Mail-Sicherheit und zurückgestellte Nachrichten

#Die Sicherheitsübersicht öffnen

Berechtigte Personen finden auf der Übersicht die Karte Mail-Sicherheit. Wähle Prüfen, um Vorfälle, nicht geladene Nachrichten und Absendersperren zu sehen. Der Zugang erfordert das Recht zur Verwaltung von Gruppen und Rechten; nicht jeder Postfachnutzer kann Sicherheitsentscheidungen treffen.

Ein Vorfall kann eine einzelne Nachricht betreffen oder eine Mengenpause auslösen. Ein unbekannter Status bedeutet nicht, dass keine Vorfälle vorliegen. Öffne bei Status nicht verfügbar die Sicherheitsübersicht erneut.

#Einen Vorfall prüfen

1. Öffne Mail-Sicherheit und lies den Grund des Vorfalls.
2. Prüfe Postfach, Absender und Zeitpunkt. Falls vorhanden, öffne Original ansehen.
3. Entscheide anhand des Inhalts, ob der Vorfall nachvollziehbar oder ein Fehlalarm ist.
4. Nutze Zur Kenntnis nehmen, wenn du den Vorfall gesehen hast. Zurückgestellte Nachrichten bleiben dabei angehalten.
5. Nutze Fehlalarm / Freigeben nur nach Prüfung. Die Nachricht kann danach erneut den normalen Ablauf durchlaufen. Eine bestehende Absendersperre wird dadurch nicht automatisch aufgehoben.

Wenn eine vorbereitete Antwort angeboten wird, lies sie vollständig. Erst Diese Antwort freigeben und senden veranlasst ihren Versand.

#Eine zurückgestellte Nachricht nachladen

Unter Nicht geladene Nachrichten wählst du am betreffenden Eintrag Einzeln nachladen. Dadurch wird genau diese Nachricht für die manuelle Ansicht in den Posteingang geholt. Sie wird dabei nicht automatisch beantwortet oder für die KI-Bearbeitung freigegeben. Eine Absendersperre bleibt bestehen.

Prüfe bei größeren Mengen zusätzlich das Originalpostfach beim Anbieter. Die Sicherheitsübersicht zeigt eine begrenzte Anzahl der neuesten Einträge und ist kein vollständiges Postfacharchiv.

#Einen Absender sperren

1. Öffne den Vorfall und wähle Absender sperren ….
2. Prüfe die angezeigte Adresse und das betroffene Postfach.
3. Entscheide, ob zusätzlich eine Postfachregel beim Anbieter eingerichtet werden soll. Diese Option funktioniert nur, soweit der Anbieter sie unterstützt.
4. Wähle Sperre anwenden.
5. Kontrolliere unter Absendersperren und Postfachregeln den lokalen Zustand und den Stand der Anbieterregel getrennt.

Die lokale Sperre verhindert, dass Werkstube künftig Inhalte dieser Adresse lädt oder E-Mails an sie sendet. Bereits vorhandene Nachrichten bleiben erhalten. Eine Anbieterregel kann neue Nachrichten zusätzlich in einen Quarantäneordner oder ein Label einordnen.

#Eine Sperre aufheben

Wähle am richtigen Eintrag Entsperren. Die lokale Sperre wird aufgehoben; eine vorhandene Werkstube-Postfachregel wird anschließend im Hintergrund entfernt. Prüfe deren Status. Bei einem Fehler kannst du Postfachregel erneut versuchen verwenden. Lokale Freigabe und erfolgreiche Änderung beim Anbieter sind getrennte Ergebnisse.