Serien- und Abo-Rechnungen

#Serienplan anlegen

Unter Finanzen → Serienpläne legst du wiederkehrende Leistungen wie Wartung, Miete oder eine monatliche Pauschale an. Wähle Kunde, Rhythmus, Start und optional ein Ende. Positionen, Zahlungsziel, Versandweg, E-Rechnungsformat und der steuerliche Sachverhalt gehören ebenfalls zum Plan.

Vor dem Speichern kannst du die nächsten zwölf Monate berechnen lassen. Die Vorschau zeigt für jede Periode Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Bruttobetrag. Sie erstellt noch keine Rechnung.

Beginnt oder endet der Vertrag mitten in einem normalen Abrechnungszyklus, wählst du die anteilige Abrechnung ausdrücklich für Start, Ende oder beide Teilperioden. Werkstube berechnet den kalendertäglichen Anteil und zeigt den reduzierten Betrag vor der Aktivierung in derselben Vorschau. Ohne diese Option werden nur vollständig innerhalb der Vertragslaufzeit liegende Perioden abgerechnet.

#Freigabemodus wählen

Jeder Plan hat genau einen Freigabemodus:

• Jeden Entwurf prüfen: Werkstube legt den Entwurf an und wartet auf eine Person.
• Entwürfe automatisch anlegen: Der Lauf erzeugt Entwürfe, schreibt sie aber nicht fest.
• Prüfen, festschreiben und versenden: Werkstube nutzt den normalen Prüf-, Steuer-, Festschreibungs- und Versandprozess automatisch.

Der automatische Versand ist standardmäßig aus. Zum Einschalten brauchst du das zusätzliche Recht Automatischen Rechnungsversand aktivieren. Vier-Augen-Prinzip, Kreditprüfung, Steuerprüfung, E-Rechnungsprüfung und Versandregeln werden dadurch nicht umgangen.

#Lauf prüfen und Perioden ausnehmen

Im aktiven Serienplan siehst du den kommenden Lauf vollständig. Eine einzelne Periode kannst du mit einer Begründung überspringen. Mit Lauf erzeugen werden nur die übrigen, noch geplanten Perioden verarbeitet.

Jede Periode besitzt einen festen Schlüssel. Ein erneuter Klick, ein Verbindungsabbruch oder ein wiederholter Hintergrundlauf erzeugt deshalb keine zweite Rechnung für dieselbe Periode.

#Preise, Steuern und Empfängerdaten

Änderungen speicherst du als neue Revision mit einem Gültigkeitsdatum. Frühere Revisionen bleiben unveränderlich. Ein verspätet nachgeholter älterer Zeitraum verwendet weiterhin die damals gültige Revision; neue Preise gelten nicht rückwirkend.

Bei jeder neuen Rechnung liest Werkstube die aktuellen Empfänger- und E-Rechnungsdaten und bewertet den steuerlichen Sachverhalt für den konkreten Leistungszeitraum neu. Beim Festschreiben entsteht anschließend ein unveränderlicher Rechnungsstand. Spätere Änderungen an Kunde, Steuerregeln oder Serienplan schreiben alte Rechnungen nicht um.

#Pausieren, beenden und korrigieren

Pausieren stoppt neue automatische Entwürfe, ohne Plan und Historie zu löschen. Perioden, deren Rechnungstermin innerhalb der dokumentierten Pause liegt, werden auch nach dem Fortsetzen nicht nachberechnet. Soll nur eine einzelne Periode außerhalb einer Pause entfallen, überspringe sie mit einer Begründung. Beenden ist dauerhaft.

Eine fehlerhafte, bereits festgeschriebene Rechnung korrigierst oder stornierst du im normalen Rechnungsprozess. Die Korrektur verändert weder den Serienplan noch zukünftige Perioden.

#Fehler und Wiederholung

Das Laufprotokoll zeigt Entwurf, Prüfbedarf, Festschreibung, Versand und Fehler pro Periode. Behebe bei einem Fehler zuerst die angezeigte Ursache. Wähle danach Erneut prüfen und dokumentiere kurz, was geklärt wurde. Der Versuch setzt dieselbe Rechnung fort; er legt für die Periode keinen zweiten Entwurf an.