Bestellungen & Wareneingang

#Voraussetzungen

Das Modul Lager & Einkauf muss aktiv sein. Du benötigst Zugriff auf Bestellungen und für den Wareneingang die entsprechenden Buchungsrechte. Lege Lieferanten und regelmäßig verwendete Artikel vorher an. So können Bestellung, Bestand und Lieferantenrechnung zusammengeführt werden.

#Eine Bestellung anlegen

1. Öffne Lager & Einkauf → Bestellungen & Wareneingang.
2. Starte eine neue Bestellung und wähle den richtigen Lieferanten.
3. Ergänze den Bestellbezug und die benötigten Positionen. Prüfe je Position Artikel, Einheit, Menge und Einzelpreis.
4. Kontrolliere Lieferadresse, gewünschte Lieferinformationen und gegebenenfalls den Auftragsbezug.
5. Wähle Bestellung anlegen, um den Entwurf zuerst zu prüfen. Speichern & senden schließt zusätzlich einen Versand an; verwende es nur bei vollständig geprüften Angaben.
6. Öffne die entstandene Bestellung und vergleiche Positionen und Gesamtsumme.

Ergebnis: Die Bestellung ist dokumentiert. Ihre Anlage erhöht noch keinen Lagerbestand.

#Eine Bestellung senden oder einen externen Auftrag dokumentieren

Bei einem Entwurf kannst du Als Bestellung senden verwenden. Kontrolliere vorher den Lieferanten und seine Kontaktdaten. Als bestellt markieren dokumentiert dagegen, dass du bereits auf einem anderen Weg bestellt hast. Verwechsle diese beiden Aktionen nicht, sonst erhält der Lieferant möglicherweise dieselbe Bestellung zweimal.

Fehlt der Lieferant, sind die Bestellaktionen gesperrt. Ergänze ihn, statt eine unzugeordnete Bestellung zu versenden.

#Einen Wareneingang buchen

1. Öffne die Bestellung, zu der die Lieferung gehört.
2. Vergleiche Ware und Lieferpapier mit den offenen Positionen.
3. Wähle Wareneingang buchen.
4. Ergänze Lieferschein-Nr..
5. Trage je Position die tatsächlich eingegangene Menge und den passenden Lagerort ein. Prüfe die vorbelegten Werte auch bei einer Teillieferung.
6. Wähle Wareneingang buchen und warte auf die Bestätigung.
7. Kontrolliere den Eintrag unter Wareneingänge, die Restmengen und den Bestand des Artikels.

Buche beispielsweise bei 10 bestellten und 6 gelieferten Teilen nur 6. Die übrigen 4 bleiben offen und werden beim späteren Eingang erfasst. Beschädigte oder ungeklärte Ware dokumentierst du nachvollziehbar, statt sie ungeprüft als verwendbaren Bestand zu buchen.

#Die Lieferantenrechnung zuordnen

Öffne Finanzen → Eingangsrechnungen, lade die Rechnung hoch und prüfe den Bezug zur Bestellung. Vergleiche berechnete Mengen und Preise mit Bestellung und Wareneingängen. Eine Rechnungsdatei allein ersetzt keine Wareneingangsbuchung. Siehe Belege & Eingangsrechnungen.

#Wenn der Bestand nicht stimmt

Prüfe Artikel, Einheit, Lagerort und die bereits gebuchten Wareneingänge. Wiederhole eine Buchung nicht, bevor du geprüft hast, ob der erste Versuch gespeichert wurde. Bei offenen Restmengen kontrollierst du, ob tatsächlich eine Teillieferung vorliegt. Die weitere Bestandsführung erklärt Lager & Artikel.