Lohnmanagement

#Den Bereich öffnen

Öffne Einstellungen → Lohnmanagement. Dafür benötigst du das aktivierte Modul und ausdrückliche Lohnrechte. Anzeigen, Verwalten, Freigeben und der Austausch mit einem Anbieter können unterschiedliche Rechte verlangen.

Werkstube verwaltet Eingaben, Abläufe und zurückgelieferte Ergebnisse. Gesetzliche Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden nicht in Werkstube berechnet. Die eigentliche Abrechnung erfolgt über den angebundenen Lohnanbieter bzw. das zuständige Lohnbüro.

#Vergütungsdaten pflegen

1. Öffne den Bereich für Vergütungen und wähle den betroffenen Mitarbeiter.
2. Lege eine neue Vergütung an oder bearbeite den vorgesehenen Datensatz.
3. Wähle Vergütungsart: Monatsgehalt oder Stundenlohn.
4. Trage den vereinbarten Bruttobetrag ein; bei Stundenlohn ergänze die vorgesehenen Wochenstunden.
5. Prüfe Gültig ab und dokumentiere unter Grund, weshalb sich die Vergütung ändert.
6. Speichere und kontrolliere den Verlauf für den vorgesehenen Abrechnungszeitraum.

Eine Änderung gilt ab ihrem Gültigkeitsdatum. Überschreibe nicht unbedacht einen früheren Stand, wenn eine neue Vereinbarung erst künftig wirksam wird.

#Sonderzahlungen oder Abzüge vormerken

Öffne Sonderzahlungen & Abzüge und wähle Zahlung hinzufügen. Ergänze Art, Bezeichnung, Betrag bzw. Prozentsatz sowie die angebotenen Zeitraum- und Zuordnungsfelder. Prüfe die Einordnung mit dem Lohnbüro und wähle Vormerken.

Ergebnis: Die Zahlung ist als Eingabe vorbereitet. Sie ist dadurch weder abschließend abgerechnet noch überwiesen.

#Einen Abrechnungslauf vorbereiten

1. Öffne Läufe und wähle den gewünschten Monat bzw. Lauf.
2. Prüfe die einbezogenen Mitarbeiter und deren Personalnummern.
3. Kontrolliere die gültigen Vergütungen, Bankangaben und vorgemerkten Sonderzahlungen.
4. Bearbeite gemeldete Fehler, bevor du den Lauf für den Anbieter vorbereitest.
5. Verwende den freigegebenen Übergabeweg und kontrolliere den Austauschstatus.

Die vollständige Einrichtung und Übermittlung beschreibt Lohnanbieter anbinden. Ein lokal vorbereiteter Lauf ist kein Nachweis, dass der Anbieter ihn angenommen hat.

#Rücklauf und Dokumente prüfen

Wähle den betreffenden Austauschlauf. Unter Rücklauf & Dokumente kannst du Rücklauf importieren verwenden, sobald Ergebnisse vorhanden sind. Prüfe Mitarbeiterzuordnung, Zeitraum und Vollständigkeit. Stelle Unterlagen erst nach der vorgesehenen fachlichen Prüfung bereit.

Mitarbeiter sehen die für sie freigegebenen Unterlagen unter Entgeltabrechnungen bzw. ihrem Dokumentenpostfach. Vertrauliche Abrechnungen gehören nicht in allgemeine Auftragsdokumente.

#Korrekturen bearbeiten

Wenn nach der Übergabe ein Fehler auffällt, prüfe zunächst den aktuellen Anbieterstatus. Verwende den vorgesehenen Korrekturlauf, statt einen bestehenden Austausch ohne Prüfung ein zweites Mal zu senden. Kläre die erforderliche Korrektur mit dem Lohnbüro und dokumentiere, welcher Lauf welchen Stand ersetzt.