WerkstubeE-Mail-Konto einrichten und verbinden
Eine Mailadresse beim Anbieter anlegen, das Postfach in Werkstube hinterlegen und Empfang sowie Versand prüfen.
Mailadresse und Verbindung unterscheiden
Bei einem bestehenden Mailanbieter legst du zuerst das Postfach an. Anschließend verbindest du es mit Werkstube. Mail verbinden erstellt kein neues Gmail-, Outlook- oder Hoster-Konto. Auch eine reine Weiterleitungsadresse ist nicht automatisch ein Postfach mit eigenem IMAP-Zugang.
Hast du schon eine funktionierende Adresse, beginne direkt mit Ein bestehendes Konto mit Werkstube verbinden weiter unten.
Eine neue E-Mail-Adresse beim Anbieter anlegen
Für ein neues Gmail-Postfach:
- Öffne die offizielle Anleitung zum Erstellen eines Google-Kontos und den dort verlinkten Registrierungsablauf.
- Wähle den vorgesehenen Kontotyp und richte eine neue Gmail-Adresse ein. Ein Google-Konto mit einer bereits vorhandenen Fremdadresse erzeugt nicht automatisch ein neues Gmail-Postfach.
- Vervollständige die abgefragten Angaben, lege ein Passwort fest und durchlaufe die erforderliche Bestätigung.
- Öffne Gmail im Browser und prüfe, ob du mit der neuen Adresse eine Nachricht senden und empfangen kannst.
- Verbinde dieses Postfach danach in Werkstube über Google Workspace / Gmail.
Für eine Firmenadresse wie info@dein-betrieb.de legst du das Postfach im Kundenportal deines Domain- oder Mailhosters an. Dafür brauchst du einen Tarif mit E-Mail-Postfächern und Zugriff auf die Domainverwaltung. Wähle dort die Domain, lege ein echtes Postfach an und notiere Adresse sowie Zugangsdaten. Die genaue Bezeichnung der Schaltflächen hängt vom Hoster ab. Prüfe zuerst im Webmail des Hosters Empfang und Versand; verwende anschließend dessen aktuelle Serverdaten in Werkstube.
Wenn du eine bereits genutzte Firmenadresse anbinden möchtest, wähle deren tatsächlichen Hoster. Die gesonderte Einrichtung einer eigenen Maildomain in Werkstube ist ein anderer Weg und kann DNS-Änderungen verlangen. Sie ist nicht notwendig, um ein vorhandenes IMAP-Postfach zu verbinden.
Konten verbinden
Verbinde ein Mailkonto unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten. Je nach Anbieter meldest du dich direkt beim Anbieter an oder trägst die IMAP- und SMTP-Daten ein. Nach dem Verbindungstest beginnt der erste Abruf automatisch.
Zum Hinzufügen brauchst du das Recht Kommunikation → Anlegen. Fehlt die Schaltfläche Mail verbinden, muss eine berechtigte Person das Recht unter Gruppen & Rechte prüfen.
Vor dem Start
Halte Folgendes bereit:
- die vollständige Mailadresse
- den Anbieter oder den Hoster deiner Domain
- das normale Mailpasswort oder – falls vom Anbieter verlangt – ein App-Passwort
- bei einer eigenen Domain die aktuellen Serverdaten aus dem Kundenportal des Hosters
Wähle bei einem öffentlichen Postfach den passenden Anbieter aus. Für eine eigene Firmenadresse wählst du Sonstiger Anbieter, sofern der Hoster nicht direkt angeboten wird.
Ein bestehendes Konto mit Werkstube verbinden
- Öffne Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten und wähle Mail verbinden.
- Wähle deinen Anbieter. Google und Microsoft führen dich zur sicheren Anmeldung beim Anbieter. Die übrigen Wege verwenden IMAP für den Empfang und SMTP für den Versand.
- Wähle unter Kontotyp entweder Gemeinsame Adresse / Admin-Konto oder Persönliche Mitarbeiter-Adresse. Bei einer persönlichen Adresse wählst du zusätzlich den passenden Mitarbeiter aus.
- Trage die E-Mail-Adresse vollständig ein. Werkstube kann den Anbieter an der Domain erkennen und einen besseren Eintrag vorschlagen.
