Aufträge durchführen

#Der Auftragsverlauf

Ein Auftrag durchläuft klare Schritte von neu über geplant und in Arbeit bis fertig. Der Status zeigt dem ganzen Team, wo der Vorgang steht und welche Handlung als Nächstes ansteht.

#Vor Arbeitsbeginn

Ergänze Kunde, Baustellenadresse, Zeitraum, zuständige Mitarbeiter und geplantes Material. Verknüpfe relevante Dokumente und Termine. Je vollständiger der Auftrag vorbereitet ist, desto weniger Rückfragen entstehen unterwegs.

#Während der Arbeit

• größere Aufträge unter Ausführung in gewichtete Arbeitspakete mit Sollzeit und eindeutigem Abnahmekriterium aufteilen
• Mengen unter Aufmaß & LV mit prüfbaren Formeln und Belegen erfassen; der vollständige Ablauf steht unter Aufmaß & GAEB
• geleistete Stunden mit Person, Datum und Beschreibung erfassen
• verbrauchtes Material dem Auftrag zuordnen
• Fortschritt und wichtige Absprachen in der Projekt- und Auftragskommunikation festhalten
• Arbeitsscheine pro Einsatz vorbereiten und abnehmen lassen
• Änderungen am Leistungsumfang nachvollziehbar festhalten

#Arbeitspakete planen und abnehmen

Ein Arbeitspaket ist mehr als ein Checklistenpunkt: Es besitzt einen eigenen Status, Sollzeit, Gewichtung und ein Abnahmekriterium. Der Ablauf führt von Entwurf über Bereit, Geplant und In Arbeit zur Prüfung und schließlich zur Abnahme. Blockierte Pakete brauchen einen sichtbaren Grund.

Statuswechsel werden mit Revision protokolliert. Dadurch überschreibt eine veraltete Ansicht keine zwischenzeitliche Änderung. Die Fortschrittsanzeige verwendet die Gewichtung der abgenommenen Pakete; kleine Merker können weiterhin in der einfachen Aufgabenliste bleiben.

Externe Leistungen ordnest du ebenfalls einem bestehenden Arbeitspaket zu. Den vollständigen Ablauf von Nachweisen und Vertragsrahmen bis zur versionierten Abnahme und Eingangsrechnung findest du unter Nachunternehmer & Fremdleistungen.

#Auftrag abschließen

Prüfe vor dem Status Fertig, ob Stunden, Material und Arbeitsscheine vollständig sind. Beim Abschluss kann Werkstube eine Rechnung vorbereiten. Kontrolliere diese trotzdem vor dem Versand.

Wiederkehrende Serviceaufträge legst du nicht einzeln an. Verwende dafür Wartungsverträge und Folgeeinsätze, damit Rhythmus, Vertragsstand und Anlagenhistorie nachvollziehbar bleiben.

Gehören mehrere Aufträge, Empfänger oder Ansprechpartner zu einem Vorhaben, bündelst du sie in einem Projekt mit eindeutigen Beteiligtenrollen. Einzelne Aufträge funktionieren weiterhin ohne zusätzliche Projektpflege.

Für laufende interne oder ausdrücklich externe Absprachen, Fotos und Schnellmeldungen nutzt du die Projekt- und Auftragskommunikation.

#Teil- und Restlieferungen

Unter Lieferungen erstellst du Lieferscheine direkt aus den Auftragsmaterialien. PDF-Erstellung und Bestandsausgabe sind bewusst getrennte Schritte. Mehr dazu unter Lieferscheine und Teillieferungen.

#Nachträge sicher vereinbaren

Öffne im Auftrag Nachträge & Vertragssumme, wenn sich der vereinbarte Leistungsumfang ändert. Ein Nachtrag braucht:

• einen eindeutigen Titel und einen nachvollziehbaren Grund
• mindestens eine Position mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz
• bei Bedarf die Auswirkung auf den geplanten Termin in Tagen

Nach dem Anlegen bleibt der Nachtrag ein Entwurf. Mit Versenden wird die angezeigte Version festgeschrieben. Ändert sich der Inhalt, erstellst du eine neue Version; die frühere bleibt erhalten. Erfasse die Kundenentscheidung anschließend für genau die versandte Version.

Ist bereits ein noch nicht abgeschlossener Abrechnungsentwurf vorhanden, kann die Annahme vorübergehend gesperrt sein. Schließe oder verwirf diesen Stand zuerst, damit keine Rechnung mit einer währenddessen veränderten Vertragsbasis entsteht.

#Nachkalkulation

Die Ansicht Kalkulation vergleicht die unveränderlichen Sollwerte der angenommenen Leistungsversion mit freigegebenen Istkosten und offenen Bestellbindungen. Einzelne Zeilen lassen sich bis zu Stunden-, Material- oder Bestellquelle aufklappen. Fehlende Kostenbasen oder nicht eindeutige Zuordnungen bleiben als Klärfälle sichtbar.

Den vollständigen Ablauf vom Leistungskatalog über den Angebotssnapshot bis zur Soll-/Ist-Auswertung findest du unter Leistungen, Stücklisten & Kalkulation.