Assistent einrichten und steuern

#Werki, Assistent und Automatisierungen unterscheiden

Werki ist dein Gesprächspartner im Chat: Du stellst eine Frage oder bittest um Unterstützung in einem Vorgang. Der E-Mail-Assistent arbeitet mit neuen eingehenden Nachrichten. In der Modulauswahl und an den Mailkonten heißt er Werki-Sekretär. Welche Schritte er selbst ausführen darf, stellst du unter Autonomie & Abläufe ein.

Automatisierungen sind zusätzlich selbst eingerichtete Abläufe mit Auslöser, Schritten und Laufprotokoll. Das Aktivieren eines Mailassistenten ersetzt keinen solchen Ablauf und richtet auch kein neues Mailkonto ein.

#Bevor du den Assistenten einschaltest

Du benötigst ein verbundenes, funktionierendes Postfach, das freigegebene Modul Werki-Sekretär und Rechte für die betroffenen Einstellungen. Ein Demo-Postfach sendet und empfängt keine echten E-Mails.

Bereite zuerst Folgendes vor:

• Prüfe mit einer eigenen Testnachricht, ob Empfang und Versand funktionieren.
• Hinterlege Betriebswissen: tatsächliche Leistungen, Einsatzgebiet, Öffnungs- und Planungszeiten sowie Regeln für Termine und Absagen.
• Kennzeichne Wissen, das gegenüber Kunden verwendet werden darf. Interne Kalkulationen gehören nicht in Kundenantworten.
• Wenn Termine geplant werden sollen, prüfe Mitarbeiterprofile, Arbeitszeiten, Einplanbarkeit und Abwesenheiten. Der Assistent kann fehlende Kapazitäten nicht durch Formulierungen ersetzen.

Unter Einstellungen → Autonomie & Abläufe → Wissensgrundlage siehst du Hinweise zu fehlenden Wissensthemen, Planungszeiten und noch nicht vollständig einplanbaren Mitarbeitern. Über Wissen pflegen bzw. Profile pflegen gelangst du zum zuständigen Bereich.

#Ein Postfach freigeben

1. Öffne Einstellungen → Module und prüfe, ob Werki-Sekretär für den Betrieb aktiviert ist.
2. Öffne Mail & Absender → Mailkonten und das gewünschte Konto.
3. Kontrolliere, ob die Verbindung einsatzbereit und Empfang in Werkstube aktiv eingeschaltet ist. Für Antworten muss auch Versand aktiv eingeschaltet sein.
4. Aktiviere Werki-Sekretär für dieses Postfach und speichere die Kontoeinstellungen.
5. Öffne Autonomie & Abläufe. Lege zuerst fest, welche Regeln du freigeben möchtest, und schalte anschließend den Autonomen Betrieb ein.
6. Für automatische Antworten muss dort zusätzlich Standard-E-Mails automatisch beantworten eingeschaltet sein. Warte auf die Speicherbestätigung.

Ergebnis: Der Assistent darf neue Nachrichten dieses Postfachs im Rahmen der freigegebenen Regeln bearbeiten. Die Postfachfreigabe, der betriebliche Hauptschalter und die E-Mail-Regel müssen zusammen aktiv sein. Einer dieser Schalter allein genügt nicht.

#Welche Regeln du einstellen kannst

#E-Mail-Eingang und Kundendaten

Standard-E-Mails automatisch beantworten ist die übergeordnete Freigabe. Darunter kannst du die Bearbeitung weiter eingrenzen:

• Betriebsfragen automatisch beantworten: Antworten auf Öffnungszeiten, Anfahrt oder Zahlungsarten brauchen eindeutiges, für Kunden freigegebenes Wissen. Fehlt es, wird der Fall persönlich geprüft.
• Fehlende Kundendaten selbst anfragen: Der Assistent fragt fehlende Angaben nach. Eine unbekannte Absenderadresse mit unvollständigen Kontaktdaten reicht nicht für eine sichere Beauftragung.
• Vollständige Neukunden automatisch anlegen: Erst vollständige und eindeutige Angaben erlauben die Übernahme in einen Kundenstamm. Die Regel ist von der Kontaktdatenerfassung abhängig.

Anfragen nach Angeboten sowie unsichere, sensible oder nicht unterstützte Anliegen werden persönlich bearbeitet. Eine eingeschaltete Regel bedeutet daher nicht, dass jede E-Mail automatisch beantwortet wird.

#Terminfindung und bestehende Termine

Unter Terminfindung & Auftrag entscheidest du, ob Terminvorschläge ermittelt und bestehende Termine per E-Mail verwaltet werden dürfen. Prüfe dabei die Anzahl der Vorschläge, den frühesten Termin, den Suchhorizont, die Reservierungsdauer und die Absagefrist.