- Vergib unter Bezeichnung einen Namen, an dem du das Konto in Werkstube leicht erkennst, zum Beispiel
Info,BürooderMax. - Prüfe die Verbindung. Bei Google oder Microsoft meldest du dich im Anbieterfenster an und bestätigst den Zugriff. Bei einem klassischen Mailkonto prüfst du die Felder unten und wählst Zugang verbinden und prüfen.
- Warte auf die Erfolgsmeldung. Erst danach startet der erste Abruf; er kann bei einem großen Postfach einige Zeit dauern.
Die Felder bei IMAP und SMTP
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Benutzername | Meist die vollständige E-Mail-Adresse. Verwende nur dann einen anderen Benutzernamen, wenn dein Anbieter das ausdrücklich vorgibt. |
| Passwort | Das Mailpasswort des Postfachs. Wenn der Anbieter App-Passwörter verlangt, kommt hier das App-Passwort hinein, nicht das normale Konto-Passwort. |
| IMAP-Server | Adresse des Posteingangsservers. Werkstube verwendet sie für den verschlüsselten Empfang. |
| IMAP-Port | Port des Posteingangsservers, in der Regel 993. Trage nur die Zahl in das Portfeld ein. |
| SMTP-Server | Adresse des Postausgangsservers. Werkstube verwendet sie für den verschlüsselten Versand. |
| SMTP-Port | Port des Postausgangsservers, häufig 465 oder 587. Trage nur die Zahl in das Portfeld ein. |
Server und Ports werden bei vielen Anbietern automatisch vorbelegt. Übernimm die Werte, wenn sie zur offiziellen Anleitung deines Anbieters passen. Schreibe https:// oder :993 nicht in das Serverfeld; Server und Port haben jeweils ein eigenes Feld.
Bei Google und Microsoft trägst du in diesem Ablauf keine Serverdaten und kein Passwort ein. Werkstube öffnet stattdessen die Anmeldung beim Anbieter.
Unterstützte Anbieter und Verbindungsarten
Diese Auswahl steht im Verbindungsdialog zur Verfügung:
| Auswahl in Werkstube | Verbindung | Was du beachten musst | Offizielle Hilfe |
|---|---|---|---|
| Google Workspace / Gmail | Sichere Anmeldung bei Google | Nutze die angebotene Anmeldung bei Google. Werkstube erhält dein Google-Passwort nicht. | Gmail mit einem anderen E-Mail-Client synchronisieren |
| Microsoft 365 / Outlook | Sichere Anmeldung bei Microsoft | Nutze die angebotene Anmeldung bei Microsoft. | POP, IMAP und SMTP für Outlook.com |
| Apple iCloud Mail | IMAP und SMTP | Du brauchst ein app-spezifisches Apple-Passwort. Hinweise zu Benutzername und Servern stehen in den Apple-Servereinstellungen für iCloud Mail. | Apple-Anleitungen |
| GMX | IMAP und SMTP | Aktiviere den Zugriff für IMAP, falls GMX danach fragt. | GMX-Serverdaten |
| WEB.DE | IMAP und SMTP | Aktiviere IMAP in den WEB.DE-Einstellungen, falls es noch nicht aktiv ist. | WEB.DE-Serverdaten |
| Yahoo Mail | IMAP und SMTP | Bei aktivierter Bestätigung in zwei Schritten kann ein App-Passwort nötig sein. | Yahoo-IMAP-Einstellungen |
| T-Online | IMAP und SMTP | Verwende gegebenenfalls das separate Mailprogramm-Passwort deines T-Online-Postfachs. | Telekom-Serverdaten für E-Mail |
| IONOS / 1&1 | IMAP und SMTP | Übernimm die Werte aus der IONOS-Anleitung, besonders wenn die Domain bei IONOS liegt. | IONOS-Serverinformationen |
| STRATO | IMAP und SMTP | Verwende die verschlüsselten Serverdaten aus der STRATO-Anleitung. | STRATO-Mailserver und Ports |
| Hetzner | IMAP und SMTP | Für Managed-Mailkonten stehen die Zugangsdaten in den Unterlagen deines Hetzner-Kontos. | Hetzner: sichere Mailverbindungen |
| ALL-INKL | IMAP und SMTP | Serverdaten können vom Paket abhängen. Hole sie aus dem KAS-Kundenportal. | ALL-INKL: Mailpostfach einrichten |
| Host Europe | IMAP und SMTP | Übernimm die Serverdaten aus dem KIS-Kundenportal. | Host Europe: Mailserver |
| Zoho Mail | IMAP und SMTP | IMAP muss bei Zoho aktiviert sein. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung kann ein App-Passwort nötig sein; Region und Tarif können die Serverdaten ändern. | Zoho: IMAP-Zugriff |
| Sonstiger Anbieter | IMAP und SMTP | Nutze die offiziellen Serverdaten deines Hosters. Das gilt auch für eigene Firmen-Domains. | Anleitung deines Hosters |
Beim Weg Sonstiger Anbieter kann Werkstube bei einigen bekannten Domains – unter anderem AOL, freenet Mail, mail.de, mailbox.org, Posteo und Yandex – Serverdaten automatisch vorbelegen. Diese Anbieter erscheinen nicht als eigene Auswahl. Prüfe die Vorbelegung trotzdem in der offiziellen Hilfe des jeweiligen Anbieters, bevor du speicherst.
