Betriebswissen für Werki

#Was Betriebswissen enthält

Betriebswissen beschreibt die Regeln und verlässlichen Unterlagen deines Unternehmens. Es hilft Werki bei internen Fragen und dem E-Mail-Assistenten bei freigegebenen Kundenanliegen. Ein Dokument an einem Auftrag wird dadurch nicht automatisch zu allgemeinem Betriebswissen.

Für kurze Regeln verwendest du Manuell hinzufügen. Für Handbücher, Preislisten oder längere Anweisungen verwendest du Dokumente. Du brauchst das Recht, Betriebswissen zu verwalten. Öffne unten links Einstellungen → Betriebswissen.

#Mit den wichtigsten Angaben anfangen

Beginne mit tatsächlichen Öffnungszeiten, Einsatzgebiet, angebotenen Leistungen und den Regeln für Terminlänge, Absagen und Anfahrt. Trenne unterschiedliche Sachverhalte, etwa Öffnungszeiten und interne Kalkulationssätze. So lassen sie sich später gezielt ändern.

Ein hilfreicher Eintrag beantwortet eine konkrete Frage. Beispiel für einen fiktiven Betrieb: „Kundenannahme Montag bis Donnerstag 8–16 Uhr, Freitag 8–13 Uhr. Termine nur nach Vereinbarung.“ Ersetze das Beispiel vollständig durch eure echten Angaben. „Wir sind flexibel erreichbar“ liefert keine zuverlässige Planungsgrundlage.

#Einen manuellen Eintrag hinzufügen

1. Wähle Manuell hinzufügen.
2. Öffne ein vorgeschlagenes Thema oder beginne im Bereich Echte Betriebsregel eintragen. Ein Themenvorschlag füllt eine Vorlage aus; er speichert noch keine Regel.
3. Gib einen eindeutigen Titel ein und wähle die Kategorie.
4. Trage unter Inhalt die vollständige Regel mit Ausnahmen und Freigabegrenzen ein. Schreibe ausdrücklich, was bei einer Ausnahme passieren soll.
5. Begrenze bei zeitabhängigen Regeln die Gültigkeit, beispielsweise bei Betriebsferien oder einer vorübergehenden Änderung.
6. Entscheide bei Darf Kunden gegenüber verwendet werden, ob die Information nach außen verwendet werden darf. Lasse den Schalter für interne Kosten, Kalkulationen oder Absprachen ausgeschaltet.
7. Wähle Wissen hinzufügen und warte auf die Bestätigung. Kontrolliere den gespeicherten Eintrag und stelle Werki eine passende Testfrage.

Ergebnis: Die Regel steht als eigener Wissenseintrag bereit. In Gespeichertes Wissen kannst du vorhandene Einträge prüfen und ändern. Beim Bearbeiten übernimmst du die Korrektur mit Änderung speichern.

#Öffnungs- und Planungszeiten festlegen

Pflege die strukturierten Zeiten je Wochentag: Kundenöffnung, telefonische Erreichbarkeit und buchbare Termine. Das späteste Terminende muss zu den Öffnungszeiten passen. Wähle anschließend Zeiten speichern.

Unter Touren, Pausen & Fahrzeug kannst du zusätzliche Regeln wie Puffer vor und nach Terminen, Ankunftsfenster, Pausen, Materialabholung und Rückfahrt festlegen. Übernimm sie mit Planung speichern. Eine zeitlich begrenzte Ausnahme gilt nur für ihren eingetragenen Zeitraum.

Diese strukturierten Angaben dienen der Planung. Eine beiläufige Zeitangabe in einem langen PDF ersetzt die Pflege der Planungszeiten nicht.

#Ein Dokument hochladen

Unterstützt werden PDF, Word im Format .docx, Pages, Text, Markdown und JSON, jeweils bis 25 MiB. Verwende gut lesbare, aktuelle Originaldateien. Bei einem Scan müssen nach der Verarbeitung die erkannten Inhalte geprüft werden.

1. Wähle im Betriebswissen Dokumente.
2. Klicke auf Dokumente hier ablegen oder auswählen und wähle die Datei. Du kannst auch mehrere Dateien in den Bereich ziehen.
3. Beobachte den Uploadstatus je Datei. Warte, bis die Übertragung und Übergabe an die Verarbeitung bestätigt sind.
4. Prüfe danach den Status am Dokument. Upload abgeschlossen bedeutet noch nicht, dass Werki den Inhalt durchsuchen kann.
5. Öffne die Indexdetails des Dokuments. Kontrolliere den Verarbeitungsstand und bei Bedarf die Textvorschau.
6. Teste den Abruf wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Ergebnis: Erst ein als durchsuchbar gemeldeter Dokumentstand kann für die Suche verwendet werden. Ein bloßer Dateiname in der Liste belegt das noch nicht.

#Prüfen, ob Werki die Datei wirklich verwenden kann

1. Öffne die Details des hochgeladenen Dokuments.
2. Wähle Textvorschau. Vergleiche Namen, Zahlen und relevante Absätze mit dem Original. Über Nächsten Ausschnitt laden kannst du weitere Teile ansehen.
3. Formuliere unter Testfrage eine konkrete Frage, deren Antwort im Dokument steht, etwa „Welcher Wartungsabstand gilt für Modell X?“.
4. Wähle Abruf testen. Das prüft, ob passende Suchbelege gefunden werden; es erzeugt noch keine normale Chatantwort.
5. Wähle Werki fragen, sobald die Suche verfügbar ist. Damit wird genau dieses Dokument als Bezug für die Antwort verwendet.
6. Öffne die Quellen unter der Antwort und vergleiche sie mit der Fundstelle. Für exakte Artikelnummern ist eine Frage mit der Originalschreibweise besonders hilfreich.

#Interne und kundenbezogene Informationen trennen

Der Schalter Darf Kunden gegenüber verwendet werden gehört zu manuellen Wissenseinträgen. Verwechsle ihn nicht mit einer allgemeinen Freigabe für alle hochgeladenen Dateien. Erlaube eine automatische Kundenantwort nur auf Grundlage von ausdrücklich für diesen Zweck freigegebenem Wissen.

Berechtigungen gelten auch für Werki. Lade Unterlagen nur in den vorgesehenen Bereich hoch. Vertrauliche Mitarbeiterunterlagen gehören nicht in eine allgemein nutzbare Wissenssammlung.

#Wissen aktuell halten

Öffne einen betroffenen Eintrag, ändere die Regel und speichere. Nutze Gültigkeitsangaben für vorübergehende Ausnahmen. Ersetze überholte Dokumente kontrolliert: Lade die neue Fassung hoch, prüfe deren Durchsuchbarkeit und entferne die nicht mehr gültige Fassung aus der aktiven Wissensbasis. Vermeide mehrere gleichzeitig aktive Preislisten ohne eindeutigen Gültigkeitsbezug.

Eine Wissenslücke ist keine automatisch bestätigte Tatsache. Wenn Werkstube ein offenes Thema vorschlägt, ergänze eure tatsächliche Regel und prüfe sie vor dem Speichern.

#Wenn der Upload oder die Suche nicht klappt

Quellen öffnen sich nur, wenn dein Zugriff und die Zuordnung zum Dokumentstand weiterhin passen. Bei verbindlichen Preisen oder Arbeitsanweisungen prüfst du die Originalstelle vor der Verwendung.