Kundenportal sicher freigeben

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Kundenportal sicher freigeben“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

#Was das Kundenportal zeigt

Das Kundenportal ist eine eigene, für Mobilgeräte optimierte Ansicht. Kunden brauchen kein Werkstube-Konto und sehen keine interne Navigation. Sichtbar ist ausschließlich, was du ausdrücklich freigibst:

• eine unveränderliche, bereits versandte Angebotsfassung
• eine festgeschriebene Rechnung samt aktuellem Zahlungsstatus
• die freigegebenen Rechnungspositionen, Leistungsdaten und zugehörigen unterschriebenen Arbeitsnachweise
• einen konkreten Terminvorschlag
• ein aktives Dokument, das in der Kundenakte als Kundensichtbar markiert ist
• einen gezielt freigegebenen Mangel samt erlaubter Bearbeitung und Bildnachweisen
• oder ein vollständiges Kunden-Center mit allen kundensichtbaren Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Dokumenten aus der gemeinsamen Historie

Interne Notizen, Mitarbeiterdaten, Bankzugänge und andere Kundenakten gehören nie zur Freigabe.

#Auftragsstatus wie eine Sendung teilen

Öffne einen laufenden Auftrag. Im Kasten Auftragsstatus teilen erzeugst du mit Status teilen einen eigenen Link für genau diesen Auftrag. Sende den Link an den Kunden. Beim Öffnen bestätigt der Kunde die Postleitzahl der Einsatzstelle. Falls das Projekt keine Einsatzstelle hat, verwendet Werkstube die Postleitzahl der Kundenanschrift.

Die externe Seite zeigt ausschließlich Auftragsnummer, Titel, öffentlichen Lebenszyklus, Fortschritt, angekündigten Materialtermin, nächsten Einsatztermin und geplanten Abschluss. Interne Notizen, Beschreibungen, Preise, Kosten, Mitarbeiter und vollständige Adressen werden nicht übertragen. Es gibt keine öffentliche Suche und keine Übersicht anderer Statusseiten.

Der vollständige Link ist nur direkt nach dem Erstellen sichtbar. Werkstube speichert nur seine Prüfsumme. Falls der Link verloren geht, wähle Neuen Link erzeugen; der bisherige Link und alle damit geöffneten Sitzungen enden sofort. Mit Link beenden widerrufst du ihn manuell.

Nach fünf falschen PLZ-Eingaben wird der Link für 15 Minuten gesperrt. Ein Statuslink läuft zusätzlich nach 180 Tagen ab und kann bei einem länger laufenden Auftrag neu erzeugt werden.

#Sicheren Zugang erstellen

Öffne die Kundenakte und wechsle zum Tab Portal. Wähle einen einzelnen Inhalt oder Gesamtes Kunden-Center, eine Laufzeit von 7, 14 oder 30 Tagen und bei Bedarf den zusätzlichen sechsstelligen Bestätigungscode. Mit Sicheren Zugang erstellen erhältst du:

1. einen persönlichen Zugangslink für die gewählte Laufzeit
2. optional einen Bestätigungscode

Vor dem Erstellen prüft Werkstube, ob in den Kundenstammdaten eine gültige Postleitzahl hinterlegt ist. Beim ersten Öffnen jeder Portalsitzung muss der Kunde diese Postleitzahl eingeben. Der Link allein reicht damit nicht für den Zugriff. Nach fünf falschen Eingaben wird der Zugang für 15 Minuten gesperrt.

Wähle als Ausgabe Link oder QR-Code. Den QR-Code kannst du als PNG speichern, etwa für einen Ausdruck oder eine persönliche Übergabe.

#Beim Rechnungsversand automatisch hinzufügen

Im Dialog Rechnung senden aktivierst du Persönlichen Kundenportal-Zugang hinzufügen. Entscheide dort, ob nur diese Rechnung oder das gesamte Kunden-Center freigegeben wird, wie lange der Zugang gilt und ob zusätzlich ein QR-Code an der Mail hängen soll. Ohne aktivierten Schalter wird kein Zugang erzeugt.

Den Standardtext vor der Grußformel und die Standard-Laufzeit pflegst du unter Einstellungen → Mail → Kundenportal in Dokument-Mails. Der Platzhalter {tage} wird beim Versand ersetzt.

Übermittle Link und Code bei erhöhtem Schutzbedarf über getrennte Wege, zum Beispiel den Link per E-Mail und den Code telefonisch. Link und Code werden aus Sicherheitsgründen nur beim Erstellen angezeigt.

#Angebote entscheiden lassen

Das Portal nennt Belegart, Angebotsnummer und Versionsnummer. Vor Annahme oder Ablehnung muss der Kunde genau diese Fassung ausdrücklich bestätigen. Die Entscheidung speichert Werkstube mit Zeit, Empfänger, Versionsprüfsumme und Kommentar im unveränderlichen Verlauf. Eine zwischenzeitlich ersetzte oder bereits entschiedene Fassung kann nicht still anders entschieden werden.