Häufige Servervorschläge
Die folgenden Werte können im Formular erscheinen. IMAP- und SMTP-Port werden jeweils in das eigene Portfeld eingetragen:
| Anbieter | IMAP-Server | IMAP-Port | SMTP-Server | SMTP-Port |
|---|---|---|---|---|
| iCloud | imap.mail.me.com | 993 | smtp.mail.me.com | 587 |
| GMX | imap.gmx.net | 993 | mail.gmx.net | 587 |
| WEB.DE | imap.web.de | 993 | smtp.web.de | 587 |
| Yahoo Mail | imap.mail.yahoo.com | 993 | smtp.mail.yahoo.com | 465 |
| T-Online | secureimap.t-online.de | 993 | securesmtp.t-online.de | 465 |
| IONOS / 1&1 | imap.ionos.de | 993 | smtp.ionos.de | 465 |
| STRATO | imap.strato.de | 993 | smtp.strato.de | 465 |
| Hetzner | mail.your-server.de | 993 | mail.your-server.de | 465 |
| AOL | imap.aol.com | 993 | smtp.aol.com | 465 |
| freenet Mail | mx.freenet.de | 993 | mx.freenet.de | 465 |
| mail.de | imap.mail.de | 993 | smtp.mail.de | 465 |
| mailbox.org | imap.mailbox.org | 993 | smtp.mailbox.org | 465 |
| Posteo | posteo.de | 993 | posteo.de | 465 |
| Yandex | imap.yandex.com | 993 | smtp.yandex.com | 465 |
Bei ALL-INKL, Host Europe, eigenen Domains und bestimmten Zoho-Konten können andere Werte gelten. Übernimm dort die Angaben aus KAS, KIS oder dem Kundenportal. Werte nicht aus einem anderen Postfach kopieren.
Verbindung testen und Fehler beheben
Werkstube prüft beim Speichern, ob Empfang und Versand funktionieren. Wenn der Test fehlschlägt, gehe diese Punkte durch:
- Melde dich beim Anbieter im Browser an. Wenn das schon nicht funktioniert, setze das Passwort zuerst beim Anbieter zurück.
- Prüfe, ob du die richtige Auswahl verwendet hast: ein öffentliches GMX-, WEB.DE- oder Yahoo-Postfach gehört in den passenden Anbieter; eine eigene Domain meist in Sonstiger Anbieter.
- Verwende als Benutzername in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse. Für iCloud gilt beim IMAP-Benutzernamen zunächst der Name vor
@; wenn das nicht funktioniert, probiere die vollständige Adresse. Für den SMTP-Benutzernamen verlangt Apple die vollständige Adresse. - Prüfe das Passwort. iCloud, Yahoo und Zoho können ein App-Passwort verlangen. Bei GMX, WEB.DE und anderen Anbietern muss IMAP gegebenenfalls zuerst im Anbieterportal freigeschaltet werden.
- Vergleiche IMAP-Server und IMAP-Port für den Empfang sowie SMTP-Server und SMTP-Port für den Versand mit der offiziellen Anbieterhilfe. Wenn nur der Versand oder nur der Empfang fehlschlägt, prüfe zuerst das jeweilige Serverpaar.
- Speichere erneut mit Zugang verbinden und prüfen. Bei einem bereits angelegten Konto findest du zusätzlich Verbindung prüfen und – bei einer abgelaufenen sicheren Anmeldung – Erneut verbinden.
