Lieferscheine und Teillieferungen

#Lieferschein aus einem Auftrag erstellen

Öffne den Auftrag und dort den Bereich Lieferungen. Mit Lieferschein erstellen übernimmst du die geplanten Materialpositionen. Trage für jede Position nur die Menge ein, die jetzt tatsächlich geliefert werden soll. Weitere Lieferscheine können später den Rest übernehmen.

Vor dem Anlegen prüfst du Lieferdatum und Mengen. Ein Entwurf besitzt noch keine Lieferscheinnummer. Mit Entwurf bearbeiten kannst du Lieferdatum und Positionen später vollständig ändern. Erst die Finalisierung sperrt diese Angaben dauerhaft.

#Finalisieren und PDF erzeugen

Mit Finalisieren vergibt Werkstube genau eine Lieferscheinnummer und friert Empfänger, Datum und Positionen ein. Anschließend entsteht das PDF. Währenddessen zeigt der Beleg PDF wird erstellt. Scheitert die Erstellung vorübergehend, kannst du sie erneut anstoßen; der bestehende Beleg erhält dadurch keine zweite Nummer.

#Bestand sicher ausgeben

Bestandspositionen verwenden den bereits zum Auftrag gehörenden Bedarf und seine Reservierung. Beim Ausbuchen prüft Werkstube alle Positionen gemeinsam. Ist eine Reservierung veraltet oder reicht sie nicht mehr, wird der gesamte Vorgang abgelehnt; es entsteht kein halbfertiger Lagerstand.

Teil- und Restlieferungen bleiben je Auftragsposition sichtbar. Eine Überlieferung ist standardmäßig gesperrt. Nur eine dafür berechtigte Rolle darf sie mit einer nachvollziehbaren Begründung freigeben.

#Übergabe bestätigen

Nach der Bestandsausgabe erfasst du unter Zustellnachweis mindestens den Empfängernamen. Eine Beanstandung kann direkt ergänzt werden. Die Webmaske erhebt dabei weder automatisch einen Standort noch eine Unterschrift.

In der Werkstube-App kannst du stattdessen den QR-Code auf dem finalen Lieferschein scannen. Prüfe die angezeigten Teilmengen, trage den Empfänger ein und lasse direkt auf dem Gerät unterschreiben. Wenn eine handschriftliche Unterschrift nicht möglich ist, aktiviere stattdessen Ich bestätige die Übergabe bewusst ohne handschriftliche Unterschrift. Aktiviere diese Option erst, nachdem du Mengen und Empfänger geprüft hast. Werkstube speichert dann einen klar gekennzeichneten Zustellnachweis über die bewusste Bestätigung ohne handschriftliche Unterschrift.

Mengenbestätigung, Empfänger und der gewählte Zustellnachweis werden gemeinsam verschlüsselt vorgemerkt. Sobald wieder eine Verbindung besteht, lädt die App den Nachweis hoch. Danach verbucht Werkstube Lagerausgabe und Zustellnachweis in einem einzigen Vorgang. Sind Reservierung oder der gespeicherte Stand nicht mehr aktuell, bleibt der gesamte Vorgang offen; es entsteht weder eine doppelte Abbuchung noch ein Nachweis ohne passende Lagerbewegung. VoiceOver und TalkBack lesen am Unterschriftsfeld außerdem vor, ob es leer oder unterschrieben ist.

#Im Kundenportal freigeben

Ein finaler Lieferschein erscheint nicht automatisch beim Kunden. Mit Im Portal freigeben wählst du bewusst die Empfänger-E-Mail. Werkstube erzeugt einen zeitlich begrenzten Einladungslink; der Kunde kann genau diese ausgegebene Version ansehen, herunterladen und eine Rückfrage stellen.

Wird die Lieferung später zurückgenommen oder korrigiert, widerruft Werkstube die bestehende Freigabe automatisch. Ein neuer Korrekturbeleg muss nach seiner Finalisierung erneut ausdrücklich freigegeben werden.

#Fehler korrigieren

Ein ausgestellter Lieferschein wird nicht überschrieben. Solange noch kein Bestand ausgebucht wurde, kannst du ihn stornieren oder einen Korrektur-Lieferschein anlegen. Nach einer Bestandsausgabe wählst du zuerst Rücknahme verbuchen und gibst einen Grund an. Werkstube erzeugt für jede ursprüngliche Entnahme eine verknüpfte Gegenbuchung; die ursprüngliche Lagerbewegung bleibt unverändert in der Historie. Anschließend kannst du mit Korrektur anlegen einen neuen Entwurf erstellen.

#Unterwegs nachschlagen und übergeben

Ausgestellte Lieferscheine zu deinen zugewiesenen Aufträgen werden in der Werkstube-App verschlüsselt zwischengespeichert. Du kannst Nummer, Lieferdatum, Status und Positionen dort auch ohne Verbindung nachschlagen. Die Übergabe kann offline erfasst werden und wartet geschützt in der App. Finalisierung und Nummernvergabe bleiben nur mit Verbindung möglich; auch die tatsächliche Lagerbuchung entsteht erst, wenn Werkstube den Vorgang bei der Synchronisierung geprüft hat.

Die Chronik zeigt Finalisierung, PDF-Erstellung, Versand, Bestandsausgabe, Übergabe, Rücknahme, Storno und Korrektur getrennt mit Zeitpunkt und Verantwortlichem.

Ausgehender Versand über einen Dienstleister oder von Hand gehört in den eigenen Bereich Versand & Sendungen. Ein Lieferschein kann dort mit mehreren Sendungen verknüpft werden; Labelkauf und Bestandsausgabe bleiben unabhängig. Mehr dazu unter Versand und Sendungen.