Angebote erstellen & versenden

#Angebot anlegen

Erstelle ein Angebot direkt aus einer Anfrage oder im Bereich Kunden → Angebote. Bei einer Übernahme sind Kunde und Vorgang bereits verknüpft.

#Positionen kalkulieren

Jede Position enthält Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Rabatte kannst du passend zum Angebot ergänzen. Werkstube berechnet Zwischen- und Gesamtsummen automatisch.

Wiederkehrende Arbeiten übernimmst du im Positionseditor aus dem Leistungskatalog. Werkstube speichert dabei genau die verwendete Leistungsversion samt Kalkulationsgrundlage im Angebot. Wie du Leistungen, Stücklisten und Preislisten aufbaust, erklärt Leistungen, Stücklisten & Kalkulation.

#Vor dem Versand

Prüfe in der Vorschau:

• Empfänger und Anschrift
• Leistungsumfang, Mengen und Preise
• Steuersätze und Rabatte
• Gültigkeitsdatum
• Einleitungs- und Schlusstext
• Logo, Kontaktdaten und Dokumentdesign

#Status und Annahme

Nach dem Versand ändert sich der Status entsprechend. Wird das Angebot angenommen, kannst du es in einen Auftrag umwandeln. Werkstube übernimmt die vorhandenen Daten, ohne denselben Auftrag mehrfach anzulegen.

Im Tab Portal der Kundenakte kannst du genau die versandte Fassung über einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link freigeben. Der Kunde bestätigt dort ausdrücklich die angezeigte Version, nimmt sie an oder lehnt sie mit Begründung ab. Den vollständigen Ablauf findest du unter Kundenportal sicher freigeben.

#Angebotsversionen und Kostenvoranschläge

Der Bereich Versionen & Freigabestand zeigt jede Fassung mit Versionsnummer, Änderungsgrund, Betrag, Status und Prüfsumme. Solange eine Fassung ein Entwurf ist, kannst du sie bearbeiten. Mit dem Versand wird genau dieser Stand festgeschrieben. Eine versandte oder bereits entschiedene Fassung lässt sich nicht nachträglich überschreiben.

Möchte der Kunde andere Mengen, Leistungen oder Preise, wählst du Neue Version, gibst einen verständlichen Änderungsgrund an und entscheidest, ob die neue Fassung als Angebot oder Kostenvoranschlag geführt wird. Bei mindestens zwei Fassungen zeigt Werkstube die geänderten, hinzugefügten und entfernten Positionen sowie die Betragsänderung zur Vorversion.

Du kannst mehrere Varianten als Entwurf aufbewahren. Weiterbearbeiten macht die gewählte Fassung zum aktiven Editorstand; nicht mehr benötigte inaktive Entwürfe kannst du bewusst verwerfen. Beim Versand ist dadurch eindeutig, welche Variante festgeschrieben wird. Ein gleichzeitig laufender PDF- oder Versandauftrag sperrt den Wechsel kurzzeitig.

Auch das erzeugte PDF nennt Belegart, Versionsnummer und Status. Ein Kostenvoranschlag erhält zusätzlich automatisch den Unverbindlichkeitshinweis; einen eigenen Schlusstext kannst du weiterhin ergänzen. So bleibt auch eine heruntergeladene Datei ohne den umgebenden Vorgang eindeutig.

#Vom Angebot zum Vertrag

Beim Wechsel zum Auftrag speichert Werkstube die angenommene Angebotsfassung als unveränderliche Vertragsbasis. Die vereinbarten Positionen und Summen bleiben damit auch dann nachvollziehbar, wenn später Nachträge hinzukommen. Ein nur vorbereiteter, versandter oder abgelehnter Stand lässt sich nicht in einen Auftrag umwandeln.