Wenn die Meldung ausdrücklich sagt, dass die sichere Google- oder Microsoft-Anmeldung für Werkstube nicht eingerichtet ist, liegt das nicht an deinem Passwort. Wende dich dann an den Werkstube-Support. Bei fehlenden Rechten oder einer fehlenden Schaltfläche hilft die Administration deines Betriebs.
Erster Abruf eines bestehenden Postfachs
Nach einem erfolgreichen Verbindungstest beginnt Werkstube automatisch mit dem ersten Abruf. Große bestehende Postfächer werden im Hintergrund in begrenzten Stapeln von der neuesten zur ältesten Nachricht eingelesen. Weitere Nachrichten erscheinen deshalb schrittweise. Du kannst den Posteingang währenddessen weiter benutzen; Postfächer abrufen startet den Abruf erneut im Hintergrund.
Einstellungen nach dem Verbinden
Öffne das verbundene Konto, um unter anderem diese Optionen zu prüfen:
- Empfang in Werkstube aktiv: neue Nachrichten dieses Kontos werden in Werkstube abgerufen
- Versand aktiv: Antworten und neue Nachrichten dürfen über dieses Konto versendet werden
- Standard-Absender: dieses Konto wird beim Schreiben standardmäßig vorgeschlagen
- Antworten an: Antworten können an eine andere Adresse geleitet werden
- Signatur: wird beim Schreiben automatisch eingesetzt
- Werki-Sekretär für dieses Postfach: gibt dieses Konto für die Regeln unter Autonomie & Abläufe frei
- Sichtbarkeit: bestimmt, welche Personen oder Gruppen das Konto und seine Nachrichten sehen
Aktiviere automatische Antworten und Versand erst, wenn Absender, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten im Betrieb geklärt sind.
Lokale Aufbewahrung und Speicher
Unter Einstellungen → Mail & Absender → Mailkonten stellst du pro Konto ein, wie viele der neuesten Nachrichten Werkstube lokal bereithält. Der Tarif bestimmt die Obergrenze:
| Tarif | Neueste Nachrichten je Postfach |
|---|---|
| Solo | 500 |
| Team | 2.000 |
| Betrieb | 10.000 |
| Meister | 50.000 |
Die Einstellung gilt pro Postfach und umfasst Nachrichtentext sowie Anhänge. Wird die Grenze reduziert oder beim Abruf erreicht, entfernt Werkstube ältere lokale Inhalte und Anhänge. Die Originalnachrichten beim verbundenen Anbieter bleiben vollständig erhalten; ältere Inhalte kannst du dort weiterhin abrufen.
iCloud: Das richtige Passwort erstellen
Für die iCloud-Verbindung in Werkstube benötigst du ein app-spezifisches Passwort. Dein Apple Account muss dafür mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt sein.
- Melde dich auf account.apple.com an.
- Öffne Anmelden und Sicherheit → App-spezifische Passwörter.
- Erstelle ein Passwort für Werkstube und übernimm es in das entsprechende Passwortfeld des Mailkontos.
- Prüfe die Verbindung erneut. Verwende dort nicht dein normales Apple-Account-Passwort.
Nach einer Änderung des Hauptpassworts können neue App-Passwörter erforderlich sein. Die aktuellen Einzelheiten beschreibt Apple: App-spezifische Passwörter.
Empfang und Versand getrennt testen
- Warte, bis die Verbindung erfolgreich geprüft und der erste Abruf abgeschlossen ist.
- Sende von einer anderen eigenen Adresse eine eindeutig benannte Testnachricht an das verbundene Postfach.
- Öffne Posteingang, wähle das richtige Postfach und suche nach dieser Nachricht.
- Wähle Antworten, schreibe eine kurze Antwort und wähle Senden.
- Prüfe Gesendet in Werkstube und den Eingang bei der anderen Adresse. Kontrolliere Absendername, Adresse und Signatur.
Ergebnis: Erst wenn beide Richtungen funktionieren, ist der praktische Verbindungstest abgeschlossen. Für den E-Mail-Assistenten sind danach eigene Freigaben erforderlich.
Verbindung nach einer Passwortänderung erneuern
Öffne das betroffene Konto unter Mail & Absender → Mailkonten. Bei Google oder Microsoft verwende die angebotene Schaltfläche zum erneuten Verbinden. Bei IMAP und SMTP trägst du das neue Mail- bzw. App-Passwort ein und wählst Zugang verbinden und prüfen. Lege nicht vorschnell ein zweites Konto mit derselben Adresse an.