Bei einer Ablehnung ist ein kurzer Grund erforderlich. Nach der Entscheidung erscheint der neue Status sowohl im Portal als auch in Werkstube.

#Termine, Rechnungen und Dokumente

Einen freigegebenen Terminvorschlag kann der Kunde bestätigen oder als nicht passend zurückmelden. Die Antwort erscheint in der Portalaktivität und erzeugt eine interne Benachrichtigung.

Bei Rechnungen zeigt das Portal Rechnungs- und Leistungsdatum, Fälligkeit, Betrag, aktuellen Zahlungsstatus, Positionen und — bei einer auftragsbezogenen Rechnung — die zugehörigen unterschriebenen Arbeitsnachweise. Im vollständigen Kunden-Center können unterschriebene Arbeitsscheine zusätzlich als eigener Bereich erscheinen. Einen externen Bezahlvorgang bietet Werkstube nur an, wenn dafür ein angebundener Zahlungsanbieter eingerichtet ist. Werkstube betreibt keinen eigenen Zahlungsdienst.

PDFs und Kundendokumente werden erst nach Prüfung der aktiven Portalsitzung über eine wenige Minuten gültige Downloadadresse geöffnet. Die heruntergeladene Rechnungsdatei trägt denselben Dateinamen wie der Anhang der Rechnungs-E-Mail; der interne Speichername wird nicht angezeigt.

Bei einem mehrsprachigen Angebot oder einer Rechnung verwendet die Portalkarte denselben festgeschriebenen Sprachstand wie PDF und Versandnachricht. Belegart, Status, Beträge und Aktionen erscheinen dadurch nicht still in einer anderen Sprache.

#Rückfragen beantworten

Der Kunde kann an jeder dafür freigegebenen Karte eine Rückfrage senden. Öffne in der Kundenakte unter Portal die Aktivität, um Nachricht, Dokumentaufrufe und Entscheidungen zu sehen. Deine Antwort erscheint nur im Thread dieser Freigabe; sie öffnet keinen Zugriff auf den internen Posteingang.

Für die laufende Zusammenarbeit am Projekt oder Auftrag — etwa interne Absprachen, externe Projektkanäle, Fotos und Schnellmeldungen — nutze die Projekt- und Auftragskommunikation. Ein Kundenportalzugang ist davon getrennt und macht den Empfänger nicht automatisch zum Mitglied eines internen Kanals.

#Mängel extern bearbeiten lassen

Eine Mängelfreigabe kann dem Empfänger erlauben, die Bearbeitung zu beginnen, Vorher-, Zwischenstands- und Nachher-Fotos sicher hochzuladen und die Behebung zur internen Prüfung einzureichen. Jedes Bild bleibt auf genau diesen Mangel und diesen persönlichen Portalzugang begrenzt. Werkstube bestätigt den Eintrag erst, wenn Dateigröße, Bildformat und SHA-256-Prüfsumme mit dem vorbereiteten Upload übereinstimmen.

Der Empfänger kann keine Prüfnachweise erstellen und keinen Mangel selbst abnehmen. Widerrufst du die Freigabe oder ist der Mangel bereits abgeschlossen, sind weitere Uploads und Statusänderungen gesperrt. Der bereits bestätigte Nachweis bleibt mit externem Akteur und Zeitpunkt in Dokumentenakte, Mangelverlauf und Portalaktivität nachvollziehbar.

#Zugang beenden

Wähle bei der Freigabe Schließen. Neue Aufrufe und Aktionen sind sofort gesperrt. Eine bereits erzeugte Dokumentadresse kann höchstens bis zum Ende ihrer kurzen Laufzeit funktionieren.

Wenn eine Rechnung oder ein anderer unveränderlicher Beleg durch eine neue Version ersetzt wird, schließt Werkstube die ältere Freigabe automatisch. Das gilt auch für eine über die Rechnungskorrektur verknüpfte Ersatzrechnung. Der alte Aufruf zeigt nur noch, dass der Link abgelaufen oder geschlossen ist. Nach 30 Tagen endet die technische Freigabephase vollständig; der unveränderliche Aktivitätsnachweis bleibt erhalten.

Zugänge enden außerdem automatisch zum gewählten Datum. Der persönliche Link kann innerhalb dieser Laufzeit erneut geöffnet werden; durch Schließen wird er sofort unbrauchbar. Bei fünf falschen PLZ- oder Codeversuchen wird die Einladung vorübergehend gesperrt.

#Rechte und Datenschutz

Für die Arbeit im Kundenportal gibt es getrennte Rechte:

• Kundenportal verwalten
• Inhalte im Portal teilen
• Portalzugänge widerrufen
• Portalaktivität ansehen

Vergib diese Rechte nur an Personen, die Kundendokumente tatsächlich freigeben dürfen. Personenbezogene technische Zugriffsmerkmale werden nicht im Klartext in der Portalhistorie gespeichert. Entscheidungen, Nachrichten und Freigabeereignisse bleiben als Nachweis unveränderlich erhalten.