Nachunternehmer & Fremdleistungen

#Das Grundprinzip

Nachunternehmer sind keine zweite Firmen- oder Mitarbeiterverwaltung. Werkstube verwendet die bestehende Partei weiter. Eine Partei kann gleichzeitig Materiallieferant, Dienstleister und Nachunternehmer sein. Das Nachunternehmerprofil ergänzt nur Gewerk, Qualifikationen, Nachweise und Vertragsrahmen; ein Mitarbeiterkonto wird dabei nicht angelegt.

Öffne Kunden & Aufträge → Nachunternehmer & Fremdleistungen, um einen bestehenden Beteiligten zu übernehmen oder eine neue Partei anzulegen. Im Partnerdetail stehen die Tabs Qualifikationen, Verträge, Arbeitspakete und Dokumente zur Verfügung.

#Nachweise und Compliance

Unter Qualifikationen erfasst du pro Nachweis:

• Nachweistyp und Dokumentreferenz
• optional das zugehörige aktive Dokument
• Ablaufdatum, Prüfstatus, Prüfperson und Prüfgrund
• Hinweise oder Mängel zur Prüfung

Die Betriebsverwaltung legt je Nachweistyp fest, ob er erforderlich ist, wie viele Tage vor Ablauf gewarnt wird und ob ein fehlender oder abgelaufener Nachweis die Beauftragung blockiert. Werkstube erzeugt daraus Warnungen und offene Aufgaben. Eine manuelle Sperre am Profil bleibt davon unabhängig und erfordert immer einen Grund.

#Vertrag und Arbeitspaket

Lege im Tab Verträge einen Vertragsrahmen mit Vertragsnummer, Gültigkeit, Leistungsumfang und Währung an. Im Auftrag öffnest du unter Ausführung → Fremdleistungen eine bestehende Arbeitspaketposition und stellst die Anfrage mit Menge, Einheit und vereinbartem Nettobetrag ein.

Der Status einer Fremdleistungszuordnung ist bewusst fachlich geführt:

Entwurf → Angefragt → Beauftragt → In Arbeit → Eingereicht → Abgenommen | Strittig → Abgeschlossen

Aus jedem Zwischenstatus ist nur der zulässige nächste Schritt möglich. Eine Stornierung ist bis zum Abschluss vorgesehen. Arbeitspakete werden nicht kopiert; die Zuordnung verweist immer auf das bestehende Paket und den zugehörigen Auftrag.

#Leistung, Abnahme und Kostenquelle

Während der Ausführung erfasst das interne Team externe Leistungseinträge mit Menge, Einheit, Zeitpunkt, verantwortlicher Person, Nachweisen und Mängeln. Abnahmen erhalten jeweils eine eigene Version; ältere Einträge bleiben unverändert lesbar. Auch nach Abgenommen oder Strittig kann eine neue Korrekturversion mit derselben oder der anderen Entscheidung, neuem Grund, neuer Menge, neuen Nachweisen oder Mängeln erfasst werden; frühere Einträge bleiben unverändert lesbar. Abgeschlossen und Storniert bleiben endgültig. Für jede Abnahme sind Menge, Zeitpunkt, verantwortliche Person und Nachweise vorgesehen. Eine strittige Abnahme braucht zusätzlich eine Mangelbeschreibung.

Im responsiven Abnahmebereich kannst du direkt auf der Baustelle mehrere Foto-Nachweise auswählen und eine Unterschrift zeichnen. Beide Nachweisarten werden über die sichere Dokumentablage des Betriebs hochgeladen; in der Abnahme werden nur die Verknüpfungen zu den hochgeladenen Dokumenten gespeichert, die Bilddaten werden nicht in die Abnahme kopiert. Der Upload ist nur mit jobs.accept_external_work und subcontractors.manage möglich und zeigt Lade- sowie Fehlermeldungen an. Bereits verknüpfte Nachweise werden je Abnahmeversion mit Namen und Status angezeigt.

Die Rückverfolgung im Auftrag zeigt immer dieselbe Kette:

Vertragsrahmen → Arbeitspaket → Leistung/Abnahme → Eingangsbeleg → Kostenquelle

Ordne eine vorhandene Eingangsrechnung erst einer angenommenen Leistung zu. Dabei prüft Werkstube Partei, Arbeitspaket, Dokument und Kontierungsquelle. Der angezeigte Betrag und die Währung werden aus dem geprüften Vorgang übernommen; eine zweite Kostenquelle wird nicht angelegt. Werkstube berücksichtigt die verknüpfte Fremdleistungsrechnung genau einmal in den Istkosten des Auftrags. Wenn du die Zuordnung nach einer Unterbrechung erneut startest, bleibt der Kostenlink derselbe und die Nachkalkulation steigt nicht nochmals. Die Auftrags-Kostenübersicht berücksichtigt diese Position. Eine Rechnung erzeugt niemals automatisch eine Abnahme.

#Rechte und Datenschutz

Die Rechte sind getrennt:

• subcontractors.view: Partner, Nachweise, Verträge, Zuordnungen und Verlauf ansehen
• subcontractors.manage: Partner, Nachweise, Verträge und Dokumente verwalten
• jobs.assign_external_work: Fremdleistungen anfragen, beauftragen und Leistungsstände erfassen
• jobs.accept_external_work: Leistungen abnehmen, als strittig markieren und abschließen

Werkstube prüft jede Eingabe für den ausgewählten Betrieb sowie für Auftrag, Arbeitspaket und Dokument, bevor sie gespeichert wird. Ein Nachunternehmer erhält in dieser internen Erfassung keinen Mitarbeiterzugang und damit keine internen Rechte, Margen oder Kundengesamtdaten. Geräte- oder Betriebsmittelflüsse gehören nicht zu diesem Bereich.

#Wenn eine Beauftragung nicht möglich ist

Prüfe am Nachunternehmer zunächst fehlende, abgelaufene oder abgelehnte Nachweise. Ein hochgeladenes Dokument ist noch keine bestätigte Freigabe. Lass die zuständige Person den Nachweis prüfen und öffne die Beauftragung danach erneut.

Stimmt der Leistungsstand nicht, vergleiche Vertrag, Arbeitspaket und erfasste Leistung. Eine bestrittene Leistung darf nicht allein durch eine neue Erfassung als abgenommen erscheinen. Halte die Klärung am vorhandenen Vorgang fest; so bleiben Nachweis, Entscheidung und Kosten zusammen.

Technische Anbindungen werden separat unter API & Webhooks eingerichtet.