WerkstubeDigitales Kassenbuch
Mehrere Bargeldkassen, Sitzungen, Zählungen, Gegenbuchungen und CSV-Exporte nachvollziehbar führen.
Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Digitales Kassenbuch“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.
Das Digitale Kassenbuch ist der einfache, nachvollziehbare Kern für Bargeld im Betrieb. Du kannst mehrere Kassen mit Name, Standort und ISO-Währung führen, pro Kasse Sitzungen öffnen und schließen, Bargeldbewegungen erfassen, Bestände prüfen und einen CSV-Export erzeugen.
Der Kassenbuch-Kern ist ohne verpflichtenden Drittanbieter, ohne spezielle Hardware und ohne Transaktionskosten nutzbar. Eine optionale Anbindung an andere Werkstube-Funktionen oder externe Anbieter ist davon unabhängig und ändert nichts an den hier gespeicherten Kassenbuchdaten.
Kasse einrichten
Öffne Finanzen → Kassenbuch und wähle Kasse anlegen. Vergib:
- einen eindeutigen kurzen Code,
- Name und Standort,
- die ISO-4217-Währung, zum Beispiel
EUR.
Eine Kasse kann aktiv oder inaktiv sein. Inaktive Kassen bleiben für die Historie sichtbar, nehmen aber keine neue Sitzung auf. Pro Kasse kann höchstens eine Sitzung gleichzeitig offen sein. Dadurch ist eindeutig, welchem Arbeitsabschnitt eine Bargeldbewegung zugeordnet ist.
Sitzung öffnen, buchen und schließen
- Wähle die Kasse und öffne eine neue Sitzung mit dem Anfangsbestand in Cent.
- Erfasse jede Bewegung mit Typ, positiver Betragshöhe, Richtung, Grund und externer Referenz. Die Typen sind Einnahme, Ausgabe, Einlage und Entnahme.
- Der angezeigte Bestand wird ausschließlich aus Anfangsbestand und den Buchungen berechnet. Es gibt keinen direkt editierbaren Saldo.
- Für einen Transfer zwischen zwei offenen Sitzungen derselben Währung nutzt du Bargeldtransfer. Entnahme und Einlage werden als ein zusammengehöriger Vorgang gespeichert.
- Zum Schließen erfasst du die tatsächlich gezählten Stückelungen. Erst dann wird die Sitzung geschlossen.
Beim Abschluss speichert Werkstube den erwarteten Sollbestand, den gezählten Istbestand, die Differenz und den Abschlussgrund als unveränderlichen Abschlussstand. Bei einer Differenz muss der Grund die Abweichung nachvollziehbar erklären. Nach dem Schließen nimmt die Sitzung keine neuen Buchungen mehr an.
Zählprotokolle und Stückelungen
Ein Zählprotokoll enthält eine geprüfte Liste aus Stückelung und Anzahl, zum Beispiel 2 × 20,00 EUR und 3 × 0,50 EUR. Werkstube berechnet daraus die Summe selbst; ein mitgesendeter Gesamtbetrag wird nicht blind übernommen. Zählprotokolle lassen sich nur ergänzen. Eine spätere Zählung ergänzt die Historie und überschreibt keine frühere Zählung.
Korrekturen ohne Überschreiben
Buchungen, Zählungen und Abschlussdaten lassen sich nicht nachträglich überschreiben. Eine falsche Buchung wird nicht bearbeitet oder gelöscht. Stattdessen legst du genau eine vollständige Gegenbuchung mit Verweis auf das Original an. Das Original bleibt lesbar und unverändert; eine Buchung kann höchstens einmal korrigiert werden.
Das bedeutet in der Praxis: Prüfe Typ, Betrag, Richtung, Grund und Referenz vor dem Speichern. Eine Korrektur ist ein eigener, auditierbarer Vorgang und keine unsichtbare Änderung in der Vergangenheit.
Dokumente und Nachweise
Nachweise verknüpfst du über Dokumente mit der betreffenden Kasse, Sitzung oder Buchung. Die Verknüpfung läuft über die zentrale Dokumentenablage; einen zweiten Kassenbuch-Dateispeicher gibt es nicht.
Für Lesen und Download brauchst du cash.view oder cash.review. Upload,
Verknüpfung und Änderungen benötigen je nach verknüpftem Objekt eines der Rechte
cash.manage_registers,
cash.open_close, cash.entry_create oder bei einem Korrekturbeleg
cash.correct. Ein allgemeines documents.*-Recht ersetzt diese
Kassenbuch-Rechte nicht. Details zum allgemeinen Dokumentdienst findest du bei
Dokumente ablegen und öffnen.
Chronologie und CSV
Die Buchungsliste ist nach dem Buchungszeitpunkt chronologisch sortiert. Der CSV-Export enthält positive Centbeträge und eine getrennte Richtungsspalte. So bleibt auch beim Export erkennbar, ob eine Buchung den Bestand erhöht oder vermindert. Der Export ist eine Arbeits- und Prüfunterlage, kein POS-Tagesabschluss.
Rechte im Überblick
Die Rechte sind getrennt, damit eine Person lesen oder prüfen kann, ohne automatisch Kassen anzulegen oder Buchungen zu schreiben:
| Recht | Zweck |
|---|---|
cash.view | Kassen, Sitzungen, Buchungen und Zählungen ansehen |
cash.manage_registers | Kassen anlegen, Standort/Name ändern und aktivieren/deaktivieren |
cash.open_close | Sitzungen öffnen, zählen und schließen |
cash.entry_create | Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen, Transfers und Zählungen erfassen |
cash.correct | eine bestehende Buchung durch eine Gegenbuchung korrigieren |
cash.review | Kassenbuch prüfen und CSV exportieren |
Inhaber und Administratorrollen erhalten die vollständigen Kassenbuch-Rechte. Standardrollen folgen dem Least-Privilege-Prinzip: Eine Gesellenrolle kann den Kassenbuchbereich im vorgesehenen Umfang bedienen, während Lehrlinge und Praktikanten keinen automatischen Schreibzugriff erhalten. Die konkrete Zuweisung und persönliche Ausnahmen prüfst du unter Mitarbeiter & Rechte.
Was das Kassenbuch nicht erledigt
Das Modul simuliert keine Kassenhardware, keinen Kartenleser, keinen POS- Artikelverkauf, keine TSE und keine Signaturkette. Es erzeugt auch keine automatische Meldung an Finanzbehörden und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Anforderungen an ein elektronisches Aufzeichnungssystem, eine ordnungsmäßige Kassenführung oder die KassenSichV brauchst du eine dafür geeignete Lösung und eine fachliche Prüfung. Das Werkstube-Kassenbuch liefert dir dafür eine klare, unveränderliche Dokumentation der von dir erfassten Bargeldbewegungen – nicht mehr und nicht weniger.