Die Dauer eines Einsatzes kommt aus den passenden Regeln im Betriebswissen. Fahrt, Puffer, Mitarbeiterkapazität und Abwesenheiten müssen ebenfalls passen. Bei einer Verschiebung oder Absage müssen Kunde und Termin eindeutig zugeordnet sein. Späte Absagen oder unklare Zuordnungen erfordern eine persönliche Entscheidung.

Ein vorgeschlagener Termin ist noch keine beliebige Zusage: Reservierung, Antwort des Kunden und verbindliche Planung sind unterschiedliche Zustände. Kontrolliere den entstandenen Termin im Kalender.

#Angebote und Rechnungen

Die Regeln für Angebotsentwürfe, automatischen Angebotsversand, Rechnungsentwürfe aus Arbeitsscheinen und automatischen Rechnungsversand sind getrennt. Aktiviere nur den gewünschten Schritt.

Ein Angebotsentwurf muss fachlich vervollständigt werden. Automatischer Versand setzt unter anderem freigegebene Preis- und Materialbausteine voraus. Angebotsanfragen per E-Mail benötigen aktuell persönliche Bearbeitung.

Für Rechnungsentwürfe aus Arbeitsscheinen müssen die Nachweise geprüft und Pflichtangaben vorhanden sein. Versendet werden dürfen nur dafür freigegebene, festgeschriebene Rechnungen mit den erforderlichen Nachweisen, Steuerentscheidungen und Empfängerdaten. Ein bloßer Upload gilt nicht als Rechnungsfreigabe.

#Den ersten Ablauf prüfen

1. Sende nach der Erstsynchronisation von einer eigenen anderen Adresse eine klar erkennbare Testfrage, beispielsweise nach den Öffnungszeiten.
2. Öffne die Nachricht im Posteingang und kontrolliere, welches Postfach sie empfangen hat.
3. Prüfe den Verlauf und gegebenenfalls die tatsächlich versendete Antwort unter Gesendet. Vergleiche die Aussage mit deinem freigegebenen Betriebswissen.
4. Sieh auf der Übersicht unter Heute zu erledigen nach, ob eine Entscheidung oder fehlende Information angefordert wird.
5. Bearbeite den konkreten Hinweis. Wiederhole einen Test erst, wenn du weißt, ob die vorherige Nachricht versendet wurde.

Nutze keine echte Kundenanfrage als unkontrollierten Funktionstest. Änderungen an Freigaben sind betriebsweit wirksam, sofern sie nicht ausdrücklich nur am ausgewählten Postfach vorgenommen werden.

#Wenn ein Mensch übernehmen muss

Öffne den Eintrag unter Heute zu erledigen. Lies die Originalnachricht und den Grund für die Unterbrechung. Ergänze nur die verlangte Entscheidung, Information oder Zuordnung. Eine interne Anweisung an Werki bleibt intern; sie ist keine Kundenmail.

Wissen wird nur dann dauerhaft gespeichert, wenn du die entsprechende Option ausdrücklich auswählst. Einzelfallantworten gehören nicht automatisch in die allgemeine Wissensbasis. Die Anleitung Offene Vorgänge bearbeiten erklärt Zuständigkeit, Wiedervorlage und Fortsetzung.

#Automatische Bearbeitung pausieren

Für den ganzen Betrieb schaltest du unter Autonomie & Abläufe den Hauptschalter aus. Dann werden keine neuen autonomen Kundenversände oder verbindlichen Planungen freigegeben; manuelle Entwürfe und Fachabläufe bleiben nutzbar. Für ein einzelnes Postfach deaktivierst du dessen Werki-Sekretär-Schalter und speicherst.

Eine Pause macht bereits versendete E-Mails oder gespeicherte Änderungen nicht rückgängig. Prüfe bei einem laufenden Vorgang den tatsächlichen Verlauf, bevor du zusätzlich selbst antwortest.

#Wenn keine automatische Antwort kommt

Prüfe in dieser Reihenfolge: neue Nachricht nach der Erstsynchronisation, richtiges Postfach, funktionierende Verbindung, Modulfreigabe, Postfachschalter, Hauptschalter, E-Mail-Regel und passende Fachregel. Anschließend prüfst du Betriebswissen und Heute zu erledigen. Bei Sicherheitsmeldungen nutze Mail-Sicherheit.

Fehlendes Wissen solltest du ergänzen, statt eine unsichere Antwort durch allgemeinere Freigaben zu erzwingen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben sind ein Grund für persönliche Bearbeitung.