme. Er beschreibt Zweck und Kategorien der Verarbeitung, eingesetzte Empfänger, die konkrete Rechtsgrundlage, deine Rechte und die Aufbewahrungs- beziehungsweise Löschfrist für Originalquelle, Transkription und Berichtsentwurf. Die Angaben im aktuellen Hinweis sind maßgeblich, wenn sie von dieser Anleitung abweichen.

Beim Start der Erfassung werden die Version des Datenschutzhinweises, die dort genannte Rechtsgrundlage, der Zweck sowie Aufbewahrungsdauer und Aufbewahrungs-Enddatum mit der Erfassung gespeichert. Diese Werte werden nicht von Werki geraten oder aus dem Inhalt abgeleitet. Nenne in der Kundendoku keine eigene Ersatz-Rechtsgrundlage: Wenn der aktuelle Hinweis eine andere Grundlage oder zusätzliche Einwilligung verlangt, gilt dieser Hinweis.

Die Telemetrie-Option wird ausdrücklich bestätigt oder abgelehnt. Eine fehlende Auswahl gilt nicht als Einwilligung und wird nicht stillschweigend ergänzt.

Rohaufnahmen, Quellfotos und sonstige Rohquellen werden nur bis zum gespeicherten Aufbewahrungs-Enddatum und Zweck vorgehalten, soweit kein dokumentierter Aufbewahrungsgrund entgegensteht. Nach erfolgreicher Übernahme können Rohdaten gezielt gelöscht werden; geprüfte Fakten und ihre Prüfungen bleiben als Nachvollziehbarkeit erhalten. Ein bewusst am Bericht gespeichertes Foto oder ein festgeschriebenes Protokoll folgt dagegen der Aufbewahrungsregel des jeweiligen Dokuments. Eine lokale Kopie auf dem Gerät endet nicht automatisch, nur weil die Serververarbeitung abgeschlossen ist.

Öffne für Details die Datenschutz- und Cookie-Hinweise. Nimm keine Aufnahmen von Personen, vertraulichen Unterlagen oder besonderen personenbezogenen Daten auf, wenn der Zweck, die Berechtigung und die Information der Betroffenen nicht geklärt sind.

#Was die Telemetrie erfasst

Wenn du die Telemetrie ausdrücklich erlaubst, dient sie der Stabilität und Fehleranalyse. Sie kann zum Beispiel Erfolg oder Fehler, Verarbeitungsdauer, verwendeten Dienst und Ressourcenverbrauch eines Vorgangs zählen. Sie soll keine Sprachaufnahme, Fotos, Transkriptionen, Werki-Prompts, Modellantworten, Quelleninhalte oder Kundendaten enthalten. Wenn du sie ablehnst, wird diese optionale Betriebsbeobachtung nicht aus der Erfassung erschlossen. Telemetrie ist deshalb kein Inhaltsarchiv und ersetzt keine Dokumentation oder Aufbewahrung.

#Fehler, Konflikte und erneuter Versuch

Der Status des Entwurfs entscheidet, was als Nächstes sinnvoll ist:

• Warten auf Upload: Verbindung herstellen und warten, bis alle Audio-, Foto- oder Dokumentquellen vollständig übertragen wurden.
• Verarbeitung: kurz warten. Nicht doppelt aufnehmen und nicht mehrfach absenden, solange der aktuelle Versuch läuft.
• Fehlgeschlagen: Fehlermeldung, Berechtigung, Quelle und Projektbezug prüfen. Ohne zugängliche Originalquelle bleibt die Aussage ungeprüft.
• Manuell erneut versuchen: denselben fehlgeschlagenen Verarbeitungsschritt wiederholen. Prüfe anschließend, ob nur ein Entwurf aktualisiert wurde und kein zweiter Bericht entstanden ist.
• Bereit: Quellen und Felder prüfen; erst danach in einen normalen Entwurf übernehmen.
• Prüfung erforderlich: die markierten Pflicht- und unsicheren Felder einzeln am Original prüfen. Eine Umwandlung ist erst danach möglich.

Wenn die Aufbereitung trotz Wiederholung scheitert, kannst du den Bericht als manuelle Notiz mit den Originalfotos weiterführen. Ein Fehler darf nicht durch eine frei erfundene Ersatzangabe kaschiert werden.

#In ein normales Protokoll übernehmen

Ein geprüfter Berichtsentwurf kann über In normales Protokoll übernehmen in den normalen Protokollablauf überführt werden. Wähle die passende Vorlage und prüfe erneut Projekt, Auftrag, Pflichtfelder, Anlagen und Empfänger. Die Quellenmarker und der Bezug zum ursprünglichen Bericht bleiben als Herkunft erhalten; das normale Protokoll erhält trotzdem seinen eigenen Prüf- und Freigabestatus.

Für Vorlagen, Offline-Eingabe, Einreichung, Signaturen und Nachfolgeprotokolle siehe Formulare & Protokolle erstellen. Eine Übernahme ist keine Freigabe: Auch nach der Umwandlung müssen die Angaben geprüft und die erforderlichen Schritte bewusst ausgeführt werden.

#Nur Menschen reichen ein, finalisieren, unterschreiben und versenden

Werki kann einen Bericht vorbereiten, Felder vorschlagen und auf offene oder unsichere Quellen hinweisen. Werki kann nicht selbst einreichen, festschreiben oder finalisieren, unterschreiben, veröffentlichen oder an Kunden versenden. Diese Aktionen bleiben einer berechtigten menschlichen Person vorbehalten und verlangen die normale sichtbare Bestätigung.

Auch wenn der Entwurf vollständig aussieht, prüfe vor der letzten Aktion:

1. stimmt der Projekt- und Auftragsbezug?
2. ist jede wichtige Angabe an der Quelle geprüft?
3. sind Messwerte und rechtliche Aussagen einzeln bestätigt?
4. sind Anlagen, Sichtbarkeit und Empfänger richtig?
5. ist klar, wer den Nachweis fachlich verantwortet?