Belege & Eingangsrechnungen

#Beleg erfassen

Fotografiere einen Beleg oder lade PDF, Bild oder eine XRechnungs-XML hoch. Werkstube kann Händler, Datum und Betrag auslesen und passende Schlagworte vorschlagen. Bei einer XRechnung übernimmt Werkstube diese Kerndaten direkt aus der strukturierten Datei; UBL, CII und Gutschriften werden erkannt. Prüfe die Vorschau, bevor du speicherst.

Mit Neu → Beleg in der Kopfzeile öffnest du den Upload direkt, ohne zuerst die Belegliste und anschließend Hochladen auswählen zu müssen.

#Eingangsrechnung bearbeiten

Lieferantenrechnungen können aus dem Posteingang übernommen oder direkt angelegt werden. Hinterlege Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Betrag und — wenn vorhanden — die zugehörige Bestellung.

1. Dokument prüfen

   Sind Rechnung, Seiten und Anhänge vollständig?
2. Daten abgleichen

   Stimmen Lieferant, Betrag, Steuer und Fälligkeit?
3. Bestellung zuordnen

   Vergleiche bestellte, gelieferte und berechnete Mengen.
4. Freigeben

   Gib die Rechnung frei oder dokumentiere eine Rückfrage.
5. Zahlung verfolgen

   Markiere oder gleiche die Zahlung über das Bankmodul ab.

#Spesen im Team

Mitarbeiter können eigene Belege einreichen. Eine berechtigte Person prüft, gibt frei oder weist mit Begründung zurück. So bleibt sichtbar, wer welchen Beleg wann bearbeitet hat.

Gehört der Beleg zu einer Fahrt oder Dienstreise, kannst du ihn direkt in der Reisekostenposition hochladen oder ihn hier hochladen und anschließend unter Finanzen → Reisekosten verknüpfen. Fahrten, Verpflegungspauschalen und Vorschüsse werden nicht als zusätzliche Felder am Einzelbeleg geführt. Mehr dazu unter Reisekosten und Kilometer.

#Abgelehnten Beleg korrigieren

Wurde ein Beleg abgelehnt oder mit einer Rückfrage zurückgegeben, steht der Grund am Beleg. Wähle im Menü des Belegs Korrigieren …: dort siehst du den Grund, änderst Betrag, Datum und Stichwort und hängst bei Bedarf ein besseres Foto an. Mit Erneut einreichen geht der Beleg zurück in die Freigabe – die alte Entscheidung wird dabei zurückgesetzt, geprüft wird erneut nach dem Vier-Augen-Prinzip.

Einen Beleg, den du versehentlich hochgeladen hast, entfernst du im selben Menü mit Löschen. Freigegebene oder bereits an die Buchhaltung übergebene Belege lassen sich weder ändern noch löschen; sie bleiben unverändert erhalten.