Bankabgleich

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Bankabgleich“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

#Ohne Bankverbindung starten

Für den Bankabgleich ist zunächst keine direkte Verbindung zu deiner Bank nötig. Lege unter Einstellungen → Bankkonten ein manuelles Konto an, zum Beispiel dein Kunden-Eingangskonto. Wähle dieses Konto im Bankabgleich aus und lade den passenden Kontoauszug hoch.

Du kannst PDF-Dateien, Bilder und Screenshots sowie CSV- oder TXT-Dateien importieren. Verwende möglichst einen vollständigen Auszug für den gewünschten Zeitraum. Die Originaldatei bleibt dabei die Grundlage, an der du die Ergebnisse prüfen kannst.

#So verarbeitet Werkstube einen Auszug

Nach dem Upload durchläuft ein Auszug mehrere Schritte:

1. Werkstube liest Buchungsdaten wie Datum, Betrag, Verwendungszweck und Zahler aus.
2. Die erkannten Buchungen werden zeitlich sortiert und mit bereits importierten Auszügen abgeglichen.
3. Aus den Buchungen entsteht eine chronologische Kontobewegung für das ausgewählte Konto.
4. Für die automatische Zuordnung zählt ausschließlich der eindeutige Zahlungscode einer Rechnung.
5. Fehlt der Code, ist er mehrdeutig oder gehört er zu keiner eindeutig offenen Rechnung, bleibt der Umsatz ohne Kunden- und Rechnungszuordnung als Prüffall stehen.

Bei schlecht lesbaren Scans, unvollständigen Angaben oder ungewöhnlichen Formaten können einzelne Werte fehlen oder falsch erkannt sein. Prüfe diese Fälle immer am Originalauszug.

#Doppelte Imports und echte Doppelzahlungen

Werkstube vergleicht neue Buchungen mit dem bisherigen Verlauf, damit derselbe Umsatz nicht durch einen erneuten Upload doppelt übernommen wird. Verdächtige Dubletten werden zur Prüfung markiert.

Eine echte Doppelzahlung ist etwas anderes: Wenn ein Kunde denselben Betrag tatsächlich zweimal überwiesen hat, darf die zweite Buchung nicht stillschweigend verworfen werden. Sie bleibt als eigener Prüffall sichtbar, damit du etwa eine Überzahlung, Erstattung oder Verrechnung entscheiden kannst.

#Zahlungen zuordnen und prüfen

Jede Rechnung erhält einen eigenen Zahlungscode im Format WS-XXXX-XXXX. Er steht auf der Rechnung als Verwendungszweck und wird unverändert in den Zahlungs-QR-Code sowie in eine E-Rechnung übernommen.

Werkstube ordnet einen Eingang nur dann automatisch zu, wenn der Verwendungszweck genau einen bekannten Zahlungscode enthält, dieser Code eindeutig zu einer offenen Rechnung gehört und Betrag sowie Währung sicher verarbeitet werden können. Betrag, Zahlername oder ein ähnlich klingender Freitext reichen niemals als automatische Zuordnung.

Öffne einen ungeklärten Umsatz und suche die Rechnung nach Rechnungsnummer, Kunde, Zahlungscode oder Betrag. Nach deiner Auswahl prüft Werkstube den aktuellen offenen Betrag erneut. Zahlung, Rechnungszuordnung, Kunde und Zahlungsstatus werden anschließend gemeinsam gespeichert — schlägt ein Teil davon fehl, wird nichts gebucht. Ein kleinerer Eingang wird als Teilzahlung erfasst; der Rest bleibt offen. Eine Überzahlung wird nicht still als vollständige Zahlung verbucht.

Als Zahlungsdatum verwendet Werkstube das Buchungsdatum des Bankumsatzes. Das gilt auch dann, wenn du beispielsweise einen Auszug aus Mai erst im August hochlädst. Bei mehreren Teilzahlungen zeigt die Rechnung den Zeitpunkt als bezahlt an, an dem die letzte noch fehlende wirksame Zahlung tatsächlich gebucht wurde.

Bei einem unsicheren Import bestätigst du zuerst, dass die erkannte Zeile wirklich ein eigener Bankumsatz ist. Diese Bestätigung allein löst noch keine Rechnungsbuchung aus. Danach ordnest du den entstandenen Umsatz in einem separaten, bewussten Schritt der richtigen Rechnung zu.

#Teilzahlungen, Mahngebühren und Restbeträge

Bei einer Teilzahlung ordnest du nur den tatsächlich eingegangenen Betrag zu. Der verbleibende Restbetrag bleibt an der Rechnung sichtbar und kann weiter gemahnt werden.

Enthält eine Überweisung eine bereits finalisierte Mahn- oder Verzugskostenrechnung und entspricht der Betrag exakt der ursprünglichen Restforderung plus Gebühr, teilt Werkstube die Zahlung nachvollziehbar auf beide Forderungen auf. Bei einem abweichenden Betrag bleibt die Aufteilung zur Prüfung offen. Gleiches gilt für Sammelzahlungen, Gutschriften, Rücklastschriften und Zahlungen durch Dritte.

Hast du versehentlich die falsche Rechnung gewählt, öffne den bereits zugeordneten Umsatz und wähle Zuordnung rückgängig machen. Nach einer verpflichtenden Begründung erzeugt Werkstube Gegenbuchungen für alle zu diesem Umsatz gehörenden Zahlungsanteile, berechnet die offenen Beträge neu und stellt den Umsatz wieder zur Prüfung bereit. Die ursprüngliche Zuordnung und ihre Rücknahme bleiben in der Prüfspur erhalten; es werden keine Zahlungsnachweise gelöscht.

#Finden, filtern und Monat für Monat arbeiten

Wähle oben das Konto und grenze die Ansicht bei Bedarf auf einen Monat ein. Über Suche und Filter findest du zum Beispiel Buchungen nach Zahler, Betrag, Verwendungszweck, Status oder Rechnungsnummer. So kannst du einen Auszug periodisch abarbeiten und später jederzeit zum selben Verlauf zurückkehren.

#Datenschutz und Berechtigungen

Kontoauszüge enthalten besonders schützenswerte Finanzdaten. Lade nur Auszüge hoch, die für deinen Betrieb bestimmt sind, und gib den Bankabgleich nur Personen frei, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Berechtigte Personen können Buchungen, Zahlerangaben und Rechnungszuordnungen sehen; bestätigte Zuordnungen beeinflussen offene Beträge und den Zahlungsstatus von Rechnungen.

Prüfe Rollen und Zugriffsrechte regelmäßig. Wenn eine Person keinen Zugriff mehr benötigt, entziehe die Berechtigung, damit sie keine Bankdaten oder offenen Posten mehr einsehen und keine Zuordnungen bestätigen kann.

#Spätere Bankverbindung

Wenn du später eine Bankverbindung über einen unterstützten Anbieter einrichtest, wird derselbe Kontoverlauf weiterverwendet. Manuell importierte Auszüge und später abgerufene Umsätze bleiben für den Abgleich in einer gemeinsamen, nachvollziehbaren Historie. Auch dann gilt: Unsichere Zuordnungen müssen geprüft werden.