Arbeitsscheine vorbereiten & abnehmen

#Vor dem Einsatz

Erstelle den Arbeitsschein aus dem Auftrag. Kunde, Baustelle und zugeteilte Mitarbeiter werden soweit möglich übernommen. Prüfe Datum, geplante Arbeiten und Hinweise für den Einsatz.

#Auf der Baustelle

Halte ausgeführte Arbeiten, Stunden, Material und Besonderheiten direkt fest. Ergänze verständliche freie Zeilen, wenn etwas nicht aus dem Auftrag übernommen wurde.

#Kundenabnahme

Lass den Kunden den Inhalt lesen und anschließend auf dem Gerät bestätigen. Dafür gibt es zwei Wege:

• Mit Zeichnung: Der Kunde zeichnet mit Finger, Stift oder Maus und wählt danach Unterschrift speichern.
• Ohne Zeichnung: Trage den vollständigen Namen ein, aktiviere die bewusste Bestätigung und wähle Verbindlich bestätigen. Dieser Weg ist vollständig mit Tastatur oder Schaltersteuerung bedienbar.

Name, Zeitpunkt und die gewählte Bestätigung werden am Arbeitsschein festgehalten. Eine Bestätigung ohne Zeichnung erzeugt kein handschriftliches Schriftbild.

#In den Auftrag übernehmen

Ein angenommener Arbeitsschein kann Stunden und Material in den Auftrag zurückspielen. Prüfe, ob Positionen bereits erfasst wurden, damit nichts doppelt erscheint. Danach kannst du das PDF erzeugen, ablegen und bei Bedarf versenden.

Für eine auftragsbezogene Rechnung ist dieser Schritt zugleich der Versandnachweis: Der Arbeitsschein muss die ausgeführten Arbeiten beschreiben, vom Kunden mit Namen und Zeitpunkt bestätigt und in den Auftrag übernommen sein. Erst dann kann die zugehörige Rechnung versendet werden. Der Nachweis erscheint anschließend auch in einer dafür freigegebenen Kundenportal-Ansicht; interne Notizen bleiben verborgen.

#Wenn eine Prüfung nötig ist

Bei automatisch vorbereiteten oder ungewöhnlichen Angaben kann Werkstube eine zusätzliche Prüfung verlangen. Bearbeite die markierten Stellen, bevor du den Schein endgültig übernimmst.

#Einen Arbeitsschein praktisch durchgehen

1. Öffne den zugehörigen Auftrag und starte dort die Arbeitsscheinerstellung, oder öffne Aufträge → Arbeitsscheine und ordne beim Anlegen den richtigen Auftrag zu.
2. Prüfe Kunde, Einsatzort, Datum und Mitarbeiter. Übernimm nur Leistungen, die zu diesem Einsatz gehören.
3. Ergänze ausgeführte Arbeiten, tatsächliche Stunden und verbrauchtes Material. Ungeklärte Angaben klärst du vor der Abnahme.
4. Speichere den Schein und öffne ihn zur gemeinsamen Kontrolle mit dem Kunden.
5. Erfasse die Abnahme über einen der oben beschriebenen Bestätigungswege.
6. Übernimm die bestätigten Angaben in den Auftrag, sofern dieser Schritt vorgesehen ist. Kontrolliere anschließend die dortigen Leistungs- und Materialpositionen.
7. Nutze die Druck- oder Versandaktion am Arbeitsschein, wenn der Kunde eine Ausfertigung erhalten soll.

Ergebnis: Der Nachweis ist dem richtigen Auftrag zugeordnet. Ein PDF ohne bestätigten Inhalt und ohne erforderliche Übernahme ist nicht mit einem vollständig bearbeiteten Arbeitsschein gleichzusetzen.

#Wenn die Übernahme oder Abrechnung blockiert ist

Prüfe Kundenname und Bestätigungszeitpunkt, Pflichtangaben sowie bereits übernommene Positionen. Bei fehlender Unterschrift holst du die tatsächliche Bestätigung nach; trage keine fremde Unterschrift stellvertretend ein. Bei einem Papiernachweis prüfst du nach dem Einscannen Lesbarkeit und Zuordnung. Wiederhole die Materialübernahme nicht, wenn dieselben Positionen bereits im Auftrag stehen.